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XV Jornadas OPTIMA LAB: Personas en conexión

Los pasados días 30 y 31 de marzo y 1 de abril tuvieron lugar las XV Jornadas OPTIMA LAB.

Estaba previsto que tuvieran lugar en el Palacio de los Infantes, en El Escorial, pero la llegada del COVID-19 nos obligó a cambiar nuestros planes.

¿Qué podíamos hacer?

La difícil situación que estamos viviendo nos obligaba a buscar alternativas. Después de pensar sobre ello decidimos mantener las Jornadas, aunque tuviéramos que hacerlas de forma virtual e introducir algunos cambios logísticos. Ya os adelanto que el resultado ha sido espectacular.

Así que ahí estábamos David, Jordi, José Miguel, Laura, Marta y Sergio, cada uno desde nuestro hogar tratando de hacer las cosas lo mejor que podíamos y sabíamos.

Como en otras muchas ocasiones, en estas jornadas, se trabajó en multitud de temas. Cada asunto para tratar estaba perfectamente organizado, con anterioridad a las Jornadas, en nuestros tableros de Trello y se fueron eligiendo en función del tiempo y la energía mental disponibles.

En esta ocasión se trataron cerca de 50 temas. Uno de los proyectos más relevantes en el que trabajar era la nueva versión virtual del curso de formación GTD® presencial de Nivel 1.

Este proyecto es todo un reto y nos toca demostrar que somos capaces de adaptar nuestros pensamientos y nuestras conductas a la nueva situación. Demostrar que hacemos lo que sea necesario para cumplir nuestro compromiso de hacer llegar la efectividad personal con los mejores estándares de calidad.

Otro de esos proyectos especialmente significativos ha sido la creación de un modelo de competencias y para ello «nos estrenamos» usando miro, una fantástica aplicación que te permite, entre otras cosas, compartir y mover en tiempo real Post-Its virtuales.

Como contaba en las primeras crónicas,

Nuestro encuentro ha terminado pero nosotros seguimos hablando, riendo, aprendiendo, «cocinando» y compartiendo en red. Conversando sobre redes de aprendizaje y redes productivas, explorando a fondo la productividad individual y colectiva.

Mi propósito es seguir caminando, creciendo y compartiendo mi experiencia, soñando y creando. Sigo teniendo muy presente esa frase que José Miguel escuchaba decir, cuando era niño, a su abuelo. Frase con la que cerro las primeras jornadas: «sin caer en la utopía, hay que llevar las cosas desde la imaginación a la evidencia».

Por otra parte, desde un punto de vista más personal, estas XV Jornadas para mí han sido una evidencia de que la conexión con otras personas nada tiene que ver con la distancia. Quiero dar las gracias a todas las personas que formáis parte de OPTIMA LAB por haber hecho que me sintiera profundamente querida en estas Jornadas.

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XI Jornadas OPTIMA LAB: Comprometidos con una visión

Estas son mis crónicas de las XI Jornadas

La vida empieza al final de tu zona de confort. Así que, si te estás sintiendo incómodo ahora mismo, que sepas que el cambio que está sucediendo en tu vida es un principio, no un final.” Neale Donald Walsch

Los pasados días 11 y 12 se celebraron en Ámsterdam las XI jornadas OPTIMA LAB.

A continuación, los días 13 y 14 asistimos a la GTD® Conference junto a los representantes de la Formación GTD® oficial de otros 26 países y David Allen acompañado de su equipo y su perrita 😊

Sobre las jornadas OPTIMA LAB me gustaría deciros que, como de costumbre, trabajamos en nuestros tableros de Trello, en función de tiempo y energía, y fuimos “triturando” cada uno de los asuntos a los que nos fuimos enfrentando.

Las ideas, para mí, más significativas de estas jornadas son:

  • Hacer con sentido. Un mantra esencial para cualquier trabajador del conocimiento
  • Mejorar en claridad conceptual. Tener claridad es imprescindible tanto para la formación como para la consultoría o la venta
  • Foco. Con un doble significado, por una parte, estar enfocado y presente en aquello que estás haciendo y, por otro lado, tener un compromiso firme con este proyecto. Como decía Jordi, estamos jugando en la «Champions».
  • Proactividad. Centrarnos en nuestro círculo de influencia y no dejar que los temas se demoren.

