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#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

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Practicando GTD: Organizando lo que no requiere acción

Varios de los últimos posts los he dedicado a explicar cómo aclaramos y organizamos con GTD® esos elementos que hemos decidido que no requieren acción. En este post os propongo hacer un ejercicio y practicar con lo que no requiere acción.

Imagina que recibes un mail de un amigo recomendándote un hotel con encanto, situado en un bonito bosque de pinos, donde se facilitan retiros de meditación.

¿Cómo aclaras y organizas esa captura? ¿Dónde lo pones?

Solo hay una manera de responder correctamente a la pregunta de «dónde lo pones» y esa manera es seguir el WorkFlow de GTD®.

1- Nos hacemos la primera pregunta: ¿Qué significa esto para mí?

Imaginemos tres posibles respuestas a esta pregunta de tres hipotéticas personas:

  • Persona A: Esto es información útil. Confío en mi amigo. Siempre que me ha recomendado algo ha valido la pena.
  • Persona B: Esto es una buena idea, pero ahora no estoy seguro de que sea prudente incurrir en más gastos, prefiero decidir qué hacer más adelante.
  • Persona C: Esto no me sirve. A mi pareja no le gustan estas cosas y yo tengo alergia a los pinos.

 2- Después nos preguntamos: ¿Requiere acción?

Para los tres casos, en pleno confinamiento, la respuesta es «No». No requiere acción. Hoy estamos practicando lo que no requiere acción

3- ¿Dónde organizo el recordatorio?

  • La «A» lo organiza en su archivo en una carpeta llamada «Hoteles de vacaciones».
  • La «B» lo organiza en una de sus listas «algún día/tal vez» llamada «Lugares interesantes para visitar».
  • La «C» lo tira a la papelera.

Si quieres entender mejor cómo he llegado a alguna de las tres opciones te recomiendo que leas el post correspondiente a cada una de las opciones. «Archivar», «Incubar» y «Eliminar».

Como has visto en este ejercicio, para poder aclarar y organizar correctamente es fundamental empezar por la pregunta «¿qué significa esto para mí?». Probablemente esta pregunta te resulte fácil aunque requiere pensar un poco antes de responder.

Si queremos saber dónde organizar cualquier recordatorio tendremos que saber lo que las cosas significan para nosotros porque, a fin de cuentas, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Finalmente, ¿qué te ha parecido el ejercicio? ¿Tienes alguna duda? Si es así, por favor, déjala en comentarios y te la responderé encantada lo antes posible.

Sigue practicando GTD y organizando perfectamente lo que no requiere acción.

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#VidaSinEstrés: El reto de las Siguientes Acciones

Te propongo que pongas a prueba tus conocimientos sobre GTD® en relación a las siguientes acciones.

El reto que te planteo es que leas las frases que encontrarás a continuación e identifiques cuáles de ellas sería altamente improbable encontrar en las listas de «próximas acciones» o «siguientes acciones» de una persona con un nivel avanzado de GTD® ¿Aceptas el reto?

¿Cuáles de estas frases no son dignas de una persona experto en GTD®?

  1. Actualizar LinkedIn.
  2. Informe reunión departamento.
  3. Buscar lugares para celebrar fiesta de cumpleaños.
  4. Pensar en la estrategia comercial para el próximo trimestre.
  5. Diseñar la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú.
  6. Leer el mail del jefe de departamento para pensar qué implicaciones tiene y, si decido que requiere acción, escribir una «siguiente acción» adecuada.
  7. Llamar a Antonio para darle los datos que me tienen que pasar la próxima semana las personas de finanzas.

¿Cuántas has dado por buenas?
Ninguna: Las frases que te presentaba anteriormente, tal y como están escritas, tienen mucho que mejorar.

Te daré tres pistas que te ayudarán a auditarlas correctamente. Las «próximas acciones» o «siguientes acciones» se caracterizan porque:

1. Son acciones físicas, concretas y visibles que hacen que un tema avance.
2. Las podemos hacer sin necesidad de que ninguna otra acción sea llevada a cabo con anterioridad.
3. Son tachables, es decir, se pueden empezar y terminar de una sentada.

