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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

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Practicando GTD: Organizando lo que no requiere acción

Varios de los últimos posts los he dedicado a explicar cómo aclaramos y organizamos con GTD® esos elementos que hemos decidido que no requieren acción. En este post os propongo hacer un ejercicio y practicar con lo que no requiere acción.

Imagina que recibes un mail de un amigo recomendándote un hotel con encanto, situado en un bonito bosque de pinos, donde se facilitan retiros de meditación.

¿Cómo aclaras y organizas esa captura? ¿Dónde lo pones?

Solo hay una manera de responder correctamente a la pregunta de «dónde lo pones» y esa manera es seguir el WorkFlow de GTD®.

1- Nos hacemos la primera pregunta: ¿Qué significa esto para mí?

Imaginemos tres posibles respuestas a esta pregunta de tres hipotéticas personas:

  • Persona A: Esto es información útil. Confío en mi amigo. Siempre que me ha recomendado algo ha valido la pena.
  • Persona B: Esto es una buena idea, pero ahora no estoy seguro de que sea prudente incurrir en más gastos, prefiero decidir qué hacer más adelante.
  • Persona C: Esto no me sirve. A mi pareja no le gustan estas cosas y yo tengo alergia a los pinos.

 2- Después nos preguntamos: ¿Requiere acción?

Para los tres casos, en pleno confinamiento, la respuesta es «No». No requiere acción. Hoy estamos practicando lo que no requiere acción

3- ¿Dónde organizo el recordatorio?

  • La «A» lo organiza en su archivo en una carpeta llamada «Hoteles de vacaciones».
  • La «B» lo organiza en una de sus listas «algún día/tal vez» llamada «Lugares interesantes para visitar».
  • La «C» lo tira a la papelera.

Si quieres entender mejor cómo he llegado a alguna de las tres opciones te recomiendo que leas el post correspondiente a cada una de las opciones. «Archivar», «Incubar» y «Eliminar».

Como has visto en este ejercicio, para poder aclarar y organizar correctamente es fundamental empezar por la pregunta «¿qué significa esto para mí?». Probablemente esta pregunta te resulte fácil aunque requiere pensar un poco antes de responder.

Si queremos saber dónde organizar cualquier recordatorio tendremos que saber lo que las cosas significan para nosotros porque, a fin de cuentas, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Finalmente, ¿qué te ha parecido el ejercicio? ¿Tienes alguna duda? Si es así, por favor, déjala en comentarios y te la responderé encantada lo antes posible.

Sigue practicando GTD y organizando perfectamente lo que no requiere acción.

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#VidaSinEstrés: Cómo nos organizamos

Cómo nos organizamos las personas que usamos GTD®

Los pequeños cambios necesarios -cambios en el modo de aclarar y organizar todo cuanto requiera su atención- podrían representar un cambio significativo en la manera en que percibe algunos aspectos clave de su trabajo diario. «Organízate con eficacia», David Allen

Después de escribir sobre «capturar» y «aclarar», ahora le llega el turno al tercer paso de GTD: «organizar».

Recientemente escribía José Miguel Bolívar sobre la diferencia entre orden y organización y nos explicaba algo fundamental para poder entender correctamente el tercer paso de GTD. Se trata de entender que «organizar» es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Teniendo esto claro, veamos en qué contenedores organizamos los recordatorios y la información en GTD®:

