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#VidaSinEstrés: Archivar el Material de Referencia

En este post trataremos qué es archivar, cómo se archiva y algunos ejemplos de elementos que se suelen archivar como material de referencia

¿Qué haces con los elementos que has decidido que no requieren acción?

Puedes hacer tres cosas:

  1. Los eliminas cuando no te pueden servir. Por ejemplo, los correos spam.
  2. Los Incubas cuando no requieren acción ahora, pero quieres volver a valorar si pueden requerir acción en otro momento. Por ejemplo, el nombre de un restaurante que te recomiendan y que piensas que, tal vez, será interesante probar algún día.
  3. Los guardas como referencia, es decir, lo archivas, cuando piensas que, aunque no requieren acción, los puedes necesitar en algún momento. Por ejemplo, la garantía del nuevo ordenador.

Este post lo dedicaremos a profundizar en la tercera opción.

En ocasiones, algunas personas con las que hago instalaciones de sistemas GTD, me dicen que no necesitan ningún «archivo». Cuando profundizo un poco en la situación de esas personas, siempre observo que, en contra de lo que piensan, sí lo necesitan. Es más, ya tienen alguno —generalmente mal montado— y necesitan algunos más.

La situación de esas personas es que tienen muchas cosas, sin ningún orden, desperdigadas por muchos sitios. Son personas que suelen tener cosas útiles mezcladas con otras que deberían estar en la basura. En consecuencia, pierden mucho tiempo buscando documentos que necesitan y tienen una gran parte de su espacio mental ocupado en intentar recordar el lugar dónde dejaron información relevante.

Todas las personas necesitamos múltiples archivos. Queramos o no, nos llegan cosas en papel y en formato digital que, aunque no requieren ninguna acción, tienen utilidad y conviene conservar.

Si queremos tener esa información a buen recaudo, tenemos que pensar dónde y cómo la archivamos y tener también la disciplina de dejarla siempre en el lugar en que hemos decidido que va a estar.

Creo que el archivo es una parte muy importante de nuestro sistema de organización y si queremos que sea efectivo debemos:

  1. Poder dejar las cosas en su lugar de forma rápida y cómoda.
  2. Poder encontrar lo archivado de forma rápida.
  3. Ponérnoslo fácil para no cometer errores y que las cosas que tienen un mismo significado estén, siempre, en el mismo lugar. Es decir, evitar archivar las facturas del cliente «Imprenta López» unas en la «F» de facturas y otras, del mismo cliente, en la «L» de López. (*Algunas aplicaciones como Gmail te permiten usar varias etiquetas para archivar. En ese caso sería correcto usar varias etiquetas para un mismo elemento. Si nos resulta útil podemos guardar las facturas de ese cliente con la etiqueta «Facturas» y con la etiqueta «Imprenta López»)

Algunos ejemplos de cosas que se suelen guardar en un «archivo» son:

– Garantías.
– Fotos.
– Documentos bancarios.
– Informes médicos.
– Recuerdos.
– Contratos.
– Números de teléfono.
– Impuestos.
– Facturas.
– Manuales.
– Recetas.
– Información de proveedores.
– Información de clientes.

Archivar nos permite tener nuestro entorno más organizado, encontrar rápidamente lo que necesitamos y además poder olvidarnos de dónde dejamos la información hasta que la necesitemos.

Cómo decía Ángeles Magdaleno: “Los archivos no relumbran, pero son minas de oro.”

¿Cómo tienes tus archivos? ¿Necesitas darles una vuelta? Si tienes cualquier consulta no dudes en plantearla y yo estaré encantada de poder ayudarte.

Espero que este post te haya resultado útil, aprovecho para mandarte mis mejores deseos. ¡Cuídate mucho! #YoMeQuedoEnCasa

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#VidaSinEstrés: Listas Algún día /Tal vez

Todas las personas podrían beneficiarse de usar las Listas Algún día /Tal vez

¿Te recomendaron una buena serie y luego, cuando terminaste la que estabas viendo, no la recordabas? ¿Te hablaron de un fantástico restaurante y ahora no sabes dónde lo apuntaste? Si usas correctamente las Listas Algún día /Tal vez de GTD®, esto nunca más te volverá a pasar.

Cuando estamos «aclarando» los elementos de nuestra bandeja de entrada, nos enfrentamos con tres posibles decisiones, para aquellos elementos que no requieren acción inmediata. Podemos decidir «Eliminar», «Archivar» e «Incubar».

En este post escribiré sobre dónde organizamos la mayor parte de lo que hemos decidido «incubar».

Hemos visto que «Incubar» es lo que se hace con los elementos que no requieren acción inmediata y que hemos decidido conservar, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro.

En un post anterior, hablábamos del «archivo de seguimiento» y expliqué que este era el nombre de la categoría organizativa donde organizamos los elementos que hemos decidido «incubar» y que queremos volver a encontrarnos con ellos en un momento concreto.

