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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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Optimismo frente al futuro del trabajo

Para escuchar sobre el futuro del trabajo el pasado 5 de marzo asistí a la presentación del informe “Los trabajadores españoles ante la automatización”. Un estudio elaborado por el observatorio Future for Work Institute (FFWi), la Universitat Oberta de Catalunya, el sindicato UGT y Randstad.

Me resultó muy interesante, y os recomiendo que escuchéis el Podcast y leáis las reflexiones de este estudio, que podéis encontrar aquí:

Lo que más me llamó la atención del estudio es que no parece que las personas estemos muy preocupadas por la automatización de los puestos de trabajo. Frente a la pregunta: ¿Me preocupa que lo que hago ahora en mi trabajo puede ser reemplazado por máquinas o software? sólo 1 de cada 5 personas respondimos que nos sentimos amenazadas.

Me llama mucho la atención, porque si me pongo a pensar en mi trabajo, o en el de las personas que me rodean, al margen de que piense que las máquinas lo puedan hacer mejor o peor, creo que total o parcialmente el trabajo se verá afectado por las máquinas.

Tal vez esté marcada porque últimamente he visto una serie, The Umbrella Academy, en donde «la madre» es un robot programado para cuidar a toda costa a «sus hijos», este ficticio robot es tenaz, dulce, paciente, inasequible al desaliento, además demuestra conocimientos de la psicología, medicina, cocina y cualquier destreza que pueda necesitar para cuidar de unos niños. Da qué pensar ¿verdad?

No sabemos lo que nos deparará el futuro, ni hasta qué punto la robotización cambiará el mundo en el que vivimos, ni cuándo ocurrirá.

Aunque desconocemos muchas cosas, no podemos negar que estamos en una situación de cambio importante y creo que la mayoría de las personas nos encontramos frente al habitual y peligroso sesgo optimista.

Como nos dice Tali Sharot, tenemos una tendencia optimista sobre nosotros mismos y nuestro futuro.

Aunque ser optimista está bien porque hace que nos sintamos mejor, más felices y con menos estrés, el problema está en que, si no nos sentimos amenazados, probablemente no hagamos nada.

En mi opinión, el cien por cien del trabajo que hacemos las personas se verá afectado parcial o totalmente por las máquinas o el software. Esta posibilidad, aunque no nos preocupe, es importante que nos preparemos para ello.

Para mí, la forma de prepararse para este «cierto» futuro es vivir en modo «aprendizaje constante». Esto nos ayudará, además de para saber más cosas, a tener la mente activa y preparada para asimilar las nuevas situaciones. Situaciones a las que sin duda nos vamos a encontrar.

¿Se te ocurre otra forma mejor de estar preparad@?

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#VidaSinEstrés: Vive el cambio en equilibrio

El cambio es una constante para la mayoría de las personas.

“La desintegración de los límites de nuestros proyectos y trabajos ya sería un reto suficientemente grande para cualquiera. Pero ahora debemos añadir a la ecuación la definición siempre cambiante de nuestros empleos, además de los frecuentes cambios en las responsabilidades e intereses en el ámbito más amplio de nuestras vidas.” David Allen

Dicen que lo único que es constante es el cambio.

Creo que estarás de acuerdo conmigo en que, aunque el cambio haya sido una constante en la vida del ser humano, hoy el ritmo de cambio es más acelerado que nunca.

Además de los cambios asociados a las nuevas responsabilidades que se nos presentan en la vida, todos debemos adaptarnos a la revolución tecnológica, sobrevivir a un entorno profesional inestable y convivir con el estado de permanente reinvención en el que están la mayoría de las organizaciones.

Yo diría que el «cambio frenético» es la nueva constante en nuestras vidas.

Este constante cambio es uno de los factores que ha hecho que los clásicos sistemas de gestión del tiempo hayan quedado obsoletos. Los sistemas de productividad basados en planificar compromisos no sirven cuando vivimos en entornos V.U.C.A, (Volátiles, Inciertos, Cambiantes y Ambiguos). En este tipo de realidad tienes muchas posibilidades de equivocarte si tratas de decidir hoy lo que vas a hacer en el futuro, aunque sea un futuro próximo.

Por el contrario, GTD® es una metodología de productividad personal muy eficaz, particularmente en entornos de constante y frenético cambio.

Cuando usas GTD®, eliges con confianza qué hacer en cada momento, con la tranquilidad de que lo que estás haciendo es lo que tiene más sentido hacer.

Con GTD® no planificas lo que vas a hacer en un futuro, sino que decides qué tienes que hacer y qué no y, en un paso posterior, eliges qué tiene más sentido hacer en cada momento de entre todo lo que previamente habías decidido hacer, en función de las circunstancias en las que te encuentras.

Uno de los motivos del éxito de GTD® en todo el mundo y probablemente una de las razones que lo han convertido en el nuevo estándar en productividad personal, es precisamente porque nos ayuda a afrontar con éxito la necesidad de avanzar manteniendo el equilibrio en entornos en los que todo cambia a todas horas.

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Análisis «Premortem» de Gary Klein

¿Has oído hablar del «análisis premortem» de Gary Klein?

Se trata de un método muy interesante y sencillo para contrarrestar nuestro sesgo optimista. Yo lo descubrí gracias a Daniel Kahneman, premio nobel de economía, en su libro «Thinking, Fast and Slow».

