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#VidaSinEstrés: ¿Qué es el Archivo de Seguimiento?

Veamos qué es un archivo de seguimiento y cómo lo uso

En un post anterior veíamos que «Incubar» es lo que se haces con los elementos que no requieren acción inmediata, pero que hemos decidido conserva, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro.

En este post veremos, con más detalle, dónde organizamos los recordatorios de esos elementos que hemos decidido «incubar». Y, además, queremos volver a encontrarnos con ellos en un «momento» concreto.

Cuando queremos organizar uno de esos elementos de incubadora, asociados a una fecha, usaremos el «archivo de seguimiento».

Por ejemplo, el otro día leía que una de mis artistas favoritas dará un concierto en mi ciudad en septiembre. Inmediatamente capturé la noticia y, posteriormente, cuando aclaraba decidí posponer la decisión de asistir al concierto al momento en el que salgan las entradas a la venta, que será el 15 de abril. Pues bien, este tipo de recordatorios los organizamos en el «archivo de seguimiento».

¿Qué es eso del «archivo de seguimiento»?

«Archivo de seguimiento» es la herramienta de organización física o digital que nos proporciona un recordatorio, vinculado a una fecha, para que podamos valorar la decisión que habíamos pospuesto en una fecha futura determinada —o a partir de una fecha—.

Cuando se habla de archivo de seguimiento, se suele hacer referencia a los famosos «43 folders» de los que habla David Allen. Esta es una herramienta para organizar cosas físicas, pero, os quiero confesar —no se lo digáis a nadie— que nunca he usado semejante invento, ni tengo intención de incubar la decisión de usarlo.

¿Cómo me las arreglo yo, sin los «43 folders»?

Muy sencillo. Uso mi calendario y con alguna herramienta digital que me permita archivar documentación y poder encontrarla, con facilidad, en el momento que la necesite.

El calendario es un fantástico «archivo de seguimiento».

Es tan sencillo como ponerse un recordatorio en una fecha concreta para encontrarlo en el momento adecuado, cuando revise mi calendario.

Volviendo al ejemplo, si el día 15 de abril —cuando me encuentre en mi calendario el recordatorio— decido ir al concierto, puedo hacer dos cosas:

  1. Comprar en ese momento la entrada y descargarlas en Pass2U (u otra herramienta similar)
  2. Ponerme una «siguiente acción» que diga algo así como: «Entrar en la página www.ventadentradas.com para comprar mi entrada para el día 6 de septiembre y descargarla en Pass2u»

Aprovecho para recordarte la importancia de no mezclar cosas con diferente significado en una misma lista. En concreto, nunca deberías escribir en tus listas de «siguientes acciones» recordatorios de acciones que no puedes hacer hasta que no llegue una fecha. Esto se debe a que hasta entonces no serán «siguientes acciones».

Resumiendo, los recordatorios de los elementos para los que tenemos que esperar a que llegue una fecha determinada para decidir si requieren o no requieren acción, van al «archivo de seguimiento».

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#VidaSinEstrés: Contar mentiras a nuestro calendario disminuye la efectividad

En el calendario debemos organizar la información y los recordatorios asociados a días y momentos concretos.

«Es que la verdad no se puede exagerar. En la verdad no puede haber matices. En la semi-verdad o en la mentira, muchos» Pío Baroja

Desde mi punto de vista, un principio efectivo fundamental es la sinceridad.

Sí, la sinceridad:

  • Frente al significado que tienen las cosas para nosotros
  • Sobre si tenemos o no el compromiso de hacer algo respecto a cualquier asunto
  • También, importantísimo, a la hora de apuntar la información y los recordatorios en nuestro calendario o agenda.

¿Qué implicaciones tiene la sinceridad en el uso de nuestro calendario o agenda?

Si somos personas sinceras a la hora de escribir la información y los recordatorios en nuestro calendario, dejaremos de escribir en él todo aquello que no queremos que se nos olvide, pero que podemos hacer o ver en cualquier momento.

Las personas sinceras nunca introducen información falsa en su calendario.

¿Qué información apuntamos en el calendario cuando somos personas sinceras?

  • Aquellas que tenemos que realizar en una fecha concreta, independientemente de la hora.

   Ejemplo: Llamar a mi hermano para felicitarle por su cumpleaños el 26 agosto.

