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#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

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#ConfíaEnTusDecisiones: Lo malo es más fuerte que lo bueno

Nos cuenta Kahneman que lo malo es más fuerte que lo bueno y que el impacto de las emociones que llamamos negativas en nosotros es muy superior al impacto de las que consideramos buenas.

Dada la necesidad evolutiva de supervivencia, el cerebro de los humanos y de otros animales está diseñado para dar prioridad a los eventos negativos. Las amenazas son primadas sobre las oportunidades.

¿Sabías que los estímulos negativos provocan una mayor actividad cerebral, los vivimos con más intensidad y se guardan durante más tiempo en nuestra memoria que los positivos? ¿Eres consciente de que los mensajes negativos —tanto los que nos decimos a nosotros mismos como los que escuchamos de otras personas— tienen un impacto en las personas muy superior a los positivos?

«Una sola cucaracha arruina completamente el atractivo de un recipiente lleno de cerezas, pero una cereza no altera en nada un recipiente lleno de cucarachas».

La teoría de la prospección nos dice que al escoger lo que vamos a hacer, si hay un riesgo conocido, es más probable que actuemos para evitar el daño que para conseguir un beneficio.

Esta información me parece muy interesante. Saber que lo malo es más fuerte que lo bueno y que la mayoría de las personas nos esforzamos más por prevenir pérdidas que por obtener ganancias puede resultar muy útil de cara a posibles negociaciones, a motivar a otras personas y —además— para motivarnos a nosotros mismos.

¿Qué consideramos pérdida y qué es una ganancia?

Trataré de explicarlo con este ejemplo. Imagina que te encuentras sin ropa de abrigo en el campo una desapacible y lluviosa noche. Caminando bajo la lluvia consigues llegar a una gran roca que te protege del viento y de la lluvia. En ese momento, la mayoría de las personas experimentamos un momento curiosamente placentero a pesar de la situación. Esa sensación placentera no te durará mucho y pronto volverás a sentir escalofríos. La renovada insatisfacción te llevará a buscar un refugio mejor.

Lo que consideramos bueno y malo cambia en función de las circunstancias.

Encontrar la piedra, para la mayoría de las personas, es considerado como una ganancia durante un tiempo limitado. Después, la ganancia será encontrar un refugio.

El límite entre lo que consideramos bueno y malo es un «punto de referencia» y, como hemos visto en el ejemplo, este «punto de referencia» puede cambiar con el tiempo y las circunstancias.

De alguna manera lo que queremos conseguir son «puntos de referencia». Marcan nuestro resultado deseado, y el no alcanzarlos lo vivimos como una pérdida.

Si usas GTD®, tu lista de proyectos es un listado de «puntos de referencia». Y ahora que sabemos que nos mueve mucho más evitar las pérdidas que obtener ganancias, te propongo que te preguntes lo que pasaría si no los alcanzaras. Hacernos esta pregunta —por supuesto 😊, sin olvidarnos de tener al menos una siguiente acción física, visible y tachable en el contexto adecuado— nos puede ayudar a que nuestros proyectos avancen a buen ritmo.

Lo malo es mucho más fuerte que lo bueno y la aversión a la pérdida nos motiva a esforzarnos por alcanzar nuestras metas. ¿Te animas a probarlo y contarme tu experiencia?

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#VidaSinEstrés: Archivar el Material de Referencia

En este post trataremos qué es archivar, cómo se archiva y algunos ejemplos de elementos que se suelen archivar como material de referencia

¿Qué haces con los elementos que has decidido que no requieren acción?

Puedes hacer tres cosas:

  1. Los eliminas cuando no te pueden servir. Por ejemplo, los correos spam.
  2. Los Incubas cuando no requieren acción ahora, pero quieres volver a valorar si pueden requerir acción en otro momento. Por ejemplo, el nombre de un restaurante que te recomiendan y que piensas que, tal vez, será interesante probar algún día.
  3. Los guardas como referencia, es decir, lo archivas, cuando piensas que, aunque no requieren acción, los puedes necesitar en algún momento. Por ejemplo, la garantía del nuevo ordenador.

Este post lo dedicaremos a profundizar en la tercera opción.