Sobre la GTD® Conference:

El primer día pudimos disfrutar del estreno del Nivel 3 (Focus & Direction) de la mano de David Allen y Ana Maria. La parte más dulce fue poder disfrutar de David Allen en acción. La parte más estimulante empieza ahora, y es el trabajo al que nos enfrentamos para hacer llegar a nuestro mercado una experiencia formativa aún mejor. Un Nivel 3 en sintonía con los estándares de OPTIMA LAB.

El segundo día de la GTD® Conference nos compartieron datos concretos de crecimiento, penetración de mercado y las expectativas de futuro de la Formación GTD® oficial. Pudimos comprobar con números que GTD® es indiscutiblemente el estándar en productividad personal a nivel mundial.

Y me siento especialmente feliz de contaros que OPTIMA LAB recibió un premio por ser uno de los países con mayor penetración de mercado a nivel mundial en el último año.

Han sido cuatro días muy intensos en los que he vuelto a sentir que OPTIMA LAB es un proyecto imparable y altamente exigente. Un proyecto del que me siento orgullosa y agradecida. Una Red Productiva que me empuja a ser mejor profesional cada día y en ocasiones, lo hace con tanta fuerza que pienso que voy a perder el equilibrio. Pero aquí sigo con el firme propósito de seguir creciendo como profesional y, por supuesto, como persona.

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#VidaSinEstrés: Actuar por valores es más fácil con GTD®

“En la práctica el bienintencionado ejercicio de pensar en los valores con demasiada frecuencia no logra los resultados deseados.” David Allen

Entendiendo que cuando David Allen habla de valores está hablando de esas creencias fundamentales que nos hacen tener un determinado tipo de comportamiento. Esos principios que nos facilitan – o dificultan – elegir unas cosas en lugar de otras y nos ayudan a tomar decisiones.

Personalmente pienso que siempre es bueno tener claridad sobre nuestros valores. Conocerlos nos permite orientar nuestro comportamiento. En la medida en la que somos más conscientes de nuestros valores, podremos orientar nuestro comportamiento de manera más consciente.

Dicho esto, en mi opinión, es preferible tener un sistema de productividad personal como GTD® antes de hacer el ejercicio de profundizar en nuestros valores. Esto lo digo basándome en mi experiencia facilitando programas de coaching.

He visto como la gran mayoría de personas con las que he trabajado, como consecuencia de la reflexión en sus valores, deciden introducir cambios en sus vidas. Se comprometen a hacer cosas que aún no están haciendo, y  deciden emprender nuevos proyectos.

Si cuando profundizan en sus principios fundamentales tienen un sistema de productividad personal fiable, podrán incorporar en su sistema esos nuevos retos y compromisos sin perder la sensación de control. Seguirán teniendo claridad sobre qué pueden hacer, o dejar de hacer, en todo momento y estarán mejor preparados para incrementar la proactividad en su entorno.

Por el contrario, si no tienen un sistema de efectividad personal. Además viven una situación en la que tienen más cosas que hacer que tiempo disponible. Corren un riesgo altamente probable de sentirse inseguros a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Esto hace que los nuevos compromisos hagan que aumente la presión en sus vidas, lo que llevará a esas personas a abandonar las iniciativas que iniciaron a raíz del ejercicio de profundizar en sus valores, haciendo que todo se quede al final en buenas intenciones.

La ventaja de usar metodologías como GTD® es que todo resulta más fácil, ya que dispones de un inventario completo de compromisos y eso te permite elegir en cada momento lo que haces, sabiendo también lo que estás dejando de hacer.

Por lo tanto, cuando disponemos de un sistema de productividad personal actualizado y fiable y además conocemos nuestros valores, estamos mejor preparados para ser más efectivos, ya que nos resultará más fácil hacer bien las cosas correctas.

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#VidaSinEstrés: Vive el cambio en equilibrio

El cambio es una constante para la mayoría de las personas.

“La desintegración de los límites de nuestros proyectos y trabajos ya sería un reto suficientemente grande para cualquiera. Pero ahora debemos añadir a la ecuación la definición siempre cambiante de nuestros empleos, además de los frecuentes cambios en las responsabilidades e intereses en el ámbito más amplio de nuestras vidas.” David Allen

Dicen que lo único que es constante es el cambio.

Creo que estarás de acuerdo conmigo en que, aunque el cambio haya sido una constante en la vida del ser humano, hoy el ritmo de cambio es más acelerado que nunca.

