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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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Se+eficaz 52: ¿Quiénes usan GTD®?

¿Quiénes usan GTD?

“Busca el éxito, no la perfección. Nunca renuncies a tu derecho a equivocarte, porque entonces perderás tu capacidad de aprender cosas nuevas y de salir adelante en tu vida. Recuerda que el miedo siempre acecha detrás del perfeccionismo. Afrontar tus miedos y concederte el derecho a ser humano puede convertirte paradójicamente en una persona mucho más feliz y mucho más productiva.” Dr. David M. Burns

El último capítulo del libro «Sé más eficaz» lleva por título “Los mayores éxitos surgen del mayor número de fracasos” y, aunque no tengo nada en contra de los fracasos, ya que entiendo que son parte del proceso de aprendizaje, no comparto esa afirmación. En mi experiencia, mis mayores «desastres» han surgido del mayor número de fracasos.

Según dicen, los aviones llegan a su destino, aunque estén fuera de su trayectoria ideal la gran mayoría del tiempo, porque corrigen constantemente su rumbo. Yo no sé si esto es cierto, pero, en cualquier caso, no creo que el motivo de su éxito sea que constantemente corrigen su error, sino la claridad sobre el lugar al que quieren llegar unido a que van tomando decisiones acertadas en cada momento en función de su posición y su objetivo. Es decir, practican la «planificación adaptativa».

Coincido completamente con David Allen en que un gran enemigo de cualquier aprendizaje es la búsqueda inmediata de la perfección. Frente a nuestros errores, podemos tomar la decisión de aprender de ellos, y modificar nuestro comportamiento para así conseguir aquello que nos proponemos o, por el contrario, aprovechar nuestros errores para flagelarnos, sentirnos mal y tener una excusa fácil para abandonar.

Lo importante, desde mi punto de vista, para alcanzar el éxito en cualquier actividad que requiera un cambio de hábitos, es afrontar dicho aprendizaje con deportividad y ser «inasequible al desaliento». Es decir, ser una persona «cabezota», o resiliente, que suena mejor 😉

En mi caso, el éxito en el aprendizaje de GTD fue debido a tener una motivación clara que me empujara a usar esta metodología, junto a la determinación de volver a mi sistema todas las veces necesarias aunque, en algunas épocas o circunstancias, dejara de usarlo. Curiosamente, estos dos factores son los mismos que he visto en todas las personas que conozco que usan GTD.

Cuando me preguntan qué tipo de personas consiguen adoptar GTD, mi respuesta siempre es la misma: solo practican y aprenden GTD aquellas personas que tienen motivación, es decir, motivos que les llevan a hacer el esfuerzo de cambiar sus hábitos y, además, el firme compromiso de seguir intentándolo, las veces que sea necesario, hasta cambiarlos.

Por otro lado, si eres de esas personas que ya se han embarcado en el viaje de aprender GTD, y tienes los motivos y el compromiso necesario, te recomiendo que pongas tu atención en el objetivo, más que en tus errores, y que en cada momento tomes las mejores decisiones que te ayuden a alcanzar tu destino.

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Sé+eficaz 49: La Clave Para Conseguir Logros Significativos

¿Has pensado alguna vez cuál es la clave para conseguir logros significativos?

“La diferencia entre tener la cabeza un palmo por encima del agua o un palmo por debajo es enorme. Pero lo que marca esa diferencia es probablemente menos de lo que imaginas.” David Allen

Aunque sepamos que lo mejor de la vida está en disfrutar de las pequeñas cosas y que el éxito es el resultado de pequeños hábitos que se repiten de forma consistente, lo pequeño sigue estando infravalorado. Por mucho que seamos conscientes de la importancia de los detalles, no es fácil ver “lo pequeño” y no siempre lo valoramos lo suficiente.

Hacer algo de forma consistente, aunque sea insignificante, es clave para alcanzar progresos significativos y, la gran mayoría de esos progresos significativos, son el resultado de hacer, o de dejar de hacer, pequeñas cosas.

Los pequeños comportamientos que realizamos habitualmente son la clave de los resultados globales que obtenemos. Esto es cierto tanto en lo negativo como en lo positivo.
Al igual que pequeñas acciones negativas pueden ser las responsables de grandes problemas, un compromiso firme, y sostenido en el tiempo, de realizar pequeñas acciones adecuadas es la clave de conseguir los resultados que deseamos.

Cuando repetimos durante un tiempo pequeñas acciones, buenas o malas, terminan convirtiéndose en hábitos. Muchos de esos hábitos los adquirimos sin apenas darnos cuenta y los mantenemos, en muchas ocasiones, sin ser demasiado conscientes de ellos. Por eso es importante tener claridad sobre el resultado que queremos obtener en nuestros proyectos. Saber el resultado que deseamos nos ayudará a identificar y favorecer aquellos pequeños detalles que nos benefician y neutralizar aquellas cosas que van en contra del proyecto.

En la mayoría de las ocasiones, son esas pequeñas cosas las responsables de nuestro éxito y la clave para conseguir logros significativos. Conocer el resultado que queremos alcanzar con nuestros proyectos, además de darnos claridad sobre “la línea de meta”, nos ayudará a identificar esos pequeños comportamientos, nuestros o de las personas de nuestro entorno, que favorecen o impiden que alcancemos nuestro proyecto.

