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#ConfíaEnTusDecisiones: El Cerebro Goloso

Nuestro cerebro necesita combustible

“Uno no puede pensar bien, amar bien, dormir bien, si no ha comido bien”. Virginia Woolf

Nos dice Kahneman que la idea de «energía mental» es mucho más que una mera metáfora.

Cuando nuestra mente no hace nada en particular, consumimos «energía mental» en pensamientos aleatorios y en observar lo que sucede a nuestro alrededor. Además, cuando hacemos esfuerzos intelectuales, nuestra mente incrementa su consumo de energía.

La actividad mental esforzada es especialmente acaparadora de glucosa. Cuando estamos realizando una tarea mental que requiere esfuerzo, nuestro nivel de glucosa en sangre desciende. También sabemos que los efectos del agotamiento mental, consecuencia del esfuerzo intelectual, pueden ser compensados ingiriendo glucosa.

Estos hechos me llevan a darte algunos consejos, que te pueden ayudar a mejorar tu efectividad personal:

  • Después de hacer una tarea de las que demandan mucha energía mental, bebe agua y toma algún alimento que te ayude a recuperar el nivel de glucosa. Te recomiendo nueces y fruta.
  • Respeta tus horarios de comida. En el trabajo del conocimiento nuestra mente es la principal herramienta de trabajo y, para que esté en buenas condiciones, tenemos que alimentarnos correctamente.
  • Siempre que sea posible, deja las tareas que no te exigen demasiado esfuerzo intelectual para los momentos del día en los que tu nivel de glucosa sea más bajo.
  • Cuando tengas delante una tarea que te exige energía mental, y te sientas perezoso, trata de combatir la pereza tomando algo dulce. Yo suelo tomar chocolate 😊

Las personas tenemos una energía mental limitada o, dicho de otra manera, nuestro cerebro no tiene la capacidad de estar todo el día «al cien por cien». Ser conscientes de nuestros niveles de energía mental nos ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento.

Podemos mejorar nuestra efectividad personal haciendo coincidir nuestros momentos de máxima energía mental con las tareas que la requieren y también, si queremos que nuestro cerebro tenga un buen rendimiento debemos cuidar nuestra alimentación.

Muy probablemente a todos nos pase lo mismo que a Virginia Woolf y si queremos pensar bien, amar bien y dormir bien, tendremos que comer bien.

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#VidaSinEstrés: Bienvenido a GTD®

GTD es una metodología que puede ayudar a las personas.

Leía hace algún tiempo que cerca de 11 millones de españoles sufren estrés laboral y que en 12 años se ha producido un incremento del 81,8% en el consumo de hipnóticos y sedantes, mientras que el uso de ansiolíticos para tratar el insomnio y los trastornos de ansiedad había crecido un 46,8%.

Frente a esta situación es muy habitual encontrase con artículos que te ofrecen diferentes claves para poder vivir sin estrés. En estos artículos puedes leer consejos de este estilo:

  • Simplifica tu vida
  • Céntrate en las cosas importantes
  • Mejora tu autoestima
  • Haz despacio las cosas a propósito

Siempre que leo este tipo de consejos pienso, ¿la persona que ha escrito se cree lo que dice? ¿Sabe realmente lo complicada que es la vida de la mayoría de la gente?

Mi impresión es que ignoran o pasan por alto algunos “detalles” importantes, como por ejemplo que:

  • No puedes, o no quieres, simplificar tu vida, porque eso significaría renunciar a muchas cosas importantes para ti
  • No puedes dejar de hacer un motón de cosas, aunque tal vez no sean especialmente importantes, porque sabes que dejarlas sin hacer tendrá consecuencias que prefieres evitar
  • Es dificilísimo mejorar la autoestima cuando tienes tantas cosas en la cabeza que «no te da la vida» y eso te lleva a olvidar cosas importantes y cometer errores.
  • No puedes imaginar las consecuencias de hacer las cosas más despacio sin que te de la risa. ¿Hacer las cosas despacio a propósito? WTF! 😉

GTD® nada tiene que ver con los “consejos de revista” habituales, sino que es una manera concreta de afrontar todo lo que tienes que hacer. Una metodología que te permite, tanto a ti como a cualquier persona que la ponga en práctica, conseguir tener más energía y estar más relajado, con más claridad y presencia en el momento con lo que sea que estás haciendo, y resolver muchas más cosas con menos esfuerzo.

Eso sí, te aviso que esto no se consigue por arte de magia, que hay que hacer una serie de cambios significativos y que cambiar nos cuesta a todos. Aprender GTD® es un proceso exigente, en el que es necesario adquirir nuevos hábitos y dejar de hacer algunas de las cosas que la mayoría de la gente hace.

Lo que está claro es que hoy en día son cientos de miles las personas, de todas las edades y todos los tipos, que usan esta metodología en todo el mundo, lo cual demuestra que GTD funciona. Por eso puedo decir, sin miedo a equivocarme, que si quieres vivir sin estrés, practiques GTD.

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Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar