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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#VidaSinEstrés: Ejecutar es hacer con confianza

Este es un primer post de una serie sobre el paso Ejecutar de GTD®.

Ejecutar consiste en aplicar una serie de filtros para elegir con confianza qué hacer —y qué no hacer— en cada momento.

Seguramente estarás de acuerdo conmigo en que si queremos llegar a ejecutar con maestría, además de tener un sistema GTD completo y actualizado, es preciso tener perspectiva.

Sabemos que la sensación de control la conseguimos con los cinco pasos y que para tener perspectiva tenemos el modelo de seis niveles, del que escribiré más adelante.

Si aún no has profundizado en la parte de perspectiva, creo que te ayudará a hacerte una idea conocer la respuesta que en una ocasión dio David Allen cuando le preguntaron qué significaba tener perspectiva. Él respondió «Tener perspectiva significa preguntarse siempre para qué».

Me parece complicado, por no decir imposible, llegar a ejecutar con total confianza de estar haciendo en cada momento lo que tiene sentido hacer si:

  • Primero, no tengo un inventario completo de lo que he pensado y decidido hacer.
  • Segundo, desconozco el «para qué» de lo que he pensado y decidido hacer o no hacer.

Podemos leer en Organízate con eficacia que el propósito esencial del flujo de trabajo es el de facilitar las buenas elecciones acerca de lo que hacemos en cualquier momento de nuestra vida.

La elección de qué hacer en cada momento es intuitiva. En cuestión de milésimas de segundo pasamos de evaluar una siguiente acción a otra. Hacemos, o dejamos de hacer miles de cosas.

Pero, ¿podemos confiar en nuestra intuición?

Hoy sabemos que podemos confiar en nuestra intuición cuando tenemos suficiente información y estamos frente a un entorno estable.

¿Cómo conseguimos sentirnos bien con lo que hacemos y totalmente conformes con lo que dejamos sin hacer?

Para llegar a elegir con confianza debemos tener en cuenta estos tres modelos:

1. El Modelo Tridimensional para identificar el Trabajo Diario

Cuando estás haciendo las cosas, o «trabajando» en sentido universal, hay tres clases diferentes de actividades en las que los trabajadores del conocimiento podemos estar ocupados:

  • Haciendo trabajo predefinido.
  • Haciendo trabajo que surge en el momento.
  • Definiendo tu trabajo.

2. El Modelo de los Cuatro Criterios para elegir las acciones en el momento

Hay cuatro criterios limitantes que puedes aplicar y por este orden:

  1. El contexto, es decir, el lugar, la herramienta o la persona adecuadas para hacer.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

3. El Modelo de los Seis Niveles para Revisar tu Trabajo

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Siguientes acciones.

En próximos posts entraré a contarte más cosas sobre estos tres modelos que nos permiten elegir con confianza y de forma intuitiva. ¡Espero que te resulten de utilidad!

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#VidaSinEstrés: El reto de las Siguientes Acciones

Te propongo que pongas a prueba tus conocimientos sobre GTD® en relación a las siguientes acciones.

El reto que te planteo es que leas las frases que encontrarás a continuación e identifiques cuáles de ellas sería altamente improbable encontrar en las listas de «próximas acciones» o «siguientes acciones» de una persona con un nivel avanzado de GTD® ¿Aceptas el reto?

¿Cuáles de estas frases no son dignas de una persona experto en GTD®?

  1. Actualizar LinkedIn.
  2. Informe reunión departamento.
  3. Buscar lugares para celebrar fiesta de cumpleaños.
  4. Pensar en la estrategia comercial para el próximo trimestre.
  5. Diseñar la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú.
  6. Leer el mail del jefe de departamento para pensar qué implicaciones tiene y, si decido que requiere acción, escribir una «siguiente acción» adecuada.
  7. Llamar a Antonio para darle los datos que me tienen que pasar la próxima semana las personas de finanzas.

¿Cuántas has dado por buenas?
Ninguna: Las frases que te presentaba anteriormente, tal y como están escritas, tienen mucho que mejorar.

Te daré tres pistas que te ayudarán a auditarlas correctamente. Las «próximas acciones» o «siguientes acciones» se caracterizan porque:

1. Son acciones físicas, concretas y visibles que hacen que un tema avance.
2. Las podemos hacer sin necesidad de que ninguna otra acción sea llevada a cabo con anterioridad.
3. Son tachables, es decir, se pueden empezar y terminar de una sentada.

