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#VidaSinEstrés: Los tres tipos de trabajo

Los profesionales del conocimiento hacemos tres tipos de trabajo. Saber elegir correctamente en qué momento hacer cada uno de ellos tendrá un impacto muy positivo en nuestra efectividad personal.

Te guste o no, si eres una de esas personas a las que Peter Drucker llamó kwowledge worker tu ocupación consiste en aplicar tu conocimiento y experiencia en la realización de tres tipos de trabajo.

Recordemos cuáles son esos tres tipos de trabajo:

Trabajo predefinido:

Es ese tipo de trabajo en el que sabes lo que tienes que hacer y sabes cuando está terminada la tarea.

“Cuando estás haciendo un trabajo definido con anterioridad, estás trabajando a partir de tus listas de acciones siguientes y tu calendario, finalizando tareas que ya habías decidido que era necesario hacer o gestionando tu flujo de trabajo.” David Allen

Trabajo según surge:

Es el trabajo que llega de forma imprevista. Ese que aparece y debe atenderse de forma inmediata.

Es fácilmente reconocible porque suele aparecer en forma de «incendio» inesperado y no hacer nada al respecto de forma inmediata tendrá consecuencias negativas.

No capturamos el trabajo según surge porque conforme llega hay que ponerse con él. Aun así, antes de empezar a ejecutar este tipo de trabajo mi recomendación es que despiertes a tu perezoso «sistema 2» y dediques unos segundos a:

  • Pensar qué significa para ti ese «incendio».
  • Analizar qué opciones tienes.
  • Decidir qué hacer. Qué puedo hacer yo y que pueden hacer otros.
  • Pensar qué tiene que pasar para que ese «incendio» esté apagado.

Trabajo de definir el trabajo:

Es el trabajo de pensar, decidir y organizar.

Si eres un profesional del conocimiento la mayoría del trabajo que te llega está sin definir. El trabajo te llega «en bruto» y requiere de tu inteligencia, experiencia y aprendizajes para ser transformarlo en algo que aporte valor.

“Definir tu trabajo entraña que ordenes tu bandeja de entrada, mensajes digitales y notas de tus reuniones y que desgloses los nuevos proyectos en pasos susceptibles de ser llevados a la práctica. A medida que proceses tus entradas, no dudes en ocuparte de las acciones de menos de dos minutos y en arrojar a la basura y archivar numerosas cosas (otra versión de hacer el trabajo a medida que va surgiendo). Buena parte de esta actividad consistirá en identificar las cosas que tienen que hacerse en algún momento, aunque no de inmediato. Además, sobre la marcha irás agregando cosas a todas tus listas.” David Allen

Te dejo algunas reflexiones sobre la triple naturaleza del trabajo, espero que te resulten de utilidad:

  • Todos tenemos un porcentaje, mayor o menor dependiendo de nuestra actividad, de los tres tipos de trabajo. Te recomiendo que no descuides ninguno de ellos.
  • Pensar para definir tu trabajo también es trabajar.
  • Si tu trabajo es estar de «incendio» en «incendio» estarás descuidando los otros tipos de trabajo. Te propongo que trates de introducir cambios que te permitan salir de esa situación.
  • Hacer bien el trabajo de definir el trabajo te permite ser más efectivos a la hora de ejecutar el trabajo predefinido.
  • Cuando has definido todo tu trabajo, tienes la seguridad de que tus listas de cosas pendientes están completas. Puede que no llegues a todo pero estás seguro de que nada se te está pasando por alto.

Si quieres, déjame tus reflexiones. Me encantará leerlas 🙂

 

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#VidaSinEstrés: Invierte en pensar

“Tienes que pensar en tus cosas más de lo que te das cuenta, pero no tanto como temes que podrías hacerlo.” David Allen

Decía Peter Drucker que, en el trabajo del conocimiento, la tarea no es evidente y hay que determinarla.

Es decir, que en el trabajo que hacemos la mayoría de nosotros, antes de poder ejecutar la tarea tenemos que hacer un trabajo previo que consiste en pensar y decidir. GTD® nos propone un método sistemático para transformar el trabajo que tenemos que hacer en evidente. Este método consiste en dar respuesta, para cada «cosa» a estas cuestiones.

  • Qué significado tiene para mi
  • Si requiere acción
  • Cuál es el resultado esperado del trabajo
  • Qué acción en concreto es la que hará que los temas avancen

Seguro que sabes por propia experiencia que pensar no es algo que haces de forma automática. Las personas reaccionamos de forma automática, pero pensar es algo que hay que hacer deliberadamente.

Si al hecho de que pensar supone un esfuerzo le unimos que muchas organizaciones se mueven en el paradigma del «todo es para ayer» nos encontramos con un caldo de cultivo ideal para que los profesionales, en su día a día, reaccionen con rapidez y pasen por alto pensar en los temas.

Pero, si queremos ser buenos profesionales del conocimiento y aportar valor real con lo que hacemos es imprescindible reflexionar sobre nuestras «cosas» y dejar de hacer sin pensar.

Es necesario invertir tiempo de calidad, de forma intencionada, si queremos ser eficaces y eficientes en nuestro trabajo.

Nuestro trabajo nos exige pensar y probablemente debas hacerlo más de lo que lo haces, pero, si usas GTD®, no tanto como temes que podrías tener que hacerlo.

 

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#VidaSinEstrés: ¿Sabes cuándo has terminado tu trabajo?

La mayoría de las personas hacemos un tipo de trabajo en el que hay que decidir cuándo está terminado.

“En este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos.” David Allen

La mayoría de nosotros hacemos un tipo de trabajo al que Peter Drucker llamo «trabajo del conocimiento».

Una de las características de este trabajo es que no tiene unos límites claramente definidos.

