Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

Categorías
Series

#ConfíaEnTusDecisiones: Lo malo es más fuerte que lo bueno

Nos cuenta Kahneman que lo malo es más fuerte que lo bueno y que el impacto de las emociones que llamamos negativas en nosotros es muy superior al impacto de las que consideramos buenas.

Dada la necesidad evolutiva de supervivencia, el cerebro de los humanos y de otros animales está diseñado para dar prioridad a los eventos negativos. Las amenazas son primadas sobre las oportunidades.

¿Sabías que los estímulos negativos provocan una mayor actividad cerebral, los vivimos con más intensidad y se guardan durante más tiempo en nuestra memoria que los positivos? ¿Eres consciente de que los mensajes negativos —tanto los que nos decimos a nosotros mismos como los que escuchamos de otras personas— tienen un impacto en las personas muy superior a los positivos?

«Una sola cucaracha arruina completamente el atractivo de un recipiente lleno de cerezas, pero una cereza no altera en nada un recipiente lleno de cucarachas».

La teoría de la prospección nos dice que al escoger lo que vamos a hacer, si hay un riesgo conocido, es más probable que actuemos para evitar el daño que para conseguir un beneficio.

Esta información me parece muy interesante. Saber que lo malo es más fuerte que lo bueno y que la mayoría de las personas nos esforzamos más por prevenir pérdidas que por obtener ganancias puede resultar muy útil de cara a posibles negociaciones, a motivar a otras personas y —además— para motivarnos a nosotros mismos.

¿Qué consideramos pérdida y qué es una ganancia?

Trataré de explicarlo con este ejemplo. Imagina que te encuentras sin ropa de abrigo en el campo una desapacible y lluviosa noche. Caminando bajo la lluvia consigues llegar a una gran roca que te protege del viento y de la lluvia. En ese momento, la mayoría de las personas experimentamos un momento curiosamente placentero a pesar de la situación. Esa sensación placentera no te durará mucho y pronto volverás a sentir escalofríos. La renovada insatisfacción te llevará a buscar un refugio mejor.

Lo que consideramos bueno y malo cambia en función de las circunstancias.

Encontrar la piedra, para la mayoría de las personas, es considerado como una ganancia durante un tiempo limitado. Después, la ganancia será encontrar un refugio.

El límite entre lo que consideramos bueno y malo es un «punto de referencia» y, como hemos visto en el ejemplo, este «punto de referencia» puede cambiar con el tiempo y las circunstancias.

De alguna manera lo que queremos conseguir son «puntos de referencia». Marcan nuestro resultado deseado, y el no alcanzarlos lo vivimos como una pérdida.

Si usas GTD®, tu lista de proyectos es un listado de «puntos de referencia». Y ahora que sabemos que nos mueve mucho más evitar las pérdidas que obtener ganancias, te propongo que te preguntes lo que pasaría si no los alcanzaras. Hacernos esta pregunta —por supuesto 😊, sin olvidarnos de tener al menos una siguiente acción física, visible y tachable en el contexto adecuado— nos puede ayudar a que nuestros proyectos avancen a buen ritmo.

Lo malo es mucho más fuerte que lo bueno y la aversión a la pérdida nos motiva a esforzarnos por alcanzar nuestras metas. ¿Te animas a probarlo y contarme tu experiencia?

Categorías
Metodologías

Practicando GTD: Organizando lo que no requiere acción

Varios de los últimos posts los he dedicado a explicar cómo aclaramos y organizamos con GTD® esos elementos que hemos decidido que no requieren acción. En este post os propongo hacer un ejercicio y practicar con lo que no requiere acción.

Imagina que recibes un mail de un amigo recomendándote un hotel con encanto, situado en un bonito bosque de pinos, donde se facilitan retiros de meditación.

¿Cómo aclaras y organizas esa captura? ¿Dónde lo pones?

Solo hay una manera de responder correctamente a la pregunta de «dónde lo pones» y esa manera es seguir el WorkFlow de GTD®.

1- Nos hacemos la primera pregunta: ¿Qué significa esto para mí?