En ocasiones, algunas personas con las que hago instalaciones de sistemas GTD, me dicen que no necesitan ningún «archivo». Cuando profundizo un poco en la situación de esas personas, siempre observo que, en contra de lo que piensan, sí lo necesitan. Es más, ya tienen alguno —generalmente mal montado— y necesitan algunos más.

La situación de esas personas es que tienen muchas cosas, sin ningún orden, desperdigadas por muchos sitios. Son personas que suelen tener cosas útiles mezcladas con otras que deberían estar en la basura. En consecuencia, pierden mucho tiempo buscando documentos que necesitan y tienen una gran parte de su espacio mental ocupado en intentar recordar el lugar dónde dejaron información relevante.

Todas las personas necesitamos múltiples archivos. Queramos o no, nos llegan cosas en papel y en formato digital que, aunque no requieren ninguna acción, tienen utilidad y conviene conservar.

Si queremos tener esa información a buen recaudo, tenemos que pensar dónde y cómo la archivamos y tener también la disciplina de dejarla siempre en el lugar en que hemos decidido que va a estar.

Creo que el archivo es una parte muy importante de nuestro sistema de organización y si queremos que sea efectivo debemos:

  1. Poder dejar las cosas en su lugar de forma rápida y cómoda.
  2. Poder encontrar lo archivado de forma rápida.
  3. Ponérnoslo fácil para no cometer errores y que las cosas que tienen un mismo significado estén, siempre, en el mismo lugar. Es decir, evitar archivar las facturas del cliente «Imprenta López» unas en la «F» de facturas y otras, del mismo cliente, en la «L» de López. (*Algunas aplicaciones como Gmail te permiten usar varias etiquetas para archivar. En ese caso sería correcto usar varias etiquetas para un mismo elemento. Si nos resulta útil podemos guardar las facturas de ese cliente con la etiqueta «Facturas» y con la etiqueta «Imprenta López»)

Algunos ejemplos de cosas que se suelen guardar en un «archivo» son:

– Garantías.
– Fotos.
– Documentos bancarios.
– Informes médicos.
– Recuerdos.
– Contratos.
– Números de teléfono.
– Impuestos.
– Facturas.
– Manuales.
– Recetas.
– Información de proveedores.
– Información de clientes.

Archivar nos permite tener nuestro entorno más organizado, encontrar rápidamente lo que necesitamos y además poder olvidarnos de dónde dejamos la información hasta que la necesitemos.

Cómo decía Ángeles Magdaleno: “Los archivos no relumbran, pero son minas de oro.”

¿Cómo tienes tus archivos? ¿Necesitas darles una vuelta? Si tienes cualquier consulta no dudes en plantearla y yo estaré encantada de poder ayudarte.

Espero que este post te haya resultado útil, aprovecho para mandarte mis mejores deseos. ¡Cuídate mucho! #YoMeQuedoEnCasa

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#ConfíaEnTusDecisiones: Efecto Dotación

Aunque te confieso que me cuesta centrarme quiero seguir —en la medida de lo posible— con algunas de mis rutinas. Así que aquí estoy escribiendo sobre el «efecto dotación» y profundizando, como en post anteriores, en el libro de Kahneman Pensar rápido pensar despacio.

En este post veremos cómo podemos cometer errores a la hora de valorar objetos.

¿Crees que las personas asignamos un valor objetivo a las cosas?

La respuesta es: no.

La teoría económica clásica defiende que las personas somos seres «racionales». Esto hace que no pueda explicar, por ejemplo, por qué un gran número de personas pueden comprar una entrada para un concierto si tiene un precio entre 200€ y 500€ pero no están dispuestas a vendérsela a otra persona, cuando se han agotado las entradas, por 2.000€, aunque esto sea mucho más de lo que estaban dispuestas a pagar por ella.

Para poder entender este comportamiento tenemos que buscar explicación en el «efecto de dotación» y en cómo la «aversión a la pérdida» nos condiciona.

El «efecto dotación» es un sesgo cognitivo por el que las personas atribuimos más valor a las cosas únicamente por el hecho de poseerlas.

La mayoría de las personas damos más valor a los objetos si estos nos pertenecen que cuando pertenecen a otra persona.

El «efecto dotación» se suele producir cuando vendemos algo que tiene un cierto valor sentimental; rara vez se muestra en casos de comercio rutinario.