Veamos cada una de las frases anteriores:

  1. Actualizar LinkedIn. Es poco concreto. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Añadir «nivel A2 de portugués» en Linkedin.
  2. Informe reunión departamento. No tiene verbo. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Leer Informe reunión departamento y copiar en el Excel los incrementos en producción.
  3. Buscar lugares para celebrar fiesta de cumpleaños. Buscar no hace que algo avance porque puedes pasarte meses buscando sin encontrar nada. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Encontrar dos alternativas para celebrar fiesta de cumpleaños y proponerlas por whatsapp a «X» para que decida su preferida.
  4. Pensar en la estrategia comercial para el próximo trimestre. Estamos frente a un verbo «mental» que claramente no representa una actividad física y visible. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Hacer un mapa mental con alternativas para presentarlo en la próxima reunión de ventas.
  5. Diseñar la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú. No es tachable. Esto necesitará probablemente de más tiempo del que podamos dedicar en un solo bloque de trabajo. En GTD sería muy probablemente un proyecto. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Hacer un listado de todas las necesidades que tiene que cubrir la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú.
  6. Leer el mail del jefe de departamento para pensar qué implicaciones tiene y, si decido que requiere acción, escribir una «siguiente acción» adecuada. No es correcto porque esto es precisamente lo que debemos hacer cuando estamos «aclarando» o «procesando» para decidir la «siguiente acción».
  7. Llamar a Antonio para darle los datos que me tienen que pasar, la próxima semana, las personas de finanzas. Está mal porque no podemos hacerlo sin que otra siguiente acción sea completada con anterioridad. Esto debería ser sustituido por un elemento en la lista «a la espera» que fuera algo así: Finanzas me envía los datos que tengo que pasarle a Antonio, que les solicité el 18/11.

Mejorar nuestra efectividad personal exige hacer las cosas bien. Una de ellas es escribir correctamente las siguientes acciones. Existen muchas formas diferentes de escribirlas correctamente, probablemente tantas como personas que usan GTD®.

Lo importante es pensar y decidir qué acción física y visible habrá que llevar a cabo para que un tema avance y redactarlas lo suficientemente bien como para poder ejecutarlas con facilidad, sin necesidad de recordar o concretar nada.

Porque con GTD también se pone de manifiesto eso que ya sabía Fernando VII de: «vísteme despacio, que tengo prisa» o, como decía Antonio José Masiá: «La lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez».

 

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GTD®: «¿Qué?» o «¿Para qué?», ¿Cuál es mejor?

¿Eres de los que te preguntas el para qué de las cosas?

Entiendo perfectamente el debate que, en ocasiones, me encuentro en relación a algunos de los hábitos de GTD®. Yo misma soy una persona que no suele aceptar de buena gana las cosas si no entiende su utilidad o no le veo sentido a lo que me dicen.

Es habitual que en las formaciones de GTD® aparezcan personas que expresan su oposición a aspectos concretos de la metodología. A mí esto me encanta, porque suele ser síntoma de genuino interés. De hecho, en la inmensa mayoría de las ocasiones, son las personas que más resistencia expresaban al principio las que suelen salir más convencidas y con el firme propósito de usar esta metodología.

En relación con las resistencias que aparecen en las formaciones, recientemente he leído, en el blog de nuestros colegas ingleses, un post que me ha resultado especialmente interesante. Todd Brown, Máster Trainer en Next Action Associates, comparte con sus formadores la idea de centrarse en el «para qué» de las cosas como estrategia para evitar posibles resistencias a la hora de que otros aprendan a usar GTD®.
El post contenía la tabla que veréis a continuación, y que me ha parecido que podría ser de utilidad, con algunas de las ideas clave de «qué» hacemos cuando usamos GTD y lo más interesante, desde mi punto de vista, «para qué» las hacemos. Espero que a vosotros también os resulte interesante.