Imaginemos tres posibles respuestas a esta pregunta de tres hipotéticas personas:

  • Persona A: Esto es información útil. Confío en mi amigo. Siempre que me ha recomendado algo ha valido la pena.
  • Persona B: Esto es una buena idea, pero ahora no estoy seguro de que sea prudente incurrir en más gastos, prefiero decidir qué hacer más adelante.
  • Persona C: Esto no me sirve. A mi pareja no le gustan estas cosas y yo tengo alergia a los pinos.

 2- Después nos preguntamos: ¿Requiere acción?

Para los tres casos, en pleno confinamiento, la respuesta es «No». No requiere acción. Hoy estamos practicando lo que no requiere acción

3- ¿Dónde organizo el recordatorio?

  • La «A» lo organiza en su archivo en una carpeta llamada «Hoteles de vacaciones».
  • La «B» lo organiza en una de sus listas «algún día/tal vez» llamada «Lugares interesantes para visitar».
  • La «C» lo tira a la papelera.

Si quieres entender mejor cómo he llegado a alguna de las tres opciones te recomiendo que leas el post correspondiente a cada una de las opciones. «Archivar», «Incubar» y «Eliminar».

Como has visto en este ejercicio, para poder aclarar y organizar correctamente es fundamental empezar por la pregunta «¿qué significa esto para mí?». Probablemente esta pregunta te resulte fácil aunque requiere pensar un poco antes de responder.

Si queremos saber dónde organizar cualquier recordatorio tendremos que saber lo que las cosas significan para nosotros porque, a fin de cuentas, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Finalmente, ¿qué te ha parecido el ejercicio? ¿Tienes alguna duda? Si es así, por favor, déjala en comentarios y te la responderé encantada lo antes posible.

Sigue practicando GTD y organizando perfectamente lo que no requiere acción.

Categorías
Crónicas

XV Jornadas OPTIMA LAB: Personas en conexión

Los pasados días 30 y 31 de marzo y 1 de abril tuvieron lugar las XV Jornadas OPTIMA LAB.

Estaba previsto que tuvieran lugar en el Palacio de los Infantes, en El Escorial, pero la llegada del COVID-19 nos obligó a cambiar nuestros planes.

¿Qué podíamos hacer?

La difícil situación que estamos viviendo nos obligaba a buscar alternativas. Después de pensar sobre ello decidimos mantener las Jornadas, aunque tuviéramos que hacerlas de forma virtual e introducir algunos cambios logísticos. Ya os adelanto que el resultado ha sido espectacular.

Así que ahí estábamos David, Jordi, José Miguel, Laura, Marta y Sergio, cada uno desde nuestro hogar tratando de hacer las cosas lo mejor que podíamos y sabíamos.

Como en otras muchas ocasiones, en estas jornadas, se trabajó en multitud de temas. Cada asunto para tratar estaba perfectamente organizado, con anterioridad a las Jornadas, en nuestros tableros de Trello y se fueron eligiendo en función del tiempo y la energía mental disponibles.

En esta ocasión se trataron cerca de 50 temas. Uno de los proyectos más relevantes en el que trabajar era la nueva versión virtual del curso de formación GTD® presencial de Nivel 1.

Este proyecto es todo un reto y nos toca demostrar que somos capaces de adaptar nuestros pensamientos y nuestras conductas a la nueva situación. Demostrar que hacemos lo que sea necesario para cumplir nuestro compromiso de hacer llegar la efectividad personal con los mejores estándares de calidad.

Otro de esos proyectos especialmente significativos ha sido la creación de un modelo de competencias y para ello «nos estrenamos» usando miro, una fantástica aplicación que te permite, entre otras cosas, compartir y mover en tiempo real Post-Its virtuales.

Como contaba en las primeras crónicas,

Nuestro encuentro ha terminado pero nosotros seguimos hablando, riendo, aprendiendo, «cocinando» y compartiendo en red. Conversando sobre redes de aprendizaje y redes productivas, explorando a fondo la productividad individual y colectiva.

Mi propósito es seguir caminando, creciendo y compartiendo mi experiencia, soñando y creando. Sigo teniendo muy presente esa frase que José Miguel escuchaba decir, cuando era niño, a su abuelo. Frase con la que cerro las primeras jornadas: «sin caer en la utopía, hay que llevar las cosas desde la imaginación a la evidencia».

