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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Ejecutar es hacer con confianza

Este es un primer post de una serie sobre el paso Ejecutar de GTD®.

Ejecutar consiste en aplicar una serie de filtros para elegir con confianza qué hacer —y qué no hacer— en cada momento.

Seguramente estarás de acuerdo conmigo en que si queremos llegar a ejecutar con maestría, además de tener un sistema GTD completo y actualizado, es preciso tener perspectiva.

Sabemos que la sensación de control la conseguimos con los cinco pasos y que para tener perspectiva tenemos el modelo de seis niveles, del que escribiré más adelante.

Si aún no has profundizado en la parte de perspectiva, creo que te ayudará a hacerte una idea conocer la respuesta que en una ocasión dio David Allen cuando le preguntaron qué significaba tener perspectiva. Él respondió «Tener perspectiva significa preguntarse siempre para qué».

Me parece complicado, por no decir imposible, llegar a ejecutar con total confianza de estar haciendo en cada momento lo que tiene sentido hacer si:

  • Primero, no tengo un inventario completo de lo que he pensado y decidido hacer.
  • Segundo, desconozco el «para qué» de lo que he pensado y decidido hacer o no hacer.

Podemos leer en Organízate con eficacia que el propósito esencial del flujo de trabajo es el de facilitar las buenas elecciones acerca de lo que hacemos en cualquier momento de nuestra vida.

La elección de qué hacer en cada momento es intuitiva. En cuestión de milésimas de segundo pasamos de evaluar una siguiente acción a otra. Hacemos, o dejamos de hacer miles de cosas.

Pero, ¿podemos confiar en nuestra intuición?

Hoy sabemos que podemos confiar en nuestra intuición cuando tenemos suficiente información y estamos frente a un entorno estable.

¿Cómo conseguimos sentirnos bien con lo que hacemos y totalmente conformes con lo que dejamos sin hacer?

Para llegar a elegir con confianza debemos tener en cuenta estos tres modelos:

1. El Modelo Tridimensional para identificar el Trabajo Diario

Cuando estás haciendo las cosas, o «trabajando» en sentido universal, hay tres clases diferentes de actividades en las que los trabajadores del conocimiento podemos estar ocupados:

  • Haciendo trabajo predefinido.
  • Haciendo trabajo que surge en el momento.
  • Definiendo tu trabajo.

2. El Modelo de los Cuatro Criterios para elegir las acciones en el momento

Hay cuatro criterios limitantes que puedes aplicar y por este orden:

  1. El contexto, es decir, el lugar, la herramienta o la persona adecuadas para hacer.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

3. El Modelo de los Seis Niveles para Revisar tu Trabajo

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Siguientes acciones.

En próximos posts entraré a contarte más cosas sobre estos tres modelos que nos permiten elegir con confianza y de forma intuitiva. ¡Espero que te resulten de utilidad!

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#ConfíaEnTusDecisiones: No soy vago, es que me han hecho así

Decidir no ser vago supone ir contra nuestra naturaleza.

La pereza está profundamente arraigada en nuestra naturaleza y la ley del mínimo esfuerzo rige nuestra actividad tanto mental como física. Parece que el ser humano es vago por naturaleza

Kahneman nos dice que: “si hay varias formas de lograr el mismo objetivo, el individuo gravitará finalmente hacia la pauta de acción menos exigente. En la economía de la acción, el esfuerzo es un coste, y la adquisición de habilidad viene determinada por el balance de costes y beneficios.”

A lo largo de la evolución, nuestro cerebro ha ido diseñando y perfeccionando un sofisticado sistema de asignación de la atención entre nuestro «sistema 1» y nuestro «sistema 2» para comportarse de una forma eficiente.

  • Nuestro «sistema 1» asigna prioridad a las acciones de autoprotección y toma el control en las emergencias. Es el que, por ejemplo, nos permite actuar rápidamente, incluso antes de ser plenamente conscientes, cuando nuestro coche patina en la carretera.
  • Nuestro «sistema 2» se encarga de realizar los procesos que requieren esfuerzo y actos de autocontrol. Es el único que puede seguir reglas, comparar objetos en varios de sus atributos y hacer elecciones deliberadas entre opciones. Es el que, por ejemplo, nos permite resolver el resultado de 358+986.