Lo pequeño es más valioso de lo que parece y saber disfrutar de las pequeñas cosas puede marcar una gran diferencia en nuestra vida.

Te dejo a continuación un corto de Alberto Rodríguez titulado “Las pequeñas cosas” protagonizado por Laia Costa y Jean Reno. Espero que te guste.

 

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Sé+eficaz 48: La estrategia para realizar proyectos

¿Cuál es una buena La estrategia para realizar proyectos?

A menudo la gente no traduce los proyectos a próximos pasos, y la percepción de falta de tiempo para realizar el proyecto impide cualquier tipo de movimiento. Muchos proyectos cruciales están ahora mismo parados a pesar de que hay próximas acciones relacionadas con ellos que podrían efectuarse en menos de dos minutos, una vez identificadas. David Allen

Todos sabemos, aunque actuemos de forma incoherente, que centrarnos en el corto plazo y olvidarnos del largo y medio plazo es una mala estrategia.

El día a día de la gran mayoría de personas está cargado con muchísimas acciones concretas. Pero, ¿en qué medida esas acciones son las más apropiadas para ir construyendo la realidad que queremos construir? ¿cuántas de esas acciones pertenecen a proyectos que afectan al largo plazo?

Ten en cuenta que, es muy probable que, si esperas a que llegue el día en el que no tengas nada que hacer para empezar a trabajar en tus proyectos, nunca empieces a trabajar en ellos.

La estrategia para llevar a cabo cualquier proyecto es tener claridad sobre el resultado deseado y realizar las acciones – concretas, adecuadas y suficientes – a lo largo del tiempo.

En mi experiencia, por muy ambicioso que sea un proyecto, siempre empieza por una o dos sencillas acciones. Por otra parte, la mayor resistencia que tenemos que superar para alcanzar el resultado deseado no tiene que ver con nuestro entorno. La mayor resistencia que tenemos que superar es nuestra pereza mental para pensar en la siguiente acción.

Si entiendes que es adecuado realizar un determinado proyecto, empieza cuanto antes. Recuerda esta historia:

«El gran mariscal francés Lyautey pidió una vez a su jardinero que plantara un árbol. El jardinero objetó que el árbol tardaría en crecer y no alcanzaría la madurez hasta 100 años más tarde. El mariscal respondió: ’En ese caso, no hay tiempo que perder; plántalo esta misma tarde!» John F. Kennedy

Una vez que te has comprometido a llevar a cabo un proyecto, empieza por identificar la siguiente acción y ponte en movimiento. Revisa tu proyecto con regularidad, identifica en cada momento las siguientes acciones más adecuadas y transforma tus intenciones en acciones físicas y visibles.

Los cambios pequeños pueden producir grandes resultados.

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Sé+eficaz 47: Desconectar mentalmente mejora la productividad personal

Desconectar mentalmente mejora la productividad personal

«Pienso 99 veces y nada descubro. Dejo de pensar, me sumerjo en el silencio, y la verdad me es revelada.» Albert Einstein

Nos dice David Allen que para ganar velocidad es necesario frenar. Que es importante relajarnos, cambiar el ritmo y que, cuando menos ganas tenemos de parar, tal vez sea ese el momento justo para hacerlo.

Nos cuesta parar, y dejar lo que estamos haciendo, cuando sentimos que no estamos obteniendo los resultados que queremos obtener. A pesar de que casi todos hemos tenido alguna experiencia realizando alguna actividad, en la que, tras un periodo de descanso, hemos obtenido un avance significativo que no estábamos obteniendo mientras estábamos empeñados en avanzar.

Es como si las personas tuviéramos un sistema interno de «resistencia al cambio» que se hace más fuerte cuanta más presión ejercemos sobre él y que desaparece cuando dejamos de ejercer presión.

En ocasiones intuimos que seguir insistiendo en un tema es una pérdida de tiempo que no conduce a nada. Sabemos que lo mejor que podríamos hacer es parar, despejarnos, descansar, dar un simple paseo o charlar con algún amigo, y posteriormente retomar el tema desde una nueva perspectiva. Conectar y luego desconectar mentalmente mejora la productividad personal

Nuestra atención consciente es tremendamente valiosa. Es un factor clave para incrementar nuestra productividad personal, pero para poder estar concentrados y atentos, necesitamos una mente descansada.

A día de hoy, la neurociencia nos dice que si queremos que nuestro cerebro funcione de forma óptima es imprescindible permitirle divagar con regularidad. Sabemos que un cerebro a pleno rendimiento es un cerebro que descansa, y para que nuestra mente descanse tenemos que permitirle «desconectar». Como cuenta Antonio José Masiá en su blog, la «mente errante» proporciona descanso a los circuitos que se ocupan de gestionar la intensidad de nuestro foco.

Así que tener el hábito de parar, relajarnos y evaluar nuestra situación, es una buena estrategia para mejorar nuestra productividad personal o, dicho de otro modo, «vísteme despacio que tengo prisa».