Veamos qué es un archivo de seguimiento y cómo lo uso
En un post anterior veíamos que «Incubar» es lo que se haces con los elementos que no requieren acción inmediata, pero que hemos decidido conserva, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro.
En este post veremos, con más detalle, dónde organizamos los recordatorios de esos elementos que hemos decidido «incubar». Y, además, queremos volver a encontrarnos con ellos en un «momento» concreto.
Cuando queremos organizar uno de esos elementos de incubadora, asociados a una fecha, usaremos el «archivo de seguimiento».
Por ejemplo, el otro día leía que una de mis artistas favoritas dará un concierto en mi ciudad en septiembre. Inmediatamente capturé la noticia y, posteriormente, cuando aclaraba decidí posponer la decisión de asistir al concierto al momento en el que salgan las entradas a la venta, que será el 15 de abril. Pues bien, este tipo de recordatorios los organizamos en el «archivo de seguimiento».
¿Qué es eso del «archivo de seguimiento»?
«Archivo de seguimiento» es la herramienta de organización física o digital que nos proporciona un recordatorio, vinculado a una fecha, para que podamos valorar la decisión que habíamos pospuesto en una fecha futura determinada —o a partir de una fecha—.
Cuando se habla de archivo de seguimiento, se suele hacer referencia a los famosos «43 folders» de los que habla David Allen. Esta es una herramienta para organizar cosas físicas, pero, os quiero confesar —no se lo digáis a nadie— que nunca he usado semejante invento, ni tengo intención de incubar la decisión de usarlo.
¿Cómo me las arreglo yo, sin los «43 folders»?
Muy sencillo. Uso mi calendario y con alguna herramienta digital que me permita archivar documentación y poder encontrarla, con facilidad, en el momento que la necesite.
El calendario es un fantástico «archivo de seguimiento».
Es tan sencillo como ponerse un recordatorio en una fecha concreta para encontrarlo en el momento adecuado, cuando revise mi calendario.
Volviendo al ejemplo, si el día 15 de abril —cuando me encuentre en mi calendario el recordatorio— decido ir al concierto, puedo hacer dos cosas:
- Comprar en ese momento la entrada y descargarlas en Pass2U (u otra herramienta similar)
- Ponerme una «siguiente acción» que diga algo así como: «Entrar en la página www.ventadentradas.com para comprar mi entrada para el día 6 de septiembre y descargarla en Pass2u»
Aprovecho para recordarte la importancia de no mezclar cosas con diferente significado en una misma lista. En concreto, nunca deberías escribir en tus listas de «siguientes acciones» recordatorios de acciones que no puedes hacer hasta que no llegue una fecha. Esto se debe a que hasta entonces no serán «siguientes acciones».
Resumiendo, los recordatorios de los elementos para los que tenemos que esperar a que llegue una fecha determinada para decidir si requieren o no requieren acción, van al «archivo de seguimiento».