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Se+eficaz 33: Párate si quieres ser más productivo

Párate si quieres ser más productivo.

Nuestra productividad personal es independiente de la cantidad de cosas que hagamos. Todos nos sentimos tremendamente improductivos cuando hacemos cosas inútiles y sin sentido para nosotros. Y cuantas más cosas inútiles hacemos, más improductivos nos sentimos. Por el contrario, nos sentimos productivos cuando dedicamos nuestros recursos a hacer las cosas correctas, aunque sean pocas en número.

En ocasiones, todos hemos llenado nuestro tiempo con cosas sin sentido e inútiles, y nos hemos olvidado de esos otros asuntos que realmente aportan valor y nos hacen ser y sentirnos personas más productivas.

El hábito de capturar todos nuestros asuntos nos ayuda a que no se nos pase nada, pero no es suficiente. Si queremos estar seguros de que, en cada momento, estamos haciendo lo más adecuado, es necesario pararse a reflexionar. Detenerse, mirar todas las cosas que hay que hacer y recapacitar sobre ellas es lo que nos da la posibilidad de tomar la decisión correcta sobre qué hacer y qué dejar sin hacer.

El tiempo es un bien escaso. Lo sentimos aún más escaso cuantas más cosas queremos hacer. Esta sensación de que el tiempo se nos escapa hace que nos sintamos inquietos y que tengamos la necesidad de ponernos en movimiento. Probablemente por eso, nos puede parecer que pensar es una pérdida de tiempo, pero nada más lejos de la realidad.

Practicar el arte de hacer lo más adecuado, en cualquier momento y situación, exige revisar sistemáticamente nuestro sistema GTD®.

David Allen, además, nos invita a incorporar a nuestra revisión semanal listas de control, que nos pueden inspirar pensamientos valiosos, gracias a los cuales podremos aclarar mejor nuestra mente, ser más creativos y tener una actitud más proactiva.

Pararnos a pensar y a reflexionar sobre nuestros asuntos, lejos de ser una pérdida de tiempo es, sin duda, una clave para mejorar nuestra productividad personal.

 

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Se+eficaz 29 : Tu sistema debe ser mejor que tu mente

 

Tu sistema debe ser mejor que tu mente.

“No puedes engañar a tu mente. Es toda una experta en tu sistema actual de gestión personal, y sabe si cabe esperar que veas lo que debes ver en el momento adecuado. Sabe si has decidido cuál va a ser la próxima acción. Y sabe si hay un recordatorio de dicha acción situado en un lugar que realmente vas a consultar en el momento en que podrías emprender realmente esa acción. Si no has hecho nada de todo lo anterior, tu mente no te dejará en paz. No puede. La mente es una servidora leal y solícita, pero se le deben asignar las tareas que hace bien, no aquellas en las que es inepta.David Allen

Podrás experimentar cómo aumenta tu tranquilidad, tu sensación de control, tu capacidad de concentración, e incluso tu creatividad, como consecuencia de adquirir estos hábitos:

Si haces todo lo anterior, mantendrás la tranquilidad y la sensación de control durante un tiempo, pero si quieres que tu sistema funcione, siempre, necesitas que sea, siempre, fiable.

Tener un buen sistema de gestión personal te permite mejorar tu rendimiento, pero para mantener el incremento, es necesario mantenerlo completo y actualizado.

Durante la revisión semanal, vaciamos las bandejas de entrada, revisamos y actualizamos el contenido de las listas, nos replanteamos nuestros compromisos y gestionamos nuestros proyectos.

La revisión semanal es para mantener actualizado nuestro sistema, porque mantener actualizadas nuestras listas nos permite tener claridad mental y una mayor capacidad de respuesta, además de asegurarnos que sigue siendo un sistema fiable.

En definitiva, la finalidad de la revisión semanal es asegurarnos de que nuestro sistema sigue «completo» y está «actualizado», que son los dos requisitos que debe cumplir para que nosotros podamos seguir sintiéndonos bien con las cosas que hacemos y con las cosas que dejamos sin hacer.

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Se+eficaz 28: Acción sin visión es pasar el tiempo

La acción sin visión es pasar el tiempo

“La diferencia entre las estructuras que apoyan y las que limitan es simplemente la adecuación a su finalidad.” David Allen

Cada uno de nosotros tenemos un estilo de trabajo particular.
Algunos preferimos hacer trabajo intelectual y otros estar atentos a todos los detalles. A algunos nos gusta tomar decisiones, a otros ser creativos; algunos somos buenos implantando estrategias y otros buenos estrategas. Independientemente de nuestras preferencias y nuestro rol de trabajo particular, hay dos actitudes muy diferentes que todos nosotros adoptamos en nuestra vida.

Estas dos actitudes son la del visionario y la del operario. Ambas se comportan de forma diferente y es recomendable evitar que entren en conflicto.

La actitud de visionario es la que hace que te dejes llevar por la inspiración y el pensamiento estratégico. La actitud del operario es la que hace que estés atareado decidiendo y realizando tareas sencillas.

David Allen nos propone una forma de trabajar para conseguir que la actividad de visionario y de operario convivan y estén coordinadas para aportarnos la máxima productividad personal.

La mayoría de las personas, aunque tenemos a los dos, visionario y operario, solemos tener uno más dominante que el otro. Si es así, te recomiendo que prestes atención al más débil y busques la forma de desarrollarlo para que aprenda a jugar su papel de forma óptima.

Para conseguir que las cosas se hagan, y además mantener la ilusión durante el tiempo en el que hacemos la tarea, es necesario contar con la ayuda de nuestro visionario y de nuestro operario.

Como decía Jack Welch: «La visión sin acción es un sueño. Acción sin visión es simplemente pasar el tiempo. Acción con visión es hacer una diferencia positiva.»