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#Sé+Eficaz 1: Sé más eficaz para abrir nuevas perspectivas

Sé más eficaz para abrir nuevas perspectivas

«Cuanto más sudas en tiempo de paz, menos sangras en tiempo de guerra.» Proverbio asiático

David Allen te sugiere que lo tengas todo organizado con el fin de poder adaptarte a los cambios y así aprovechar las posibles oportunidades que te surjan. Y para estar organizado te propone que:

  1. Tengas un dispositivo que te acompañe a todas partes para poder registrar todas tus ideas.
  2. Crees una lista de proyectos, decidas una próxima acción para cada uno de ellos y revises semanalmente esa lista.
  3. Que hagas limpieza, pongas orden en tu vida, cierres temas pendientes y negocies tus compromisos

Realmente introducir estos tres pequeños cambios en mi vida tuvo un gran impacto en mi efectividad personal.

Yo, al principio, para registrar mis ideas usaba una pequeña libreta. Después usé una moleskine y a día de hoy lo hago con el móvil y, en concreto, en la bandeja de entrada de facilethings. Lo importante es que tengas una herramienta de captura contigo en todo momento y en cualquier lugar. Nunca sabes donde puedes tener una idea (recuerda que recopilar o capturar consiste en “cosechar” todo lo que llama tu atención, o consideras incompleto, sin aplicar ningún filtro o juicio de valor).

En mi experiencia, tener el hábito de sacar las cosas de la cabeza y apuntarlas en algún sitio es muy liberador. Te aporta la tranquilidad de saber que no se te va a olvidar nada y te permite “enfriar tus pensamientos”. Es importante que lo apuntes todo, lo personal y lo profesional, las cosas muy importantes y las poco importantes, las cosas que tienes claras y las que no tienes claro que hacer con ellas. Después, a lo largo del día, podrás volver sobre todas y cada una de esas ideas, para pensar qué son y qué hacer con ellas.

En el segundo punto hablaba de una lista de proyectos, que es a lo que muchas personas llaman erróneamente una lista de tareas, ya que la gran mayoría de nuestras tareas son en realidad proyectos (recuerda que proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso para ser alcanzado).

Entender los proyectos como la suma de pequeñas acciones nos permite avanzar a buen ritmo e ir decidiendo, paso a paso, la siguiente acción de cada proyecto, sin planificar y sin tener que terminar todas las cosas de una sentada.

Te propongo que siempre que estés frente a un proyecto, de tu lista de proyectos, te hagas estas dos preguntas:

  1. ¿Qué resultado, visible, tendré cuando lo haya terminado?
  2. ¿Cuál es la acción primera que me permitirá llegar a conseguir ese resultado?

Limítate a identificar solo la primera. Después de haber completado la primera hay tendrás tiempo de pararte a pensar de nuevo para decidir la siguiente y así hasta haber completado nuestro proyecto. Se trata de poner en práctica la idea de Lao-Tsé de que «un camino de mil pasos comienza en un solo paso».

En lo referente al tercer punto, hacer limpieza, os diré que la gran mayoría de las personas con las que he trabajado me han reconocido que se alegraban de haberse enfrentado a ese montón de papeles y carpetas pendientes que tenían y que se sentían mucho mejor después de ocuparse de esos temas arrinconados y “enmohecidos». Poner orden en tu vida es tomar decisiones y actuar sobre tus «incompletos». Hacer esto, además de influir en nuestra eficacia y en nuestra eficiencia, nos permite tener mayor control sobre nuestros asuntos y hacer de nuestro entorno un lugar mucho más agradable (recuerda que incompleto es cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, más o menos urgente o de mayor o menor importancia, que creas que debería ser diferente de como es, o que te sientas en la obligación interna de cambiar).

Vivimos tiempos revueltos, el cambio es constante y la carga de trabajo cada vez mayor. Ser personas efectivas, además de permitirnos aprovechar las oportunidades, nos permitirá mantener un buen equilibrio entre lo personal y lo profesional. Incorporar hábitos productivos a tu día a día empieza a ser un tema de supervivencia.

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II Jornadas OPTIMA LAB: Viviendo la Productividad

II Jornadas OPTIMA LAB: Viviendo la Productividad.

Los miembros de OPTIMA LAB, Antonio José Masiá, Cruz Guijarro, José Miguel Bolívar, David Sánchez, Silvestre Segarra, Jesús Serrano, Jerónimo Sánchez y yo celebramos nuestras segundas jornadas de innovación en productividad el pasado mes de diciembre.

Se trató de una experiencia altamente productiva y quisiera compartir lo que considero las claves que hicieron de estas jornadas todo un éxito.

  1. El entorno: Para mí, salir del frenético ambiente navideño de Madrid y sumergirme en el ritmo sosegado y amable de la ciudad de Tudela. Esto me facilitó un estado anímico positivo y productivo.
  2. Las personas: Los miembros de OPTIMA LAB, todos ellos desde su particularidad, son personas que además de tener en su ADN los hábitos productivos, creen sinceramente en la inteligencia colectiva. Personas que practican la comunicación directa y demuestran un profundo respeto hacia el resto de los miembros del grupo. El resultado visible de trabajar con estas personas, además de la experiencia personal, ha sido la creación de un entorno humano, acogedor y seguro. Un entorno que ha permitido que expresáramos nuestra parte más creativa.

