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#VidaSinEstrés: Archivar el Material de Referencia

| tiempo de lectura 2:27'

En este post trataremos qué es archivar, cómo se archiva y algunos ejemplos de elementos que se suelen archivar como material de referencia

¿Qué haces con los elementos que has decidido que no requieren acción?

Puedes hacer tres cosas:

  1. Los eliminas cuando no te pueden servir. Por ejemplo, los correos spam.
  2. Los Incubas cuando no requieren acción ahora, pero quieres volver a valorar si pueden requerir acción en otro momento. Por ejemplo, el nombre de un restaurante que te recomiendan y que piensas que, tal vez, será interesante probar algún día.
  3. Los guardas como referencia, es decir, lo archivas, cuando piensas que, aunque no requieren acción, los puedes necesitar en algún momento. Por ejemplo, la garantía del nuevo ordenador.

Este post lo dedicaremos a profundizar en la tercera opción.

En ocasiones, algunas personas con las que hago instalaciones de sistemas GTD, me dicen que no necesitan ningún «archivo». Cuando profundizo un poco en la situación de esas personas, siempre observo que, en contra de lo que piensan, sí lo necesitan. Es más, ya tienen alguno —generalmente mal montado— y necesitan algunos más.

La situación de esas personas es que tienen muchas cosas, sin ningún orden, desperdigadas por muchos sitios. Son personas que suelen tener cosas útiles mezcladas con otras que deberían estar en la basura. En consecuencia, pierden mucho tiempo buscando documentos que necesitan y tienen una gran parte de su espacio mental ocupado en intentar recordar el lugar dónde dejaron información relevante.

Todas las personas necesitamos múltiples archivos. Queramos o no, nos llegan cosas en papel y en formato digital que, aunque no requieren ninguna acción, tienen utilidad y conviene conservar.

Si queremos tener esa información a buen recaudo, tenemos que pensar dónde y cómo la archivamos y tener también la disciplina de dejarla siempre en el lugar en que hemos decidido que va a estar.

Creo que el archivo es una parte muy importante de nuestro sistema de organización y si queremos que sea efectivo debemos:

  1. Poder dejar las cosas en su lugar de forma rápida y cómoda.
  2. Poder encontrar lo archivado de forma rápida.
  3. Ponérnoslo fácil para no cometer errores y que las cosas que tienen un mismo significado estén, siempre, en el mismo lugar. Es decir, evitar archivar las facturas del cliente «Imprenta López» unas en la «F» de facturas y otras, del mismo cliente, en la «L» de López. (*Algunas aplicaciones como Gmail te permiten usar varias etiquetas para archivar. En ese caso sería correcto usar varias etiquetas para un mismo elemento. Si nos resulta útil podemos guardar las facturas de ese cliente con la etiqueta «Facturas» y con la etiqueta «Imprenta López»)

Algunos ejemplos de cosas que se suelen guardar en un «archivo» son:

– Garantías.
– Fotos.
– Documentos bancarios.
– Informes médicos.
– Recuerdos.
– Contratos.
– Números de teléfono.
– Impuestos.
– Facturas.
– Manuales.
– Recetas.
– Información de proveedores.
– Información de clientes.

Archivar nos permite tener nuestro entorno más organizado, encontrar rápidamente lo que necesitamos y además poder olvidarnos de dónde dejamos la información hasta que la necesitemos.

Cómo decía Ángeles Magdaleno: “Los archivos no relumbran, pero son minas de oro.”

¿Cómo tienes tus archivos? ¿Necesitas darles una vuelta? Si tienes cualquier consulta no dudes en plantearla y yo estaré encantada de poder ayudarte.

Espero que este post te haya resultado útil, aprovecho para mandarte mis mejores deseos. ¡Cuídate mucho! #YoMeQuedoEnCasa

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