Kahneman nos ha enseñado que la gran mayoría de los humanos tendemos a pensar que los resultados serán mejores de lo que la estadística indica, por lo que el análisis premortem me parece especialmente útil – yo diría que imprescindible – cuando nos encontramos con proyectos que suponen una considerable inversión de recursos.

Como podrás constatar leyendo los estudios que nos presenta Kahneman en este libro, las personas somos propensas al optimismo, lo que nos lleva a incurrir en la «falacia de la planificación». Nos concentramos en lo que nosotros queremos conseguir sin tener en cuenta los planes y aptitudes de otros; incurrimos en la ilusión del control y, además, confiamos demasiado en nuestras creencias. Todo esto hace que tengamos una gran probabilidad (estadística) de fracasar en muchos de los asuntos que emprendamos. Una estrategia fácil y sencilla que nos puede ayudar a evitar tener que lamentarnos por nuestras decisiones, es precisamente el método que nos propone Gary Klein.
Se trata de hacer un análisis premortem, que consiste básicamente en buscar de forma activa todas las razones plausibles para que un proyecto fracase. Sería, en cierto modo, «jugar a ser el abogado del diablo» de nuestros propios proyectos.

¿Cómo se hace el «análisis premortem» de Gary Klein?

Antes de poner en marcha nuestro proyecto, empezaremos por informar del plan a un grupo de personas entendidas e informadas en la materia, entre las que se encuentra el líder del proyecto, y les pediremos que imaginen que hemos llevado a cabo el proyecto y que ha sido un auténtico desastre. A continuación, les pediremos también que dediquen unos minutos para escribir, de forma independiente, una breve historia que explique dicho desastre.

Tras escribir la historia, estas personas tendrán que hacer un informe que exponga las debilidades y defectos del proyecto, así como las posibles críticas externas que recibiría el proyecto tras su fracaso.

En definitiva, les pediremos que imaginen que el proyecto ha fracasado y que nos cuenten con claridad cómo y porqué hemos fracasado.

Posteriormente, se pide a todas y cada una de las personas que están haciendo el análisis premortem, empezando por el líder del proyecto, que elijan un motivo de fracaso de su lista y lo expongan, continuando el ejercicio hasta que todos han terminado de exponer todas sus razones.

Una vez finalizada la sesión de trabajo, la persona que lidera el proyecto revisa la lista y busca formas de fortalecer el plan.

Ser optimistas está muy bien. Nos ayuda a ser más felices y a sentirnos más seguros de nosotros mismos a la hora de iniciar cualquier proyecto. Pero también es un gran enemigo que nos impide ver la realidad y que nos limita a la hora de prevenir riesgos.

El análisis premortem de Gary Klein nos ayuda a identificar esos riesgos que nuestro optimismo no nos deja ver. Es una forma rápida y sencilla de evitar pasar del optimismo a la depresión por el fracaso de nuestros proyectos. ¿Te animas a practicarla? Yo he añadido este análisis a mis planificaciones de proyecto.

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Metodologías

Metas y objetivos: No es suficiente con saber lo que quieres

En el post anterior hablábamos de la importancia de saber lo que queremos para poder marcarnos objetivos.

Yo, en mi caso, para tener las metas claras y saber lo quiero conseguir, tengo que tener claridad sobre lo que no quiero de mi presente, y me basta con tener una «vaga idea» sobre el futuro que deseo.

Después de analizar mi presente para identificar las cosas que quiero cambiar y las posibles consecuencias de dicho cambio, así como hacer un esbozo del futuro que deseo, es cuando puedo responder a la pregunta, ¿qué quiero conseguir en un plazo de más de un año?

Responder a esta pregunta me parece un ejercicio muy interesante, porque me aporta un cambio en mi percepción muy positivo. Es siempre provechoso, con independencia de que decida o no llevar a cabo siguientes acciones, o activar los proyectos necesarios, para alcanzar los objetivos que me he marcado. Es positivo porque este cambio de percepción me aporta información que me permite:

  1. Identificar con facilidad las siguientes acciones que estoy haciendo a día de hoy y me acercan a mis objetivos, y también aquellas que me alejan.
  2. Aumentar las posibilidades de descubrir las oportunidades que se me presenten para alcanzar mis objetivos.

El hecho de responder a la pregunta ¿qué quiero conseguir en el plazo de más de un año? no siempre se traduce en «siguientes acciones» de mi sistema GTD®, porque antes tengo que tener en cuenta el impacto que puede tener comprometerme con más cosas de las que realmente puedo hacer.

No todo son aspectos positivos a la hora de marcarnos objetivos.

En ocasiones nuestra realidad hace que las metas sean poco realistas. Cumplirlos nos exige más de lo que humanamente podemos hacer y terminamos por abandonarlos. Este hecho hace que nos sintamos culpables y minemos nuestra autoestima.

La vida de muchas personas es tan complicada que el más mínimo cambio puede tener consecuencias muy negativas. Es por ello por lo que no recomiendo a nadie que empiece por marcarse objetivos, sobre todo si son ambiciosos, sin antes dominar los cinco pasos de GTD®.

Después, una vez que tengas tu vida organizada y sientas que tienes tu trabajo bajo control con GTD®, entonces es el momento de afrontar nuevos retos.

Revisar nuestro sistema nos aporta información desde distintas perspectivas. Y nos permite hacernos una idea del impacto que tendrá en nuestras vidas incorporar siguientes acciones para alcanzar nuevas metas y objetivos

Así que, si estás pensando empezar un máster, cambiar de casa o aprender un nuevo idioma y no quieres «morir en el intento» te recomiendo que empieces por usar GTD®.