Este efecto se muestra típicamente de dos maneras:

  1. En un paradigma de valoración, las personas tendemos a pagar más para retener algo de nuestra propiedad que para obtener algo que no nos pertenece.
  2. En un paradigma de intercambio, las personas somos reacias a cambiar algo nuestro por otro bien de valor similar.

Te recomiendo que prestes atención a este «efecto dotación». Este sesgo tiene un impacto muy significativo en nuestra toma de decisiones a la hora de realizar compraventas.

Estas malas decisiones vienen como consecuencia de confundir el «valor subjetivo» de las cosas con su «valor objetivo» y con el hecho de que nos cuesta desprendernos de las cosas que sentimos como nuestras y con las que tenemos algún tipo de vínculo afectivo.

Creo que este «efecto dotación» puede aparecer también con otras cosas además de con los objetos materiales. Pienso que podemos ser demasiado testarudos y perder nuestro tiempo, dinero y energía si no sabemos abandonar a tiempo nuestros proyectos porque, de alguna manera, les «hemos cogido cariño».

Sea en el ámbito que sea, nos encontramos —una vez más—con que para tomar buenas decisiones hay que tener en cuenta la información relevante y, aunque en ocasiones es difícil, debemos ser conscientes de que «el apego» puede ser el responsable de nuestras malas decisiones.

Espero que este post te haya resultado útil y quiero aprovechar para mandarte todo mi cariño en estos días en los que es tan importante ser solidario. #YoMeQuedoEnCasa

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#VidaSinEstrés: Listas Algún día /Tal vez

Todas las personas podrían beneficiarse de usar las Listas Algún día /Tal vez

¿Te recomendaron una buena serie y luego, cuando terminaste la que estabas viendo, no la recordabas? ¿Te hablaron de un fantástico restaurante y ahora no sabes dónde lo apuntaste? Si usas correctamente las Listas Algún día /Tal vez de GTD®, esto nunca más te volverá a pasar.

Cuando estamos «aclarando» los elementos de nuestra bandeja de entrada, nos enfrentamos con tres posibles decisiones, para aquellos elementos que no requieren acción inmediata. Podemos decidir «Eliminar», «Archivar» e «Incubar».

En este post escribiré sobre dónde organizamos la mayor parte de lo que hemos decidido «incubar».

Hemos visto que «Incubar» es lo que se hace con los elementos que no requieren acción inmediata y que hemos decidido conservar, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro.

En un post anterior, hablábamos del «archivo de seguimiento» y expliqué que este era el nombre de la categoría organizativa donde organizamos los elementos que hemos decidido «incubar» y que queremos volver a encontrarnos con ellos en un momento concreto.

Pero no todo lo que decidimos «incubar» debe ir al «archivo de seguimiento».

¿Cómo se llama la categoría organizativa en la que ponemos los elementos que hemos decidido «incubar» y no necesitamos encontrarnos con ellos en una fecha — o a partir de una fecha— concreta?

Esta categoría organizativa se llama: «Algún día / tal vez» y —aunque podríamos tener una única lista— mi recomendación es que tengas múltiples listas «Algún día / tal vez»; tantas como te resulte útil. El motivo es que, cuando llevas un tiempo usando GTD®, es muy probable que tengas cientos o miles de elementos en esta categoría y te resulte inmanejable tenerlos todos en una sola lista.

A continuación, te dejo algunos ejemplos de nombres de posibles listas «Algún día tal vez»

  • «Proyectos de mejora»
  • «Reformas en casa»
  • «Restaurantes»
  • «Libros interesantes»
  • «Recetas que quiero probar»
  • «Lugares vacaciones»
  • «Actividades interesantes»
  • «Inversiones»
  • «Algún día /tal vez, pero esta semana imposible»
  • «Algún día /tal vez, pero este mes imposible»
  • «Tal vez nunca»
  • «Tal vez explotará»
  • «Lo solucionará el tiempo»

Como ves, las posibles listas «Algún día/ tal vez» son muy variadas y personales. Tener estas listas nos permite tener todo organizado y así poder revisarlas rápidamente de un vistazo.

Recuerda que tus listas «Algún día/ Tal vez» contienen elementos que puede que quieras —o tengas que— «poner en marcha» en algún momento, pero no ahora.

Usar nuestras listas «Algún día tal vez» nos permite que nada se pierda, porque sabemos dónde están organizados todos esos recordatorios que hemos decidido revisar para evaluarlos más adelante.