Pero no todo lo que decidimos «incubar» debe ir al «archivo de seguimiento».

¿Cómo se llama la categoría organizativa en la que ponemos los elementos que hemos decidido «incubar» y no necesitamos encontrarnos con ellos en una fecha — o a partir de una fecha— concreta?

Esta categoría organizativa se llama: «Algún día / tal vez» y —aunque podríamos tener una única lista— mi recomendación es que tengas múltiples listas «Algún día / tal vez»; tantas como te resulte útil. El motivo es que, cuando llevas un tiempo usando GTD®, es muy probable que tengas cientos o miles de elementos en esta categoría y te resulte inmanejable tenerlos todos en una sola lista.

A continuación, te dejo algunos ejemplos de nombres de posibles listas «Algún día tal vez»

  • «Proyectos de mejora»
  • «Reformas en casa»
  • «Restaurantes»
  • «Libros interesantes»
  • «Recetas que quiero probar»
  • «Lugares vacaciones»
  • «Actividades interesantes»
  • «Inversiones»
  • «Algún día /tal vez, pero esta semana imposible»
  • «Algún día /tal vez, pero este mes imposible»
  • «Tal vez nunca»
  • «Tal vez explotará»
  • «Lo solucionará el tiempo»

Como ves, las posibles listas «Algún día/ tal vez» son muy variadas y personales. Tener estas listas nos permite tener todo organizado y así poder revisarlas rápidamente de un vistazo.

Recuerda que tus listas «Algún día/ Tal vez» contienen elementos que puede que quieras —o tengas que— «poner en marcha» en algún momento, pero no ahora.

Usar nuestras listas «Algún día tal vez» nos permite que nada se pierda, porque sabemos dónde están organizados todos esos recordatorios que hemos decidido revisar para evaluarlos más adelante.

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#VidaSinEstrés: ¿Qué es el Archivo de Seguimiento?

Veamos qué es un archivo de seguimiento y cómo lo uso

En un post anterior veíamos que «Incubar» es lo que se haces con los elementos que no requieren acción inmediata, pero que hemos decidido conserva, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro.

En este post veremos, con más detalle, dónde organizamos los recordatorios de esos elementos que hemos decidido «incubar». Y, además, queremos volver a encontrarnos con ellos en un «momento» concreto.

Cuando queremos organizar uno de esos elementos de incubadora, asociados a una fecha, usaremos el «archivo de seguimiento».

Por ejemplo, el otro día leía que una de mis artistas favoritas dará un concierto en mi ciudad en septiembre. Inmediatamente capturé la noticia y, posteriormente, cuando aclaraba decidí posponer la decisión de asistir al concierto al momento en el que salgan las entradas a la venta, que será el 15 de abril. Pues bien, este tipo de recordatorios los organizamos en el «archivo de seguimiento».

¿Qué es eso del «archivo de seguimiento»?

«Archivo de seguimiento» es la herramienta de organización física o digital que nos proporciona un recordatorio, vinculado a una fecha, para que podamos valorar la decisión que habíamos pospuesto en una fecha futura determinada —o a partir de una fecha—.

Cuando se habla de archivo de seguimiento, se suele hacer referencia a los famosos «43 folders» de los que habla David Allen. Esta es una herramienta para organizar cosas físicas, pero, os quiero confesar —no se lo digáis a nadie— que nunca he usado semejante invento, ni tengo intención de incubar la decisión de usarlo.

¿Cómo me las arreglo yo, sin los «43 folders»?

Muy sencillo. Uso mi calendario y con alguna herramienta digital que me permita archivar documentación y poder encontrarla, con facilidad, en el momento que la necesite.

El calendario es un fantástico «archivo de seguimiento».

Es tan sencillo como ponerse un recordatorio en una fecha concreta para encontrarlo en el momento adecuado, cuando revise mi calendario.

Volviendo al ejemplo, si el día 15 de abril —cuando me encuentre en mi calendario el recordatorio— decido ir al concierto, puedo hacer dos cosas:

  1. Comprar en ese momento la entrada y descargarlas en Pass2U (u otra herramienta similar)
  2. Ponerme una «siguiente acción» que diga algo así como: «Entrar en la página www.ventadentradas.com para comprar mi entrada para el día 6 de septiembre y descargarla en Pass2u»

Aprovecho para recordarte la importancia de no mezclar cosas con diferente significado en una misma lista. En concreto, nunca deberías escribir en tus listas de «siguientes acciones» recordatorios de acciones que no puedes hacer hasta que no llegue una fecha. Esto se debe a que hasta entonces no serán «siguientes acciones».

Resumiendo, los recordatorios de los elementos para los que tenemos que esperar a que llegue una fecha determinada para decidir si requieren o no requieren acción, van al «archivo de seguimiento».

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#VidaSinEstrés: ¿Qué es Incubar?

Me llama la atención la confusión que en ocasiones me encuentro sobre el concepto «Incubar» de GTD®, porque me parece algo bastante sencillo.