Probablemente sabrás que cuando adquirimos habilidades para realizar una tarea mental, la demanda de energía disminuye, pero ¿sabías que nuestras pupilas se dilatan cuando nuestro «sistema 2» está trabajando?

Las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental. Incluso, dependiendo de la dilatación, podemos saber si estamos haciendo un esfuerzo mental grande o pequeño.

El hecho de saber que nuestras pupilas indican nuestro consumo de energía mental nos permite comprobar que pasar de una tarea a otra requiere esfuerzo, especialmente cuando el tiempo apremia.

Este hecho me lleva a hacerte dos recomendaciones si quieres ser eficiente con tu consumo de energía mental:

1- Cuando realices acciones que requieren esfuerzo intelectual, evita la multitarea. En realidad, nunca haces dos cosas «de las del sistema 2» a la vez, sino que tu cerebro pasa de una a otra haciendo un sobreesfuerzo cada vez cambia de actividad.

2- Siempre que sea posible, empieza y termina cualquier actividad en un solo periodo de tiempo. Gastas menos energía mental que si dejas las tareas a medias y vuelves sobre ellas posteriormente.

Como tu cerebro sabe, pensar es un despilfarro de energía, por eso piensa todo lo necesario, pero no más de lo imprescindible.

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¿Cómo y Cuándo se revisan nuestros Proyectos?

Somos más efectivos cuando revisamos nuestros proyectas ¿Cómo y cuándo se revisan?

«Si piensas de verdad una vez a la semana, podrás confiar en tus elecciones el resto del tiempo» David Allen

David Allen nos recomienda revisar nuestros proyectos:

  1. En nuestra «revisión semanal», para actualizar el estado de todos ellos.
  2. Cada vez que tengamos la sensación de que algún proyecto clave se está quedando atrás.
  3. Siempre que sintamos que hemos perdido la sensación de control de nuestras prioridades a corto plazo

El momento más habitual en el que revisamos nuestros proyectos es la «revisión semanal». Y, hacer la revisión semanal es un factor clave para mantener una visión de conjunto de nuestro sistema GTD®.

En mi experiencia, aunque en ocasiones sea complicado sacar una o dos horas para hacer una revisión semanal, dedicar el tiempo necesario para reflexionar sobre todos los temas que tenemos que sacar adelante nos aporta información muy relevante, que compensa con creces la inversión de tiempo.

David Allen nos dice en su libro – Haz que funcione – que la «revisión semanal» engloba un conjunto de procedimientos específicos para «ponerse en guardia de verdad». Aunque cualquier momento es bueno, nos recomienda hacer las revisiones al final de la semana de trabajo. También nos dice que la función de la revisión semanal es la de mantenernos despiertos, actualizados y creativos.

La revisión para mantenerte despierto:

Consiste en atrapar todos los aspectos que se pueden haber acumulado en nuestro entorno y en nuestra mente y que aún no hemos introducido en tu sistema.

En la práctica, esto consiste en capturar y aclarar todos los incompletos que tengamos en nuestra cabeza y, por supuesto, en cualquiera de nuestras múltiples bandejas de entrada, como, por ejemplo: correo electrónico, bolso, maletín, mochila, bolsillos, mesas de trabajo, post-it…

La revisión para mantenerte actualizado:

Consiste en poner al día los listados de acciones y proyectos que no hemos podido actualizar durante la semana.

Examinaremos nuestras siguientes acciones para detectar si alguna de ellas ha pasado a ser un proyecto.

Tachamos aquellas acciones que se han completado y que, por diferentes motivos, no hemos tachado todavía.

Revisaremos la lista de asuntos delegados.

Miraremos si está actualizada tu lista de proyectos o es necesario añadir, o eliminar, alguno de ellos.

Además, revisaremos también nuestra agenda, especialmente si hay personas autorizadas para añadirnos cosas en ella.

La revisión para mantenerte creativo:

Este es el momento de observar nuestro mundo desde una perspectiva más “elevada”.
Para conseguir ser creativos no es necesario seguir ninguna disciplina concreta. Simplemente observar nuestros asuntos pendientes desde un enfoque positivo hará que encontremos ideas y soluciones que el día a día no nos ha dejado ver.

