Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.
Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:
Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.
Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.
En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.
Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:
- El contexto.
- El tiempo del que dispones.
- Tu energía mental disponible.
- Tu prioridad.
El contexto
Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.
Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:
- Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
- Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
- Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.
Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:
¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
El tiempo del que dispones
El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.
Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:
¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
Tu energía mental disponible
El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.
Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.
Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:
¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
Tu prioridad
Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.
Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:
¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.
Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.
Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:
- ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
- ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
- ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
- ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?