Frente al trabajo manual, en el que estaba muy claro lo qué había que hacer y cuándo estaba hecho, nosotros nos encontramos frente a un trabajo con «límites difusos». ¿Qué quiero decir con esto? Para un operario de una fábrica de sardinas es evidente qué tiene que hacer, y también cuándo están enlatadas las sardinas, pero piensa por un momento en un periodista, un directivo o un profesor.

  • ¿Cuándo ha terminado un periodista de recabar información para escribir un artículo? ¿Cuándo puede decir que ya está escrito sin posibilidad de mejorarlo?
  • ¿Hasta qué límite puede un directivo seguir trabajando en una presentación para motivar a su equipo?
  • ¿Cuánto puede un profesor profundizar en su materia y cuánto puede hacer para mejorar en su manera de hacer llegar la información para que otros la aprendan?

Es esta ausencia de márgenes, entre otras cosas, lo que hace que sintamos que nuestro trabajo nunca se termina. Y es también el motivo por lo que en ocasiones vienen a tu mente ideas sobre cosas que piensas que convendría hacer, pero que intuyes, con cierta culpabilidad, que no vas a poder hacer.

Pienso que frente a esta realidad que nos ha tocado vivir, hay un cambio importante que llevar a cabo en relación con nuestras creencias. Ese cambio consiste en aceptar que definir los límites de nuestro trabajo también forma parte de nuestro trabajo.

Y, además, para contrarrestar esta sensación de estrés, e incluso de cierta culpabilidad, es importante aprender a definir esos límites que no vienen «de serie». Esto se consigue practicando el hábito de decidir y, en particular, de decidir:

  • Qué es en concreto lo que hay que hacer
  • Si somos nosotros la persona más adecuada para hacerlo
  • Qué tiene que pasar para que lo podamos dar por terminado.

Si aún no lo haces, te propongo que comiences a ir adquiriendo el hábito de pensar y decidir para definir tu trabajo antes de ponerte a hacerlo. Esta inversión de tiempo será recompensada con creces, haciendo que desaparezca la frustración que sentimos por llevar a cabo un tipo de trabajo en el que no tenemos a priori claridad sobre lo que hay que hacer ni cuándo vamos a poder darlo por terminado.

 

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Se+eficaz 35: El reto de hacer lo que hay que hacer

¿Aceptas el reto de hacer lo que hay que hacer?

«No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto» Peter Drucker

Es inútil hacer cosas que no tendrían que haberse hecho y tremendamente frustrante dejar sin hacer aquellas cosas que sabemos que teníamos que hacer.

Parece que en nuestro interior hay fuerzas internas que nos ponen difícil hacer una implementación adecuada de lo que intelectualmente entendemos que hay que hacer, al igual que parece que otras fuerzas interiores nos empujan a hacer cosas sin pararnos antes a pensar.

A pesar de ello, es posible lograr que todos los recursos físicos y materiales «se cuadren» y avancen «en formación» en la dirección correcta. Conseguir esto es un reto, pero se consigue con perseverancia y el enfoque adecuado.

Para resolver este asunto, David Allen nos propone instalar un sistema de autogestión que permita que cada parte de nosotros haga lo que mejor sabe hacer. Entre otras cosas, se trata de dejar que nuestra parte más inteligente, sensible y atenta integre y exprese nuestra visión y nuestros valores más ambiciosos y, por otro lado, delegar nuestras próximas acciones a nuestra parte más activa, que siempre necesita algo que hacer y resolver.

En el nuevo paradigma del trabajo del conocimiento, no podemos permitirnos el lujo de perder el tiempo haciendo cosas sin sentido y, cada vez más, es necesario «hacer las cosas correctas de la forma correcta», es decir, de la forma más eficiente posible. Por eso, para alcanzar resultados con sentido y sin estrés, es de vital importancia pensar antes de hacer y hacer bien aquello que hemos pensado hacer.

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Se+eficaz 34: Superando los retos del trabajo del conocimiento

Superando los retos del trabajo del conocimiento.

“Cuando te están comiendo vivo los cocodrilos, es difícil recordar que habías ido a drenar la ciénaga”. George Napper

Peter Drucker afirma que la tarea más importante en el trabajo del conocimiento consiste en «definir el trabajo» y David Allen nos dice que los principales retos que hay que superar para definir nuestro trabajo son:

  1. Pensar en lo que estamos haciendo
  2. Hacer algo al respecto de lo que pensamos

Esto quiere decir que no estamos superando los retos del trabajo de conocimiento y lo estamos haciendo mal cuando:

  1. Hacemos sin pensar
  2. Cuando nuestros pensamientos, ideas, compromisos e intenciones no llegan a traducirse en hechos.

GTD® nos hace una propuesta concreta para ayudarnos a superar con éxito el reto más importante del trabajador de conocimiento. Esta propuesta consiste en definir y gestionar correctamente una lista completa y real de proyectos, entendiendo como proyecto cualquier resultado que requiere más de un paso para ser alcanzado y puede alcanzarse en el plazo máximo de un año.

Mantener una lista completa, actualizada y bien definida de proyectos, junto con la revisión de nuestra lista, al menos semanalmente, nos facilita adquirir el hábito de pensar en lo que hacemos y de hacer algo al respecto de lo que pensamos.

Incrementar nuestra productividad personal pasa por adquirir el hábito de definir con claridad los objetivos que queremos conseguir, y por dejar de ocupar nuestro tiempo con toda clase de actividades sin definir. Hacer por hacer es improductivo.

Hay un motivo de peso para mantener una lista de proyectos y es que nos facilita la tarea más importante en el trabajo del conocimiento: pensar y tomar decisiones, que posteriormente se traducirán en acciones orientadas a que los temas avancen.