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#VidaSinEstrés: Controla tu vida en cinco pasos

Es posible tener sensación de control usando los cinco pasos de GTD®

Sigo releyendo el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia», y compartiendo por aquí mis reflexiones.

En el segundo capítulo, nos dice David Allen que, independientemente del orden que sigamos al abordar nuestras tareas tenemos que: recopilar las cosas que nos llaman la atención; pensar lo que significan y decidir qué hacer con ellas; organizar los resultados y evaluarlos como opciones de entre las que elegiremos qué hacer.

Esto es algo que ya hacemos todas las personas. Otra cosa es que la mayoría de ellas podría mejorar significativamente el control que tiene sobre cada uno de estos pasos y de esta manera mejoraría su efectividad personal y disminuiría la sensación de estrés.

Me parece importante destacar que hacer algo parecido a GTD® es muy distinto de usar GTD®. Y, en referencia con lo que nos dice David Allen, personalmente creo que los dos errores más habituales son:

  1. Hacer varios de estos cinco pasos a la vez. Por ejemplo: Recopilamos, pensamos, decidimos y hacemos; o recopilamos, pensamos, decidimos y organizamos.
  2. Usar GTD® solo para una parte de los temas de la vida, sea la personal o la profesional.

Como probablemente sepas, GTD® es un sistema de productividad personal basado en hábitos productivos. Llevar a cabo estos «sencillos comportamientos concretos» – de forma sistemática – es lo que te aportará obtener todos los beneficios de usar GTD®:
La inmensa mayoría de las personas entienden con facilidad en qué consisten estos comportamientos:

Recopila aquello que llame tu atención

Utiliza contenedores físicos o digitales para capturar el 100% de todo lo que llama tu atención. Pequeño, grande, personal y profesional; todos tus asuntos pendientes, proyectos y cosas de las que quieres o tienes que ocuparte.

Procesa su significado

Para cada una de las cosas que has capturado, pregúntate: ¿requiere acción? Si no requiere acción, entonces deshazte de ello, incúbalo o archívalo. Si requiere acción, entonces identifica qué es lo siguiente que hay que hacer con ello. Si lo puedes hacer en menos de dos minutos, entonces hazlo en ese momento; si no, delégalo o ponte un recordatorio para hacerlo en otro momento.

Ponlo donde tenga sentido

Pon recordatorios de lo que tienes que hacer en los lugares adecuados. Necesitarás un lugar específico para cada categoría de acción, como por ejemplo llamadas por hacer, recados, correos que responder, etc.

Revísalo lo necesario

Consulta tus recordatorios con la frecuencia adecuada para poder decidir qué hacer en cada momento. Haz una revisión semanal de todo para hacer limpieza, mantener al día tus recordatorios y conservar la claridad mental.

Simplemente hazlo

Usa tu sistema para elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.

¿Te parece fácil de entender? Lo difícil de GTD® no es entender los conceptos sino:

a) Entenderlos de verdad, en lugar de suponer lo que significan

b) Y, sobre todo, cambiar los hábitos.

Cambiar cuesta – nos cuesta a todos – pero somos muchas las personas que pensamos que vale la pena.