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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Actuar por valores es más fácil con GTD®

“En la práctica el bienintencionado ejercicio de pensar en los valores con demasiada frecuencia no logra los resultados deseados.” David Allen

Entendiendo que cuando David Allen habla de valores está hablando de esas creencias fundamentales que nos hacen tener un determinado tipo de comportamiento. Esos principios que nos facilitan – o dificultan – elegir unas cosas en lugar de otras y nos ayudan a tomar decisiones.

Personalmente pienso que siempre es bueno tener claridad sobre nuestros valores. Conocerlos nos permite orientar nuestro comportamiento. En la medida en la que somos más conscientes de nuestros valores, podremos orientar nuestro comportamiento de manera más consciente.

Dicho esto, en mi opinión, es preferible tener un sistema de productividad personal como GTD® antes de hacer el ejercicio de profundizar en nuestros valores. Esto lo digo basándome en mi experiencia facilitando programas de coaching.

He visto como la gran mayoría de personas con las que he trabajado, como consecuencia de la reflexión en sus valores, deciden introducir cambios en sus vidas. Se comprometen a hacer cosas que aún no están haciendo, y  deciden emprender nuevos proyectos.

Si cuando profundizan en sus principios fundamentales tienen un sistema de productividad personal fiable, podrán incorporar en su sistema esos nuevos retos y compromisos sin perder la sensación de control. Seguirán teniendo claridad sobre qué pueden hacer, o dejar de hacer, en todo momento y estarán mejor preparados para incrementar la proactividad en su entorno.

Por el contrario, si no tienen un sistema de efectividad personal. Además viven una situación en la que tienen más cosas que hacer que tiempo disponible. Corren un riesgo altamente probable de sentirse inseguros a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Esto hace que los nuevos compromisos hagan que aumente la presión en sus vidas, lo que llevará a esas personas a abandonar las iniciativas que iniciaron a raíz del ejercicio de profundizar en sus valores, haciendo que todo se quede al final en buenas intenciones.

La ventaja de usar metodologías como GTD® es que todo resulta más fácil, ya que dispones de un inventario completo de compromisos y eso te permite elegir en cada momento lo que haces, sabiendo también lo que estás dejando de hacer.

Por lo tanto, cuando disponemos de un sistema de productividad personal actualizado y fiable y además conocemos nuestros valores, estamos mejor preparados para ser más efectivos, ya que nos resultará más fácil hacer bien las cosas correctas.

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#VidaSinEstrés: Vive el cambio en equilibrio

El cambio es una constante para la mayoría de las personas.

“La desintegración de los límites de nuestros proyectos y trabajos ya sería un reto suficientemente grande para cualquiera. Pero ahora debemos añadir a la ecuación la definición siempre cambiante de nuestros empleos, además de los frecuentes cambios en las responsabilidades e intereses en el ámbito más amplio de nuestras vidas.” David Allen

Dicen que lo único que es constante es el cambio.

Creo que estarás de acuerdo conmigo en que, aunque el cambio haya sido una constante en la vida del ser humano, hoy el ritmo de cambio es más acelerado que nunca.

Además de los cambios asociados a las nuevas responsabilidades que se nos presentan en la vida, todos debemos adaptarnos a la revolución tecnológica, sobrevivir a un entorno profesional inestable y convivir con el estado de permanente reinvención en el que están la mayoría de las organizaciones.

Yo diría que el «cambio frenético» es la nueva constante en nuestras vidas.

Este constante cambio es uno de los factores que ha hecho que los clásicos sistemas de gestión del tiempo hayan quedado obsoletos. Los sistemas de productividad basados en planificar compromisos no sirven cuando vivimos en entornos V.U.C.A, (Volátiles, Inciertos, Cambiantes y Ambiguos). En este tipo de realidad tienes muchas posibilidades de equivocarte si tratas de decidir hoy lo que vas a hacer en el futuro, aunque sea un futuro próximo.

Por el contrario, GTD® es una metodología de productividad personal muy eficaz, particularmente en entornos de constante y frenético cambio.

Cuando usas GTD®, eliges con confianza qué hacer en cada momento, con la tranquilidad de que lo que estás haciendo es lo que tiene más sentido hacer.

Con GTD® no planificas lo que vas a hacer en un futuro, sino que decides qué tienes que hacer y qué no y, en un paso posterior, eliges qué tiene más sentido hacer en cada momento de entre todo lo que previamente habías decidido hacer, en función de las circunstancias en las que te encuentras.

Uno de los motivos del éxito de GTD® en todo el mundo y probablemente una de las razones que lo han convertido en el nuevo estándar en productividad personal, es precisamente porque nos ayuda a afrontar con éxito la necesidad de avanzar manteniendo el equilibrio en entornos en los que todo cambia a todas horas.

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#VidaSinEstrés: ¿Sabes cuándo has terminado tu trabajo?

La mayoría de las personas hacemos un tipo de trabajo en el que hay que decidir cuándo está terminado.

“En este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos.” David Allen

La mayoría de nosotros hacemos un tipo de trabajo al que Peter Drucker llamo «trabajo del conocimiento».

Una de las características de este trabajo es que no tiene unos límites claramente definidos.

Frente al trabajo manual, en el que estaba muy claro lo qué había que hacer y cuándo estaba hecho, nosotros nos encontramos frente a un trabajo con «límites difusos». ¿Qué quiero decir con esto? Para un operario de una fábrica de sardinas es evidente qué tiene que hacer, y también cuándo están enlatadas las sardinas, pero piensa por un momento en un periodista, un directivo o un profesor.

  • ¿Cuándo ha terminado un periodista de recabar información para escribir un artículo? ¿Cuándo puede decir que ya está escrito sin posibilidad de mejorarlo?
  • ¿Hasta qué límite puede un directivo seguir trabajando en una presentación para motivar a su equipo?
  • ¿Cuánto puede un profesor profundizar en su materia y cuánto puede hacer para mejorar en su manera de hacer llegar la información para que otros la aprendan?

Es esta ausencia de márgenes, entre otras cosas, lo que hace que sintamos que nuestro trabajo nunca se termina. Y es también el motivo por lo que en ocasiones vienen a tu mente ideas sobre cosas que piensas que convendría hacer, pero que intuyes, con cierta culpabilidad, que no vas a poder hacer.

Pienso que frente a esta realidad que nos ha tocado vivir, hay un cambio importante que llevar a cabo en relación con nuestras creencias. Ese cambio consiste en aceptar que definir los límites de nuestro trabajo también forma parte de nuestro trabajo.

Y, además, para contrarrestar esta sensación de estrés, e incluso de cierta culpabilidad, es importante aprender a definir esos límites que no vienen «de serie». Esto se consigue practicando el hábito de decidir y, en particular, de decidir:

  • Qué es en concreto lo que hay que hacer
  • Si somos nosotros la persona más adecuada para hacerlo
  • Qué tiene que pasar para que lo podamos dar por terminado.

Si aún no lo haces, te propongo que comiences a ir adquiriendo el hábito de pensar y decidir para definir tu trabajo antes de ponerte a hacerlo. Esta inversión de tiempo será recompensada con creces, haciendo que desaparezca la frustración que sentimos por llevar a cabo un tipo de trabajo en el que no tenemos a priori claridad sobre lo que hay que hacer ni cuándo vamos a poder darlo por terminado.

 

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#VidaSinEstrés: Bienvenido a GTD®

GTD es una metodología que puede ayudar a las personas.

Leía hace algún tiempo que cerca de 11 millones de españoles sufren estrés laboral y que en 12 años se ha producido un incremento del 81,8% en el consumo de hipnóticos y sedantes, mientras que el uso de ansiolíticos para tratar el insomnio y los trastornos de ansiedad había crecido un 46,8%.

Frente a esta situación es muy habitual encontrase con artículos que te ofrecen diferentes claves para poder vivir sin estrés. En estos artículos puedes leer consejos de este estilo:

  • Simplifica tu vida
  • Céntrate en las cosas importantes
  • Mejora tu autoestima
  • Haz despacio las cosas a propósito

Siempre que leo este tipo de consejos pienso, ¿la persona que ha escrito se cree lo que dice? ¿Sabe realmente lo complicada que es la vida de la mayoría de la gente?

Mi impresión es que ignoran o pasan por alto algunos “detalles” importantes, como por ejemplo que:

  • No puedes, o no quieres, simplificar tu vida, porque eso significaría renunciar a muchas cosas importantes para ti
  • No puedes dejar de hacer un motón de cosas, aunque tal vez no sean especialmente importantes, porque sabes que dejarlas sin hacer tendrá consecuencias que prefieres evitar
  • Es dificilísimo mejorar la autoestima cuando tienes tantas cosas en la cabeza que «no te da la vida» y eso te lleva a olvidar cosas importantes y cometer errores.
  • No puedes imaginar las consecuencias de hacer las cosas más despacio sin que te de la risa. ¿Hacer las cosas despacio a propósito? WTF! 😉

GTD® nada tiene que ver con los “consejos de revista” habituales, sino que es una manera concreta de afrontar todo lo que tienes que hacer. Una metodología que te permite, tanto a ti como a cualquier persona que la ponga en práctica, conseguir tener más energía y estar más relajado, con más claridad y presencia en el momento con lo que sea que estás haciendo, y resolver muchas más cosas con menos esfuerzo.

Eso sí, te aviso que esto no se consigue por arte de magia, que hay que hacer una serie de cambios significativos y que cambiar nos cuesta a todos. Aprender GTD® es un proceso exigente, en el que es necesario adquirir nuevos hábitos y dejar de hacer algunas de las cosas que la mayoría de la gente hace.

Lo que está claro es que hoy en día son cientos de miles las personas, de todas las edades y todos los tipos, que usan esta metodología en todo el mundo, lo cual demuestra que GTD funciona. Por eso puedo decir, sin miedo a equivocarme, que si quieres vivir sin estrés, practiques GTD.