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#VidaSinEstrés: Los tres tipos de trabajo

Los profesionales del conocimiento hacemos tres tipos de trabajo. Saber elegir correctamente en qué momento hacer cada uno de ellos tendrá un impacto muy positivo en nuestra efectividad personal.

Te guste o no, si eres una de esas personas a las que Peter Drucker llamó kwowledge worker tu ocupación consiste en aplicar tu conocimiento y experiencia en la realización de tres tipos de trabajo.

Recordemos cuáles son esos tres tipos de trabajo:

Trabajo predefinido:

Es ese tipo de trabajo en el que sabes lo que tienes que hacer y sabes cuando está terminada la tarea.

“Cuando estás haciendo un trabajo definido con anterioridad, estás trabajando a partir de tus listas de acciones siguientes y tu calendario, finalizando tareas que ya habías decidido que era necesario hacer o gestionando tu flujo de trabajo.” David Allen

Trabajo según surge:

Es el trabajo que llega de forma imprevista. Ese que aparece y debe atenderse de forma inmediata.

Es fácilmente reconocible porque suele aparecer en forma de «incendio» inesperado y no hacer nada al respecto de forma inmediata tendrá consecuencias negativas.

No capturamos el trabajo según surge porque conforme llega hay que ponerse con él. Aun así, antes de empezar a ejecutar este tipo de trabajo mi recomendación es que despiertes a tu perezoso «sistema 2» y dediques unos segundos a:

  • Pensar qué significa para ti ese «incendio».
  • Analizar qué opciones tienes.
  • Decidir qué hacer. Qué puedo hacer yo y que pueden hacer otros.
  • Pensar qué tiene que pasar para que ese «incendio» esté apagado.

Trabajo de definir el trabajo:

Es el trabajo de pensar, decidir y organizar.

Si eres un profesional del conocimiento la mayoría del trabajo que te llega está sin definir. El trabajo te llega «en bruto» y requiere de tu inteligencia, experiencia y aprendizajes para ser transformarlo en algo que aporte valor.

“Definir tu trabajo entraña que ordenes tu bandeja de entrada, mensajes digitales y notas de tus reuniones y que desgloses los nuevos proyectos en pasos susceptibles de ser llevados a la práctica. A medida que proceses tus entradas, no dudes en ocuparte de las acciones de menos de dos minutos y en arrojar a la basura y archivar numerosas cosas (otra versión de hacer el trabajo a medida que va surgiendo). Buena parte de esta actividad consistirá en identificar las cosas que tienen que hacerse en algún momento, aunque no de inmediato. Además, sobre la marcha irás agregando cosas a todas tus listas.” David Allen

Te dejo algunas reflexiones sobre la triple naturaleza del trabajo, espero que te resulten de utilidad:

  • Todos tenemos un porcentaje, mayor o menor dependiendo de nuestra actividad, de los tres tipos de trabajo. Te recomiendo que no descuides ninguno de ellos.
  • Pensar para definir tu trabajo también es trabajar.
  • Si tu trabajo es estar de «incendio» en «incendio» estarás descuidando los otros tipos de trabajo. Te propongo que trates de introducir cambios que te permitan salir de esa situación.
  • Hacer bien el trabajo de definir el trabajo te permite ser más efectivos a la hora de ejecutar el trabajo predefinido.
  • Cuando has definido todo tu trabajo, tienes la seguridad de que tus listas de cosas pendientes están completas. Puede que no llegues a todo pero estás seguro de que nada se te está pasando por alto.

Si quieres, déjame tus reflexiones. Me encantará leerlas 🙂

 

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#ConfíaEnTusDecisiones: Cuando quien decide es tu estado de ánimo

En ocasiones el que decide es tu estado de ánimo.

«De qué nos podemos fiar, si ni siquiera es azul el mar» Arnau Griso, Banderas Blancas

Sigo profundizando, de la mano de Kahneman, en la heurística.

Recordarás que heurística es ese «procedimiento sencillo que nos ayuda a encontrar respuestas adecuadas, aunque a menudo imperfectas, a respuestas difíciles».

Este post tratará sobre «la heurística del estado de ánimo y la felicidad»

Podemos leer en «Pensar rápido, pensar despacio» un experimento curioso, realizado con estudiantes, que nos permite observar como, ante dos preguntas, los resultados cambian en función del orden en el que aparezcan esas preguntas. Podemos ver como se decide en función del estado de ánimo.

Cuando las preguntas se plantean así:

  1. ¿Se siente muy feliz estos días?
  2. ¿Cuántas citas tuvo el mes pasado?

No aparece correlación entre ellas. Es decir, l@s estudiantes que afirmaron haber tenido muchas citas no se sentían más felices que los que dijeron haber tenido pocas. En esta ocasión L@s estudiantes demostraron que eran capaces de distinguir la vida sentimental de la vida como un todo.