Veamos cada una de las frases anteriores:

  1. Actualizar LinkedIn. Es poco concreto. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Añadir «nivel A2 de portugués» en Linkedin.
  2. Informe reunión departamento. No tiene verbo. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Leer Informe reunión departamento y copiar en el Excel los incrementos en producción.
  3. Buscar lugares para celebrar fiesta de cumpleaños. Buscar no hace que algo avance porque puedes pasarte meses buscando sin encontrar nada. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Encontrar dos alternativas para celebrar fiesta de cumpleaños y proponerlas por whatsapp a «X» para que decida su preferida.
  4. Pensar en la estrategia comercial para el próximo trimestre. Estamos frente a un verbo «mental» que claramente no representa una actividad física y visible. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Hacer un mapa mental con alternativas para presentarlo en la próxima reunión de ventas.
  5. Diseñar la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú. No es tachable. Esto necesitará probablemente de más tiempo del que podamos dedicar en un solo bloque de trabajo. En GTD sería muy probablemente un proyecto. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Hacer un listado de todas las necesidades que tiene que cubrir la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú.
  6. Leer el mail del jefe de departamento para pensar qué implicaciones tiene y, si decido que requiere acción, escribir una «siguiente acción» adecuada. No es correcto porque esto es precisamente lo que debemos hacer cuando estamos «aclarando» o «procesando» para decidir la «siguiente acción».
  7. Llamar a Antonio para darle los datos que me tienen que pasar, la próxima semana, las personas de finanzas. Está mal porque no podemos hacerlo sin que otra siguiente acción sea completada con anterioridad. Esto debería ser sustituido por un elemento en la lista «a la espera» que fuera algo así: Finanzas me envía los datos que tengo que pasarle a Antonio, que les solicité el 18/11.

Mejorar nuestra efectividad personal exige hacer las cosas bien. Una de ellas es escribir correctamente las siguientes acciones. Existen muchas formas diferentes de escribirlas correctamente, probablemente tantas como personas que usan GTD®.

Lo importante es pensar y decidir qué acción física y visible habrá que llevar a cabo para que un tema avance y redactarlas lo suficientemente bien como para poder ejecutarlas con facilidad, sin necesidad de recordar o concretar nada.

Porque con GTD también se pone de manifiesto eso que ya sabía Fernando VII de: «vísteme despacio, que tengo prisa» o, como decía Antonio José Masiá: «La lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez».

 

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#VidaSinEstrés: Organizar el Material de Soporte

Organizar nuestro material de soporte es importante. En ocasiones, el motivo por el que nuestros proyectos no avanzan es que no tenemos claridad sobre ellos, y esto suele ser debido a que están desorganizados.

Como muy probablemente hayas escuchado en múltiples opciones, la clave de la organización es tener un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio. ¿Qué significa esto, en lo relativo a nuestros proyectos, cuando usamos GTD®?

  1. Que tenemos una lista de proyectos, donde tendremos escritos los resultados que queremos alcanzar.
  2. Además tenemos nuestras listas de siguientes acciones donde estarán las acciones físicas y visibles que hacen que nuestros temas avancen.
  3. Nuestro material con la información de apoyo o referencia está en lugares específicos claramente definidos.

La confusión está asegurada cuando tenemos mezclado, en el mismo espacio físico o mental, lo que tenemos que hacer («siguientes acciones»), el resultado que queremos alcanzar («proyecto») y la información relativa a nuestro proyecto («material de apoyo»).

Por ejemplo, es muy habitual tener documentos con información relevante referente a nuestros proyectos. Estos documentos son lo que en GTD® llamamos «material de apoyo para proyectos». ¿Cómo mantenemos organizado este material de apoyo? Es muy sencillo.

Lo primero, cada proyecto, que lo necesite, debe contar con su propio material de apoyo, de forma independiente, es decir, separado del resto de documentos, ya sea en una carpeta física o virtual.

Cuando un proyecto está activo y necesitamos revisar el material con asiduidad, es muy recomendable tener estas carpetas de material físico en una bandeja, al alcance de la mano. Una bandeja dedicada únicamente a este tipo de documentos. A estas bandejas las llamamos «bandejas de soporte para proyectos» y nos permiten revisar esta información de forma rápida siempre que lo necesitemos.

También debemos revisar este «material de soporte de proyectos» en nuestra revisión semanal, para asegurarnos de que nada se nos está pasando por alto.

Como ves, en GTD® nunca se mezcla en un mismo sitio elementos con significados distintos.

Si quieres que tu sistema GTD® sea realmente útil, es importante no confundir el «material de apoyo para proyectos» con las «próximas acciones» del proyecto. Es también importante no usar este material como recordatorio de lo que queremos hacer.

Cuando tenemos físicamente bien organizados nuestros proyectos, también tendremos nuestra mente preparada para hacer que avancen de manera efectiva.