Aunque en ocasiones nos cuesta parar y encontrar el momento de hacer una buena «revisión semanal», mi recomendación es que te mantengas fiel a este hábito. Otra recomendación es que trates de hacer tu «revisión semanal» en un entorno agradable, libre de ruidos e interrupciones.

A mí, la revisión semanal me aporta un “extra” de tranquilidad para el resto de mi semana. Y para ti, ¿cuáles son los principales beneficios de la revisión semanal?

 

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Reflexiones

Para tener las cosas claras usa GTD®

Para tener las cosas claras usa GTD. Tener las cosas claras sobre qué hacer y qué no hacer es un excelente fin en sí mismo y uno de los resultados de practicar GTD.

Por una parte, con «los cinco pasos» de GTD, mejoramos nuestra productividad personal de forma significativa, como resultado de tener la información sobre todas las cosas que tenemos, o queremos, hacer, así como el enfoque mental adecuado para hacerlas.

Por otra parte, la perspectiva es la parte de la metodología de GTD que nos ayuda a tener más claridad sobre nuestras elecciones y nos permite tener una actitud más proactiva en nuestro día a día.

Pero, aunque la parte de perspectiva parece ser la principal encargada de aportarnos claridad sobre nuestras elecciones, lo cierto es que para muchas personas tener «sensación de control» – un sistema de confianza que les aporta información fiable – les resulta suficiente, y nunca sienten interés por la parte de perspectiva. Esto es lógico ya que, en cierto modo, cuando practicamos «los cinco pasos» de GTD mejora nuestra «perspectiva», aunque no le prestemos atención, a nivel consciente, a los niveles de perspectiva más elevados.

Esto se debe a que tener nuestro mundo bien organizado nos proporciona una «mejor óptica», que favorecerá tener una mejor visión general de nuestro mundo.

Practicar «los cinco pasos» nos facilitan tener un estado mental apropiado para ver con claridad más allá de nuestro día a día.

Todos los usuarios de GTD hemos experimentado como cuando usamos la mente para pensar en lugar de usarla para intentar que no se nos olviden las cosas:

  • Estamos mejor preparados para adaptarnos a los posibles cambios
  • Somos capaces de aprovechar mejor las oportunidades que nos puedan surgir
  • Escuchamos con mucha más claridad lo que nos dicen o, lo que no nos dicen, las personas con las que nos relacionamos.

En definitiva, tener sensación de control también nos ayuda a saber elegir mejor y a ser más proactivos.

Pero dejar de lado la parte de perspectiva es perderse una parte importante de la metodología. Tener ciertas rutinas que nos permitan revisar los factores que influyen sobre nuestras decisiones, nos dará aún mayor seguridad sobre qué estamos tomando las mejores elecciones y evitará que nos sintamos inseguros sobre lo que dejamos sin hacer.

Cuando David Allen nos habla de tener “la mente como el agua”, nos está hablando de tener una mente preparada, enfocada, centrada y libre de interrupciones. Una mente que nos permita hacer aquello que necesitemos hacer en cada momento. Sin embargo, ¿es posible estar completamente centrados en lo que estamos haciendo cuando dudamos sobre lo que deberíamos estar haciendo? ¿Es posible tener claridad sobre la idoneidad de lo que hacemos cuando nunca dedicamos tiempo a pensar sobre nuestro propósito? ¿Podemos decidir bien sin conocer nuestros valores? ¿Somos capaces de ser proactivos  sin saber lo que deseamos que sea nuestra vida en el largo, medio y corto plazo?

El camino hasta haber interiorizado los hábitos que nos propone GTD exige perseverancia durante algún tiempo. Aunque, montar tu sistema GTD completo te aportará múltiples beneficios desde el primer momento. Mi recomendación es que una vez que te sientas cómodo practicando el modelo de «los cinco pasos» empieces con la parte de perspectiva. Hacerlo aumentará tu claridad a la hora de decidir qué hacer en cada momento, te aportará equilibrio entre lo personal y lo profesional, y mejorará tu visión estratégica.