Por el contrario, cuando el orden de las preguntas es este:

  1. ¿Cuántas citas tuvo el mes pasado?
  2. ¿Se siente muy feliz estos días?

Aparece la correlación. El hecho de preguntar a l@s estudiantes por sus citas los llevó a pensar en su vida sentimental y esto hizo que tuvieran una reacción emocional.

L@s estudiantes que tuvieron muchas citas recordaron un aspecto feliz de sus vidas y los que no habían tenido ninguna se sintieron solos y rechazados. Está reacción emocional hizo que los que tuvieron citas respondieran que eran más felices que aquellos que no las habían tenido.

El hecho de que una emoción estuviera todavía presente en sus mentes cuando llegó la pregunta sobre su felicidad influyó en sus respuestas. Se les preguntó si eran felices, y el «Sistema 1» tuvo su pronta respuesta en función del estado de ánimo de ese momento.

Tomar conciencia del hecho de que los estados de ánimo influyen en nuestras decisiones refuerza la importancia de uno de los principios de la efectividad personal: «Enfriar el pensamiento».

Nuestro «Sistema 1» de pensamiento nos empuja a hacer cosas que podríamos dejar sin hacer cuando hay alguna emoción que nos impulsa a hacerla y, por el contrario, dejamos sin hacer otras cosas que podrían estar aportando mucho más valor pero que otra emoción nos lo está impidiendo ¡Esto ocurre, además, sin que seamos realmente conscientes de ello!

Enfriar el pensamiento nos facilita hacer en cada momento aquello que tiene más sentido hacer. Porque «enfriar el pensamiento» significa separar en el tiempo los tres elementos que conducen a la acción:

  1. Su captura
  2. El momento de decidir qué hacer con la captura, convirtiéndola en su caso en acción
  3. La ejecución de la acción

Evita que tus emociones hagan de ti una persona poco efectiva. Decide enfriar el pensamiento y dejaras de hacer cosas inútiles y de forma precipitada.

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#ConfíaEnTusDecisiones: Superando los engaños de nuestra mente

No es fácil superar los engaños de nuestra mente.

“El auténtico genio consiste en la capacidad para evaluar información incierta, aleatoria y contradictoria.” Winston Churchill

¿Es la figura de la derecha más grande que la figura de la izquierda?

Si las mides con una regla podrás comprobar que todas las figuras tienen exactamente el mismo tamaño.

¿Por qué nuestro cerebro nos dice que es mayor la de la derecha? ¿A qué se debe esta ilusión óptica?

El motivo es que el pasillo en el que se ven las figuras está dibujado en perspectiva y nuestro cerebro interpreta el dibujo como una escena tridimensional en lugar de como una imagen impresa en la superficie plana del papel. La ilusión es debida a una heurística 3-D.

Aquí tenemos otro ejemplo de cómo la «heurística» nos ofrece respuestas a menudo imperfectas a diferentes cuestiones.

La «heurística» es un procedimiento que lleva a cabo el «Sistema 1», pero que requiere de la aprobación del perezoso «Sistema 2», lo que significa que el «Sistema 2» puede rechazar, o modificar, la respuesta intuitiva del «Sistema 1». Probablemente, ahora mismo, tu «sistema 2» está modificando tu percepción sobre la imagen de este post y estés siendo capaz de ver que todas las siluetas son iguales.

Como puedes ver es posible superar los engaños de nuestra mente.

Cometer errores es humano, pero también es humana la capacidad para buscar estrategias que nos ayuden a superar cualquier reto.

Superar la heurística 3-D es un gran reto para nuestro cerebro, pero es posible neutralizar sus efectos simplemente midiendo las figuras.

En nuestra vida diaria nos encontramos con la necesidad de tomar múltiples decisiones y la falta de realismo, las primeras impresiones, las supuestas «estimaciones» nos hacen cometer errores. Fallos que se podrían haber evitado simplemente superando nuestra pereza mental y contrastando nuestras «intuiciones» con los datos disponibles.

Si queremos ser personas efectivas debemos tomar decisiones correctas y es imprescindible interiorizar que todo proceso de toma de decisiones debe utilizar como materia prima la información.

Así que mi recomendación de hoy es: si quieres ser una persona efectiva desarrolla el hábito medir y deja de suponer.

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#ConfíaEnTusDecisiones: Pensar rápido frena tu efectividad

Saber que la heurística es enemiga de la efectividad nos puede ayudar a tomar buenas decisiones.

La toma de decisiones realmente exitosa reside en un equilibrio entre pensamiento deliberado e intuitivo. Malcolm Gladwell.

Nos dice Kahneman que heurística es «un procedimiento sencillo que nos ayuda a encontrar respuestas adecuadas, aunque a menudo imperfectas, a respuestas difíciles».