Además de los cambios asociados a las nuevas responsabilidades que se nos presentan en la vida, todos debemos adaptarnos a la revolución tecnológica, sobrevivir a un entorno profesional inestable y convivir con el estado de permanente reinvención en el que están la mayoría de las organizaciones.

Yo diría que el «cambio frenético» es la nueva constante en nuestras vidas.

Este constante cambio es uno de los factores que ha hecho que los clásicos sistemas de gestión del tiempo hayan quedado obsoletos. Los sistemas de productividad basados en planificar compromisos no sirven cuando vivimos en entornos V.U.C.A, (Volátiles, Inciertos, Cambiantes y Ambiguos). En este tipo de realidad tienes muchas posibilidades de equivocarte si tratas de decidir hoy lo que vas a hacer en el futuro, aunque sea un futuro próximo.

Por el contrario, GTD® es una metodología de productividad personal muy eficaz, particularmente en entornos de constante y frenético cambio.

Cuando usas GTD®, eliges con confianza qué hacer en cada momento, con la tranquilidad de que lo que estás haciendo es lo que tiene más sentido hacer.

Con GTD® no planificas lo que vas a hacer en un futuro, sino que decides qué tienes que hacer y qué no y, en un paso posterior, eliges qué tiene más sentido hacer en cada momento de entre todo lo que previamente habías decidido hacer, en función de las circunstancias en las que te encuentras.

Uno de los motivos del éxito de GTD® en todo el mundo y probablemente una de las razones que lo han convertido en el nuevo estándar en productividad personal, es precisamente porque nos ayuda a afrontar con éxito la necesidad de avanzar manteniendo el equilibrio en entornos en los que todo cambia a todas horas.

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Metas y objetivos: No es suficiente con saber lo que quieres

En el post anterior hablábamos de la importancia de saber lo que queremos para poder marcarnos objetivos.

Yo, en mi caso, para tener las metas claras y saber lo quiero conseguir, tengo que tener claridad sobre lo que no quiero de mi presente, y me basta con tener una «vaga idea» sobre el futuro que deseo.

Después de analizar mi presente para identificar las cosas que quiero cambiar y las posibles consecuencias de dicho cambio, así como hacer un esbozo del futuro que deseo, es cuando puedo responder a la pregunta, ¿qué quiero conseguir en un plazo de más de un año?

Responder a esta pregunta me parece un ejercicio muy interesante, porque me aporta un cambio en mi percepción muy positivo. Es siempre provechoso, con independencia de que decida o no llevar a cabo siguientes acciones, o activar los proyectos necesarios, para alcanzar los objetivos que me he marcado. Es positivo porque este cambio de percepción me aporta información que me permite:

  1. Identificar con facilidad las siguientes acciones que estoy haciendo a día de hoy y me acercan a mis objetivos, y también aquellas que me alejan.
  2. Aumentar las posibilidades de descubrir las oportunidades que se me presenten para alcanzar mis objetivos.

El hecho de responder a la pregunta ¿qué quiero conseguir en el plazo de más de un año? no siempre se traduce en «siguientes acciones» de mi sistema GTD®, porque antes tengo que tener en cuenta el impacto que puede tener comprometerme con más cosas de las que realmente puedo hacer.

No todo son aspectos positivos a la hora de marcarnos objetivos.

En ocasiones nuestra realidad hace que las metas sean poco realistas. Cumplirlos nos exige más de lo que humanamente podemos hacer y terminamos por abandonarlos. Este hecho hace que nos sintamos culpables y minemos nuestra autoestima.

La vida de muchas personas es tan complicada que el más mínimo cambio puede tener consecuencias muy negativas. Es por ello por lo que no recomiendo a nadie que empiece por marcarse objetivos, sobre todo si son ambiciosos, sin antes dominar los cinco pasos de GTD®.

Después, una vez que tengas tu vida organizada y sientas que tienes tu trabajo bajo control con GTD®, entonces es el momento de afrontar nuevos retos.

Revisar nuestro sistema nos aporta información desde distintas perspectivas. Y nos permite hacernos una idea del impacto que tendrá en nuestras vidas incorporar siguientes acciones para alcanzar nuevas metas y objetivos

Así que, si estás pensando empezar un máster, cambiar de casa o aprender un nuevo idioma y no quieres «morir en el intento» te recomiendo que empieces por usar GTD®.