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#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

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Crónicas

XV Jornadas OPTIMA LAB: Personas en conexión

Los pasados días 30 y 31 de marzo y 1 de abril tuvieron lugar las XV Jornadas OPTIMA LAB.

Estaba previsto que tuvieran lugar en el Palacio de los Infantes, en El Escorial, pero la llegada del COVID-19 nos obligó a cambiar nuestros planes.

¿Qué podíamos hacer?

La difícil situación que estamos viviendo nos obligaba a buscar alternativas. Después de pensar sobre ello decidimos mantener las Jornadas, aunque tuviéramos que hacerlas de forma virtual e introducir algunos cambios logísticos. Ya os adelanto que el resultado ha sido espectacular.

Así que ahí estábamos David, Jordi, José Miguel, Laura, Marta y Sergio, cada uno desde nuestro hogar tratando de hacer las cosas lo mejor que podíamos y sabíamos.

Como en otras muchas ocasiones, en estas jornadas, se trabajó en multitud de temas. Cada asunto para tratar estaba perfectamente organizado, con anterioridad a las Jornadas, en nuestros tableros de Trello y se fueron eligiendo en función del tiempo y la energía mental disponibles.

En esta ocasión se trataron cerca de 50 temas. Uno de los proyectos más relevantes en el que trabajar era la nueva versión virtual del curso de formación GTD® presencial de Nivel 1.

Este proyecto es todo un reto y nos toca demostrar que somos capaces de adaptar nuestros pensamientos y nuestras conductas a la nueva situación. Demostrar que hacemos lo que sea necesario para cumplir nuestro compromiso de hacer llegar la efectividad personal con los mejores estándares de calidad.

Otro de esos proyectos especialmente significativos ha sido la creación de un modelo de competencias y para ello «nos estrenamos» usando miro, una fantástica aplicación que te permite, entre otras cosas, compartir y mover en tiempo real Post-Its virtuales.

Como contaba en las primeras crónicas,

Nuestro encuentro ha terminado pero nosotros seguimos hablando, riendo, aprendiendo, «cocinando» y compartiendo en red. Conversando sobre redes de aprendizaje y redes productivas, explorando a fondo la productividad individual y colectiva.

Mi propósito es seguir caminando, creciendo y compartiendo mi experiencia, soñando y creando. Sigo teniendo muy presente esa frase que José Miguel escuchaba decir, cuando era niño, a su abuelo. Frase con la que cerro las primeras jornadas: «sin caer en la utopía, hay que llevar las cosas desde la imaginación a la evidencia».

Por otra parte, desde un punto de vista más personal, estas XV Jornadas para mí han sido una evidencia de que la conexión con otras personas nada tiene que ver con la distancia. Quiero dar las gracias a todas las personas que formáis parte de OPTIMA LAB por haber hecho que me sintiera profundamente querida en estas Jornadas.

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Metodologías

Información estratégica en las áreas de responsabilidad

“Las áreas de enfoque o responsabilidad pueden ser muy útiles como listas de comprobación que aseguren el equilibrio y la inclusión de sus elementos principales: tu vida, un proyecto o un departamento” David Allen.

Las áreas de enfoque y responsabilidad son las distintas facetas de nuestra vida personal y profesional que son relevantes para cada uno de nosotros. Parcelas clave de nuestra vida y nuestro trabajo a las que prestamos atención o pensamos que deberíamos prestársela.

Es probable que dentro de nuestro trabajo nos encontremos con diferentes áreas de responsabilidad. Todos nosotros, además, tenemos otras facetas más personales que también requieren de nuestra atención. Facetas como por ejemplo nuestra pareja, los hijos, la casa, las relaciones sociales, nuestra salud, el deporte o nuestro desarrollo personal.

Dice David Allen que, para la mayoría de las personas, existen entre 10 y 15 áreas de responsabilidad. Nos propone que, para identificarlas, examinemos nuestros proyectos y acciones, preguntándonos: ¿Por qué estoy haciendo esto? ¿Qué ámbito de interés o responsabilidad refleja?