  1. Basura: Es donde deben ir a parar todas las cosas que no requieren acción. Y, además no nos pueden servir. Por ejemplo: publicidad basura
  2. Lista o Listas de Incubación: Es el contenedor organizativo dónde irán todos esos elementos que hemos decidido que no requieren acción ahora. Ahora bien, queremos volver a valorar en otro momento. Son las listas Algún día/ Tal vez. Por ejemplo: una idea para hacer una reforma en casa la próxima vez haga obras)
  3. Archivo de referencia: Es dónde colocamos los elementos que no requieren acción.Y, además, pensamos que podemos necesitar en algún momento. Por ejemplo: garantía de mi nuevo ordenador
  4. Lista de proyectos: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todos los resultados deseados que requieren más de una acción. Por ejemplo: Tengo mi nuevo coche aparcado en la puerta de mi casa
  5. Calendario: Lugar donde estará la información y los recordatorios asociados a una fecha o momento concretos en el tiempo. Por ejemplo: Reunión de departamento lunes 18 a las 11:30
  6. Lista o listas de siguientes acciones: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todas las acciones físicas y visibles que hemos decidido llevar a cabo. Por ejemplo: Ir al concesionario a ver el coche que me quiero comprar
  7. Lista a la espera: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de asuntos que esperamos de otros. Por ejemplo: Marta me entrega el informe de gastos que le pedí el 20/05
  8. Carpeta/Carpetas de Material de apoyo de proyectos: Es el lugar donde depositamos información relevante sobre proyectos. Por ejemplo: La información que me dieron en el concesionario de coches sobre diferentes modelos

Para mí fue muy sencillo entender el paso de organizar cuando me imaginé un conjunto de contenedores. Categorías organizativas que en ocasiones son listas, en ocasiones carpetas y otras veces un sencillo calendario o la papelera. Espero que este post te haya resultado de utilidad.

Recuerda, «organizar» en GTD® es muy fácil, se trata de poner cada cosa en su sitio y tener un sitio para cada cosa, utilizando las categorías organizativas que nos recomienda la metodología.

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#VidaSinEstrés: Compromisos y buenas intenciones

¿Cómo gestionas tus compromisos?

Una perogrullada básica que he aprendido después de décadas de consultoría y de formar a miles de personas, es que la mayor parte del estrés que padecen proviene de la gestión inadecuada de los compromisos que crean o aceptan. Incluso los que no están conscientemente «estresados». También ellos invariablemente experimentarán más relajación. Experimentan mejor concentración y una energía productiva mejorada cuando aprenden a controlar con más eficacia los «asuntos pendientes» de sus vidas.” David Allen

Nos dice David Allen que manejar correctamente todos nuestros compromisos exige que llevemos a cabo algunas actividades o conductas básicas.

  1. Sacarlos de la cabeza y capturalos en un lugar de confianza al que volveremos para pensar sobre ellos.
  2. Regularmente aclararlos con precisión y decidir si estamos o no comprometidos. En caso de estar comprometidos también hay que decidir qué, en concreto, haremos para conseguir avanzar con los temas.
  3. Después de decidir sobre las acciones que debemos tomar las tendremos que organizar. Colocaremos la información y los recordatorios de nuestras decisiones en un sistema que revisaremos habitualmente.

Desde mi punto de vista, todos nos encontramos con dificultades para gestionar compromisos. Pienso que la más frecuente es precisamente decidir si tenemos, o no, un compromiso firme al respecto.

Pienso que todas las personas, con mayor o menor medida, nos autoengañamos un poquito y cargamos nuestros sistemas de productividad personal con siguientes acciones que nunca llevaremos a cabo, porque realmente no tenemos un compromiso firme de hacer algo al respecto.
Simplemente evitamos decidir «no hacer» porque sabemos que nuestras ajetreadas vidas nos ayudarán a tomar esa decisión por nosotros.

Hacer un ejercicio serio y maduro para decidir adquirir, o no, el compromiso de hacer algo con nuestras capturas, es imprescindible si queremos que nuestras listas de «siguientes acciones» sigan siendo fiables y no se conviertan en listas de «ciencia ficción».

Además, si usas GTD®, sabes que cuentas con la posibilidad de organizar los elementos, sobre los que no tienes claro tu compromiso y deseas posponer esa decisión, en una lista «algún día tal vez».

Dicen que el infierno está lleno de buenas intenciones. Sí usas GTD®, serán tus listas «algún día tal vez» las que estarán llenas de buenas intenciones, mientras que tus listas de «siguientes acciones» contendrán únicamente firmes compromisos.