Pasos GTDQuéPara Qué/Por qué
CapturarSacar las cosas de tu cabeza y depositarlas en contenedores de confianzaReducir las distracciones y asegurarnos de que estamos al tanto de todo aquello con o sobre lo que podrías necesitar hacer algo, para que nada se te escape
AclararHacerse preguntas para ganar claridad: ¿Requiere acción? ¿Cuál es la siguiente acción? ¿Cuál es el resultado deseado?Determinar, con el menor esfuerzo mental posible, que significan las cosas para ti. Completar el proceso de pensamiento sobre esas cosas para poder centrarte sin distracciones en lo que sea que requiera tu atención.
OrganizarTener un sistema de organización externo (es decir, fuera de tu cabeza) perfectamente definido: las cosas que significan una cosa se pueden encontrar en un único sitio.No se puede confiar en que nuestro cerebro nos recuerde las cosas sólo cuando es útil. Sé amable con tu yo futuro.
Asegurar que cuando necesites ver un recordatorio o información, puedas verlo rápidamente.
ReflexionarInvolucrarse de forma óptima con los elementos de tu sistema organizativo. Hacer «Revisiones Semanales»El mundo se mueve rápido. Asegurarse de tener sistemáticamente la perspectiva correcta sobre nuestro mundo y nuestros compromisos.
EjecutarUtilizar el modelo de los tres criterios limitantes para elegir con confianza qué hacer en cualquier momento.Confiar en que, sea lo que sea que se esté haciendo en cada momento, sea lo correcto para nosotros.

¿Te ha resultado útil leer «para qué» hacemos lo que hacemos? Si tienes alguna consulta, sobre para qué hacemos las cosas que hacemos, estaré encantada de responder a tus preguntas en los comentarios.

 

 

 

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#VidaSinEstrés: decidir es muy fácil con GTD®

Usar GTD® nos facilita la tarea de pensar y decidir.

Tú eliges hacia dónde y tú decides hasta cuándo, porque tu camino es un asunto exclusivamente tuyo. Jorge Bucay

Aclarar consiste en ir tomando una a una las «cosas» de nuestras bandejas de entrada y hacerse preguntas sobre ellas.

El proceso de Aclarar comienza con una pregunta sobre el significado de las cosas: ¿qué es esto? (¿qué significa para mí?). En este post vamos a ver cómo seguir.

Una vez tenemos claridad sobre el significado que tiene para nosotros esa «cosa», la siguiente pregunta es: ¿es accionable? o, lo que es lo mismo y a mí me gusta más, ¿requiere acción?

Para esta pregunta sólo hay dos respuestas posibles: sí y no.

Cuando decidimos que algo No requiere acción se abren tres posibilidades:

  1. Es basura (no tiene utilidad)
  2. Es para archivar (puede ser útil para algo más adelante)
  3. Es para incubar (puede requerir acción más adelante)

Cuando decidimos que algo requiere acción, a continuación, debes plantearte otra importante cuestión: ¿cuál es la «Siguiente Acción»?

Una «Siguiente Acción» es la siguiente actividad física y observable para que esa «cosa» avance.

Veamos tres ejemplos, de «Siguientes Acciones», que aparecen en el libro «Organízate con eficacia»:

Llamar a Fred para obtener nombre y número del taller del que habló.
Preparar borrador de ideas para el orden del día de la reunión de presupuestos.
Hablar con Ángela sobre el sistema de archivo que hay que implantar.

Si te fijas en estos ejemplos, verás que se trata de acciones físicas y visibles, es decir, que involucran a nuestro cuerpo y que cualquier persona puede ver cómo las llevamos a cabo.

Una vez que has decidido que Sí requiere acción y cuál es la «Siguiente Acción», se abren otras tres posibilidades:

  1. Hacerla (sólo cuando la «Siguiente Acción» se pueda hacer en menos de 2’)
  2. Delegarla (si requiere más de 2’, pregúntate: «¿soy la persona adecuada para hacer esto?» Si la respuesta es no, delégala)
  3. Aplazarla (si requiere más de 2’ y eres la persona adecuada para hacerlo, aplázala por el momento)

Esta tercera opción es muy importante aplicarla bien. Recuerda que ahora estamos aclarando toda nuestra bandeja de entrada y queremos vaciarla. Aplazar algo simplemente significa que tan pronto hayas terminado de «Aclarar» te podrás poner con tus «Siguientes Acciones».

Esta semana te propongo que si tienes un sistema GTD® en marcha hagas una auditoria del mismo y revises todas tus «Siguientes Acciones» para asegurarte de que son físicas y visibles.

Y, si no usas GTD®, te animo a que empieces. Como puedes ver, ser una persona más productiva es muy fácil.