Empezaré por decir que «Incubar» en GTD es una de las tres posibles decisiones que puedes tomar sobre las cosas que no requieren acción inmediata.

Te recuerdo que las tres posibles decisiones son: «Eliminar», «Archivar» e «Incubar»

En un post anterior veíamos que las cosas que no requieren acción y no nos sirven debemos eliminarlas y en este post me centraré en tratar de dejar muy claro qué es eso de «Incubar».

Realmente es muy sencillo «Incubar» es lo que se hace con los elementos que no requieren acción inmediata, pero que hemos decidido conservar, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro. Eso es todo. Así de fácil.

Decido «Incubar» las cosas sobre las que quiero posponer decidir sobre ellas.

Veamos un par de ejemplos que nos pone Allen en su libro «Organízate con Eficacia»:

  • «Lees algo en un boletín que te da una idea para un proyecto que podrías querer hacer algún día, pero no ahora»
  • «Recibes una noticia sobre la próxima temporada de la orquesta sinfónica de tu localidad y ves que al concierto que realmente te interesa asistir todavía le faltan cuatro meses, un plazo demasiado lejano para hacer algo al respecto todavía (no sabes cuál va a ser tu calendario de viajes con tanta antelación). Pero si para entonces estás en la ciudad, te gustaría asistir.»

Estos casos son perfectos ejemplos de «Incubar», ya que en ambos casos estoy decidiendo posponer la decisión sobre si quiero hacer algo al respecto.

Una vez que tenemos claro que decidimos posponer la decisión sobre si requiere o no acción inmediata, nos queda por ver dónde se organizan las cosas que hemos decidido «Incubar»

El recordatorio del primer ejemplo lo tendríamos en la lista «Algún día / Tal vez» y el del segundo en el «Archivo de seguimiento», dado que tenemos que tomar la decisión antes de una fecha concreta.

No entro en más detalles sobre cómo organizamos lo que decidimos “Incubar» porque escribiré más adelante un post dedicado a ello.

Por ahora lo importante para seguir avanzando con paso firme es que tengas claro que decidir «Incubar» es decidir no decidir ahora, sino decidir más adelante. Y tomar la decisión de posponer decidir es una gran práctica, porque nos ayuda a mantener nuestras listas de «siguientes acciones» con un volumen razonable.

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#VidaSinEstrés: Tirar es más fácil con GTD®

¿Te cuesta tirar lo que no necesitas?

Cuentan que Sócrates mientras visitaba un mercado lleno de objetos maravillosos dijo a sus discípulos: «¡Cuántas cosas que no necesito!»

Tengo la sensación de que la mayoría de las personas «tiramos poco» y me refiero tanto a lo físico como a esos pensamientos o ideas que ocupan espacio en nuestra mente y que no tienen utilidad para nosotros.

Suele ser habitual que las personas conservemos objetos y pensamientos que deberían estar en la papelera.

La papelera es una categoría organizativa de GTD® y en este post veremos el proceso a seguir para decidir si algo debe terminar en ella.

Yo, antes de usar GTD, decía que para poder tirar algo necesitaba «desapegarme emocionalmente» de ello. Esta forma de pensar hacía que mantuviera toda clase de «cosas inútiles» en mi entorno y en mi cabeza.

Cuando empecé a usar GTD®, me di cuenta de que en realidad no se trataba de que necesitara desapegarme emocionalmente de «las cosas», sino que me daba muchísima pereza pensar y tomar decisiones, por lo que esperaba a que fuera el tiempo quien las tomara por mí.

GTD® me aportó una estructura mental que hizo que me resultara más fácil tomar decisiones sobre lo que quería hacer con cada uno de los elementos que entraban en mi vida.
Deshacerme de todo aquello que no necesitaba se volvió fácil. Lo único que tenía que hacer era coger esas ideas/ocurrencias/pensamientos/problemas, u objetos (si se trataba de algo grande escribía el nombre del objeto en un papel), y depositarlos en una bandeja de entrada.

Posteriormente cogía una a una esas «cosas» y me hacía, en orden, las tres preguntas adecuadas.

  • La primera de esas preguntas es: ¿qué es esto? o —mucho mejor desde mi punto de vista— ¿qué significa esto para mí?
  • La segunda pregunta —que nunca debemos hacer sin antes saber la respuesta a la primera pregunta— es: ¿es accionable? o —lo que es lo mismo y a mí me gusta más— ¿requiere acción?
  • Sí la respuesta a esta segunda pregunta resulta ser «no requiere acción» nos hacemos una tercera pregunta: ¿tiene utilidad?

Si la respuesta es «no tiene utilidad» podemos tirarlo con tranquilidad.

Mantener nuestro entorno organizado exige tirar, y tirar con seguridad exige pensar, pero en mi experiencia —usando GTD— mucho menos de lo que tememos que tendremos que hacer.

Espero que este post te haya resultado de utilidad e incluso puede que te ayude a ser un poquito más feliz.