Personalmente, tener identificadas las áreas de atención, me ayuda a:

  1. Tener presente información actualizada sobre lo que es importante para mí. Esto es útil para poder activar proyectos y realizar acciones que me permitan mantener el rumbo o introducir cambios para modificarlo.
  2. Poner en contexto «para qué» hago muchas de las cosas que hago, aportando sentido a siguientes acciones y proyectos.

Hacer un listado de todas las áreas de enfoque y responsabilidad me parece una práctica muy útil para cualquier persona, aunque no use GTD®, porque facilita hacer un ejercicio de coherencia entre lo que queremos hacer y lo que hacemos.

Aunque en ocasiones no nos guste, cada uno de nosotros somos lo que hacemos – o dejamos de hacer – en nuestro día a día. Enfrentar nuestra realidad diaria con ese listado de «áreas de enfoque o responsabilidad» nos ayuda a descubrir posibles disonancias entre lo que queremos hacer y lo que realmente hacemos. A partir de ahí, podemos empezar a poner en práctica estrategias que nos ayuden a hacer lo que tenemos que hacer para ser coherentes con lo que queremos hacer.

Todos nosotros tenemos múltiples facetas que requieren de nuestra atención y eso hace necesario encontrar un punto personal de equilibrio. La claridad sobre nuestras principales áreas de responsabilidad, tanto personales como profesionales, nos ayuda a encontrar un equilibrio en nuestra vida. Esto a la mayoría de nosotros hace que nos sintamos más satisfechos.

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Reflexiones

¿Qué se ha dicho sobre el Propósito y los Principios?

Como cierre de esta serie de post, sobre el propósito y los principios, he decidido hacer una selección de fragmentos que han escrito otras personas sobre este tema y que me han gustado especialmente.

Todos los fragmentos están escritos por personas a las que he conocido, de una u otra forma, gracias al 2.0 y por las que siento muchísimo cariño. Sus blogs son para mí indispensables y te recomiendo que, si aún no te has suscrito a alguno de ellos, lo hagas sin falta.

Te dejo a continuación lo que han dicho sobre el propósito y los principios:

David Criado: «rentabilidad y propósito»

«La definición de un propósito tanto a nivel personal como profesional tiene que estar siempre acompañada de un control ético sobre las actividades y decisiones que se desarrollan y adoptan. Esto tiene que ver con que no se puede servir a una sociedad de forma sostenible si se participa activamente en la destrucción de esa sociedad. Hablamos de principios de honestidad y coherencia.»

Eva Collado Durán: «Cosas que suceden cuando se emprende en solitario…»

«Tus valores deben prevalecer ante los euros, la ética es rentable.»

Francisco Alcaide: «Y tú, ¿sabes cuál es tu propósito de vida?»

«Sin un propósito definido es fácil quedar a la deriva y nunca dar lo mejor de uno mismo siendo víctima de la pereza, de la resignación o del cansancio. Uno cumple el expediente, la papeleta, pero poco más. Propósito de vida y compromiso incondicional van de la mano.»

Jesús Serrano Ducar: «Mi sistema GTD: perspectiva, propósito y principios»

«Si estás frente a un cruce de caminos y no ves con nitidez cuál te va a llevar a dónde quieres ir, te invito a trabajar esta parte de la perspectiva de GTD. Tendrás en tus manos dos balas de oro que serán claves para mejorar tu efectividad: tu propósito y tus principios.»

Andrés Pérez Ortega: «Fórmula de la acción = Qué x Por qué x Cómo»

«La fórmula de la acción = Qué x Por qué x Cómo

Básicamente hacemos las cosas porque se produce un momento explosivo cuando tenemos claro lo que queremos conseguir, cuáles son las razones para conseguirlo y (más o menos) sabemos cuáles son los pasos que hay que dar.»