  3. La organización: Jesús Serrano hizo un excelente trabajo. Él preparo el evento al detalle. Esto permitió que no nos tuviéramos que preocupar por nada y así poder estar centrados en el trabajo.
  4. La falta de planificación tradicional: Llegábamos a Tudela «sin agenda» aunque con mucho que hacer. Teníamos el trabajo perfectamente procesado y organizado en lo que en GTD se llama una lista de próximas acciones. Estaban organizadas según contexto y fuimos decidiendo qué hacer dependiendo de nuestro nivel de energía y del tiempo disponible. El resultado, créeme, ha sido impresionante.
  5. La búsqueda de equilibrio en roles: Siguiendo la metodología Belbin creamos grupos de trabajo, de dos o tres personas, buscando que estuvieran presentes y de forma equilibrada, los nueve roles, para conseguir así maximizar el rendimiento.
  6. Aprovechamiento de los estados productivos: Seguramente habrás oído decir que para ser productivo hay que gestionar el tiempo, pero eso es un error, ya que la verdadera productividad es completamente independiente del tiempo. La productividad, del trabajador del conocimiento, tiene que ver con la gestión de la atención. Tuvimos un estado de concentración adecuado, lo que algunos llaman estado de flujo. Cuando entras en este estado es muy importante que se haga lo posible por mantenerlo en el tiempo y se proteja de cualquier tipo de interrupción. Sin duda, otra de las claves que hizo de nuestro encuentro un fin de semana productivo es que no gestionamos el tiempo sino que gestionamos nuestra atención.
  7. Nos divertimos: Nos reímos mucho. La actitud positiva y el sentido del humor ha sido otra de las claves productivas. Nos lo pasamos muy bien tanto en los ratos de trabajo como en las comidas, cenas, descansos o cafés. Realmente mezclar el trabajo con la diversión es una práctica muy recomendable.

Seguimos trabajando, enredando y enredados, y seguiré compartiendo nuestra experiencia por si os resulta de utilidad.

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Conceptos GTD: Control

Conceptos GTD: Control.

Tener sensación de control es el resultado que consiguen los usuarios de GTD cuando han adquirido el hábito de capturar, aclarar o procesar sus bandejas de entrada, organizar el trabajo siguiendo unos criterios objetivos, revisar sistemática y proactivamente todo su sistema y ejecutar.

Tener sensación de control nos permite tener una actitud positiva frente a nuestros compromisos . Esto favorece el poder elegir, con precisión, qué hacer o no hacer en cada momento.

GTD® es un sistema de productividad personal basado en hábitos productivos. Si eres una persona que llevar a cabo estos «sencillos comportamientos concretos» – de forma sistemática – obtendrás la sensación de control.

Cuando tienes los hábitos que te propone GTD sientes que eres tú el que tiene el control. Aunque el día a día intente desbordarte, a pesar de que todo parezca urgente, aunque te gustaría que los días tuvieran más horas, sentirás que dominas la situación y no que la situación es la que te domina a ti.

Es probable que no puedas hacerlo todo, pero cuando usas GTD, te sentirás conforme con lo que hacer y lo que se queda sin hacer.

Si te ha interesado, puedes leer más en:

GTD Básico: Controla tu vida en 5 pasos

La llave maestra: Externalizar tu atención

GTD: Aclarar para Obtener el Control

Si conoces más artículos sobre este mismo concepto, me encantaría que lo dejaras en comentarios y así, entre todos, crear un archivo más completo y con multitud de matices. Gracias 🙂

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Conceptos GTD: Gestiona tu Atención

Conceptos GTD: Gestiona tu Atención.

Prestar atención a lo que llama tu atención es uno de los hábitos que te permitirá gestionar las interrupciones de forma efectiva.

Consiste en capturar o recopilar esas cosas que irrumpen en tu mente e introducirlas en bandejas de entrada para ocuparte de ellas en el momento adecuado.

Es importante tener en cuenta que capturar o recopilar se limita a sacar de tu cabeza lo que ha llamado tu atención, sin pararte a pensar ni decidir sobre ello ni tampoco poner recordatorios al respecto.

Cuando algo irrumpa en tu cabeza, captúralo y continúa con lo que estuvieras haciendo. Más tarde, en el momento adecuado, ya prestaras a «esa cosa» que llamaba tu atención todo el tiempo que se merezca.

La gestión de la atención es un concepto fundamental de cara a nuestra efectividad. No podemos gestionar el tiempo, pero sí podemos hacer una gestión optima de nuestra atención. Nosotros no podemos decidir qué llama nuestra atención, pero sí cómo gestionarlo.

Si te ha interesado, puedes leer más en:

¿A qué le estás prestando tu atención?

Si conoces más artículos sobre este mismo concepto me encantaría que lo dejaras en comentarios y así, entre todos, crear un archivo más completo y con multitud de matices. Gracias 🙂