  • Aquellas que de manera objetiva hay que realizar en un momento determinado, es decir, en un día y a una hora concreta.

   Ejemplo: Reunión con Patricia López el 12/10/2020 de 12:30 a 13:30

  • Aquella información que nos será útil ver o tener a mano en una fecha concreta.

   Ejemplo: El 14 de mayo empieza plazo para presentar mi declaración de hacienda.

 

El calendario, o la agenda (¡ojo!, no confundir con la categoría agenda de GTD), es una categoría organizativa importantísima para la gestión efectiva de nuestra vida y, como el resto de las categorías organizativas, debe contener únicamente elementos de una misma naturaleza.

En nuestro calendario deben aparecer esas citas inamovibles, aquellas acciones que debemos completar en una fecha o momento concretos, esos asuntos a los que podríamos llegar tarde o los compromisos que hemos adquirido con alguna persona y que hemos acordado realizar en un momento determinado.

Como seguro que has escuchado más de una vez, un principio fundamental de la organización es agrupar los elementos en función de su significado, evitando mezclar en un mismo sitio cosas que significan cosas distintas (o tener cosas con un mismo significado repartidas por varios sitios distintos).

Por lo tanto, si quieres que tu calendario esté organizado, es una mala práctica mezclar recordatorios asociados a fechas verdaderas con recordatorios asociados a fechas falsas.

Si quieres ser una persona efectiva, deja de mentirle a tu «calendario» y así evitaras empezar el día contándote mentiras.

 

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#VidaSinEstrés: Cómo nos organizamos

Cómo nos organizamos las personas que usamos GTD®

Los pequeños cambios necesarios -cambios en el modo de aclarar y organizar todo cuanto requiera su atención- podrían representar un cambio significativo en la manera en que percibe algunos aspectos clave de su trabajo diario. «Organízate con eficacia», David Allen

Después de escribir sobre «capturar» y «aclarar», ahora le llega el turno al tercer paso de GTD: «organizar».

Recientemente escribía José Miguel Bolívar sobre la diferencia entre orden y organización y nos explicaba algo fundamental para poder entender correctamente el tercer paso de GTD. Se trata de entender que «organizar» es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Teniendo esto claro, veamos en qué contenedores organizamos los recordatorios y la información en GTD®:

  1. Basura: Es donde deben ir a parar todas las cosas que no requieren acción. Y, además no nos pueden servir. Por ejemplo: publicidad basura
  2. Lista o Listas de Incubación: Es el contenedor organizativo dónde irán todos esos elementos que hemos decidido que no requieren acción ahora. Ahora bien, queremos volver a valorar en otro momento. Son las listas Algún día/ Tal vez. Por ejemplo: una idea para hacer una reforma en casa la próxima vez haga obras)
  3. Archivo de referencia: Es dónde colocamos los elementos que no requieren acción.Y, además, pensamos que podemos necesitar en algún momento. Por ejemplo: garantía de mi nuevo ordenador
  4. Lista de proyectos: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todos los resultados deseados que requieren más de una acción. Por ejemplo: Tengo mi nuevo coche aparcado en la puerta de mi casa
  5. Calendario: Lugar donde estará la información y los recordatorios asociados a una fecha o momento concretos en el tiempo. Por ejemplo: Reunión de departamento lunes 18 a las 11:30
  6. Lista o listas de siguientes acciones: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todas las acciones físicas y visibles que hemos decidido llevar a cabo. Por ejemplo: Ir al concesionario a ver el coche que me quiero comprar
  7. Lista a la espera: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de asuntos que esperamos de otros. Por ejemplo: Marta me entrega el informe de gastos que le pedí el 20/05
  8. Carpeta/Carpetas de Material de apoyo de proyectos: Es el lugar donde depositamos información relevante sobre proyectos. Por ejemplo: La información que me dieron en el concesionario de coches sobre diferentes modelos

Para mí fue muy sencillo entender el paso de organizar cuando me imaginé un conjunto de contenedores. Categorías organizativas que en ocasiones son listas, en ocasiones carpetas y otras veces un sencillo calendario o la papelera. Espero que este post te haya resultado de utilidad.

Recuerda, «organizar» en GTD® es muy fácil, se trata de poner cada cosa en su sitio y tener un sitio para cada cosa, utilizando las categorías organizativas que nos recomienda la metodología.