La manera en que funciona la heurística también es muy sencilla. Se trata de un simple mecanismo de sustitución.

Cuando nos encontramos ante una pregunta difícil y no somos capaces de encontrar rápido una respuesta satisfactoria, se activa este mecanismo de sustitución.

Lo que hacemos a continuación es que buscamos una pregunta más fácil, relacionada de algún modo con la pregunta difícil, y la respondemos en su lugar.

El problema es que usar la heurística como alternativa al razonamiento a veces da buen resultado y otras veces conduce a serios errores.

Un ejemplo que plantea Kahneman de cómo funciona este mecanismo es el siguiente:

Pregunta original: ¿Cómo está de contento con su vida estos días?
Pregunta heurística: ¿Cuál es mi estado de ánimo en este momento?

La heurística es un procedimiento que lleva a cabo el «Sistema 1», pero que requiere de la aprobación del «Sistema 2», lo que significa que el «Sistema 2» puede rechazar la respuesta intuitiva del «Sistema 1», o modificarla incorporando otra información.

El problema es que el «Sistema 2» es por lo general perezoso, lo que se traduce en que normalmente sigue la ley del mínimo esfuerzo y aprueba lo que le sugiere el «Sistema 1».

Aplicado al campo de la efectividad personal, es importante conocer cómo funciona este mecanismo, ya que influye directamente en la calidad de nuestras decisiones, es decir, en nuestra eficacia, y por consiguiente en nuestra efectividad.

Por eso, cuando se trate de tomar decisiones importantes, intenta superar la tendencia perezosa del «Sistema 2» y dedica el tiempo necesario a analizar la situación, aunque sea compleja, antes de tomar una decisión a la ligera.

Tu efectividad te lo agradecerá.

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#ConfíaEnTusDecisiones: Productividad y Efecto Halo

Puedes usar el «efecto halo» a tu favor.

“Pocos ven lo que somos, pero todos ven lo que aparentamos.” -Nicolás Maquiavelo-

Daniel Kahneman nos habla del «efecto halo» en su libro «Pensar rápido, pensar despacio». El «efecto halo» es un sesgo cognitivo que hace que si nos gusta una persona tendamos a calificarla con características favorables, a pesar de no disponer de mucha información sobre ella. Este sesgo es muy conocido y usado, entre otros campos, en el marketing, la publicidad o la negociación.

Hagamos una prueba sobre el «efecto halo». Se trata de responder a la pregunta: ¿Qué piensas de Alan y de Ben a partir de los siguientes datos?

Alan: inteligente, diligente, impulsivo, crítico, testarudo, envidioso.
Ben: envidioso, testarudo, crítico, impulsivo, diligente, inteligente.

Si eres como la mayoría de las personas, habrás visto a Alan mucho más favorecido que a Ben. Los rasgos iniciales de la lista cambian el verdadero significado de los rasgos que vienen después. La tozudez de una persona inteligente es vista como algo poco menos que justificable, y hasta puede realmente inspirar respeto, pero por el contrario, la inteligencia en una persona envidiosa y testaruda la hace aún más peligrosa.

El «efecto halo» está presente en cualquier ámbito de nuestra vida. Todos, aunque sin mala intención, tendemos a juzgar a la ligera y solemos atribuir características excesivamente positivas o negativas a las personas basándonos en aspectos parciales. Esto pasa porque a nuestro «sistema 1» no le gusta la incertidumbre; le resulta incómoda la duda. El «sistema 1», está preparado para creer, para sacar conclusiones y hacer asociaciones precipitadas. Por eso es fantástico construyendo buenas historias con poca información.

¿Has pensado alguna vez en usar el «efecto halo» a tu favor? ¿Crees que GTD® te puede ayudar a que tu entorno saque conclusiones más positivas sobre ti?

Todas las personas podemos cometer algún error, pero créeme si te digo que, si usas GTD®, es muy probable que tu entorno piense que tienes superpoderes.

Esto pasa porque, entre otras cosas, nunca se te olvida nada. Puedes manejar un número extraordinario de proyectos y eres capaz de hacer que tus temas avancen. Te permite ocuparte tanto de tu vida personal como de los asuntos profesionales. Puedes mantener la atención y el enfoque en lo que haces y también sabes desconectar y descansar.

Aunque personalmente creo que, por muy buenos que seamos usando el «efecto halo» a nuestro favor, es imposible gustarle a todo el mundo y que, independientemente de las consecuencias, cada persona debe ser quien quiere ser. Hay un hecho que me parece importante destacar y es que tener «buena fama», sobre todo en el aspecto profesional, nos puede abrir muchas puertas y, en muchas ocasiones, esa «buena fama» es simplemente el resultado de una historia construida a partir de dos o tres piezas de información.

En definitiva, si quieres usar el «efecto halo» a tu favor y causar una buena primera impresión, GTD® también en esto te puede ayudar.