Antonio José Masía: «Introducción a GTD 16: Consiguiendo perspectiva. Propósito y principios»

«Nuestro propósito proporciona la intencionalidad última de nuestra existencia y de nuestra dirección. Representa de alguna forma nuestra esencia y nuestra razón de ser. Definir claramente nuestro propósito nos sirve de brújula para poder caminar por la vida. Nos sirve también como último criterio a la hora de formular prioridades y tomar ciertas decisiones, debiéndose manifestar de forma continua durante todo nuestro camino.»

Vanesa Tejada: «Cómo me organizo: reviso mis prioridades y sistema con perspectiva»

Para mí el día a día son los pequeños pasos que me llevan por un camino, un camino cuya dirección viene definida por unas prioridades, valores y principios de más alto nivel.

Espero que te haya resultado inspirador. Feliz semana.

 

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#Sé+Eficaz 11: Reducir incoherencias aumenta tu productividad

Reducir incoherencias aumenta tu productividad.

Hay millones de personas esperando la inmortalidad que no saben qué hacer con sí mismas una tarde lluviosa de domingo. Susan Ertz

En el capítulo 11, David Allen nos dice que:

«Todos nosotros, a nivel tanto personal como empresarial, tendemos a negarnos inconscientemente la posibilidad de conseguir cosas nuevas y mejores, porque tenemos miedo de no estar a la altura. La mayoría de nosotros pensamos que queremos «más» de muchas cosas: más dinero, más clientes, más responsabilidad, más diversión, más tiempo. ¿Pero lo queremos realmente? He aprendido que lo que quiero conscientemente es solo una parte de lo que dirige mis “energías creativas” y que “limpiar” y racionalizar todos los sistemas de la vida y del trabajo aumentan la capacidad para asumir una mayor implicación en el mundo.»

Reducir las incoherencias aumenta nuestra productividad personal. Sabemos que es muy recomendable hacer «orden mental» y, seguramente, la mayoría de nosotros hemos experimentado los beneficios, en términos de eficiencia, que produce conciliar lo que hacemos con lo que sentimos y con lo que pensamos.

Pero las prisas, y nuestro día a día, nos ponen difícil prestar atención a las «incomodidades» que nos avisan de que las cosas no van bien. Los avisos de nuestro inconsciente, en forma de pensamientos recurrentes o de «síntomas físicos» difíciles de expresar con palabras, son algunas de las muestras de estas tensiones internas entre «lo que realmente queremos», a nivel inconsciente, y «lo que creemos que queremos», a nivel consciente. Además, esas incoherencias, que a nivel personal vivimos sin apenas darnos cuenta, se muestran con total claridad a las personas de nuestro entorno. Nuestras incoherencias son evidentes cuando nuestras palabras dicen una cosa y nuestra comunicación no verbal dice otra distinta.

Si realmente quieres combatir las incoherencias, una buena estrategia es:

  • Capturar todos esos «avisos» del inconsciente, empezando, por ejemplo, por prestar atención a esas pequeñas señales físicas.
  • Pararte a pensar, a fin de entender la correlación entre los acontecimientos y las «señales».
  • Preguntarte qué tendrías que hacer para que «esas cosas» dejaran de «incomodarte». Hacer un ejercicio de autoanálisis ayuda a entender los motivos de las incoherencias y lo que están diciendo de ti.
  • Actuar. Introducir cambios, practicando el método de ensayo/error. Una vez que se ha entendido de qué se trata, entonces se puede actuar sobre ello y romper así con las tensiones internas.

Reprocharnos lo que hacemos, o lo que deberíamos dejar de hacer, es improductivo y además nos resta energía. Por el contrario, detectar, capturar y entender lo que está «actuando» en nuestra mente, y empezar a introducir acciones encaminadas a producir los cambios necesarios para que las incoherencias desaparezcan, aumentará nuestra productividad personal.