Por otra parte, desde un punto de vista más personal, estas XV Jornadas para mí han sido una evidencia de que la conexión con otras personas nada tiene que ver con la distancia. Quiero dar las gracias a todas las personas que formáis parte de OPTIMA LAB por haber hecho que me sintiera profundamente querida en estas Jornadas.

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Archivar el Material de Referencia

En este post trataremos qué es archivar, cómo se archiva y algunos ejemplos de elementos que se suelen archivar como material de referencia

¿Qué haces con los elementos que has decidido que no requieren acción?

Puedes hacer tres cosas:

  1. Los eliminas cuando no te pueden servir. Por ejemplo, los correos spam.
  2. Los Incubas cuando no requieren acción ahora, pero quieres volver a valorar si pueden requerir acción en otro momento. Por ejemplo, el nombre de un restaurante que te recomiendan y que piensas que, tal vez, será interesante probar algún día.
  3. Los guardas como referencia, es decir, lo archivas, cuando piensas que, aunque no requieren acción, los puedes necesitar en algún momento. Por ejemplo, la garantía del nuevo ordenador.

Este post lo dedicaremos a profundizar en la tercera opción.

En ocasiones, algunas personas con las que hago instalaciones de sistemas GTD, me dicen que no necesitan ningún «archivo». Cuando profundizo un poco en la situación de esas personas, siempre observo que, en contra de lo que piensan, sí lo necesitan. Es más, ya tienen alguno —generalmente mal montado— y necesitan algunos más.

La situación de esas personas es que tienen muchas cosas, sin ningún orden, desperdigadas por muchos sitios. Son personas que suelen tener cosas útiles mezcladas con otras que deberían estar en la basura. En consecuencia, pierden mucho tiempo buscando documentos que necesitan y tienen una gran parte de su espacio mental ocupado en intentar recordar el lugar dónde dejaron información relevante.

Todas las personas necesitamos múltiples archivos. Queramos o no, nos llegan cosas en papel y en formato digital que, aunque no requieren ninguna acción, tienen utilidad y conviene conservar.

Si queremos tener esa información a buen recaudo, tenemos que pensar dónde y cómo la archivamos y tener también la disciplina de dejarla siempre en el lugar en que hemos decidido que va a estar.

Creo que el archivo es una parte muy importante de nuestro sistema de organización y si queremos que sea efectivo debemos:

  1. Poder dejar las cosas en su lugar de forma rápida y cómoda.
  2. Poder encontrar lo archivado de forma rápida.
  3. Ponérnoslo fácil para no cometer errores y que las cosas que tienen un mismo significado estén, siempre, en el mismo lugar. Es decir, evitar archivar las facturas del cliente «Imprenta López» unas en la «F» de facturas y otras, del mismo cliente, en la «L» de López. (*Algunas aplicaciones como Gmail te permiten usar varias etiquetas para archivar. En ese caso sería correcto usar varias etiquetas para un mismo elemento. Si nos resulta útil podemos guardar las facturas de ese cliente con la etiqueta «Facturas» y con la etiqueta «Imprenta López»)

Algunos ejemplos de cosas que se suelen guardar en un «archivo» son:

– Garantías.
– Fotos.
– Documentos bancarios.
– Informes médicos.
– Recuerdos.
– Contratos.
– Números de teléfono.
– Impuestos.
– Facturas.
– Manuales.
– Recetas.
– Información de proveedores.
– Información de clientes.

Archivar nos permite tener nuestro entorno más organizado, encontrar rápidamente lo que necesitamos y además poder olvidarnos de dónde dejamos la información hasta que la necesitemos.

Cómo decía Ángeles Magdaleno: “Los archivos no relumbran, pero son minas de oro.”

¿Cómo tienes tus archivos? ¿Necesitas darles una vuelta? Si tienes cualquier consulta no dudes en plantearla y yo estaré encantada de poder ayudarte.

Espero que este post te haya resultado útil, aprovecho para mandarte mis mejores deseos. ¡Cuídate mucho! #YoMeQuedoEnCasa