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#VidaSinEstrés: Qué no se te escape nada

Es fácil conseguir que nada se te escape.

El cerebro no es un vaso por llenar, sino una lámpara por encender. Plutarco

Hablábamos en un post anterior de lo que ganas cuando capturas, de en qué consiste capturar, de qué hay que capturar y de los tres errores más habituales relacionados con capturar y cómo combatirlos.

Hoy hablaremos de dónde capturar.

Las cosas que se capturan solas, de manera automática, sin que tú intervengas, van a parar a «bandejas de entrada». Por otra parte, lo que tú utilizas para capturar cosas se llama herramientas de captura.

Existe un amplio número de herramientas de captura, tanto de alta como de baja tecnología, que se pueden utilizar para recopilar todos los incompletos.

Debes asegurarte de disponer de las herramientas necesarias que te permitan capturar tanto la información que tú mismo generas como la que proviene de fuentes externas.

Además de disponer del número adecuado de ellas, es también importante contar con las herramientas de recopilación o captura adecuadas, es decir, las que mejor se adapten a tus necesidades y preferencias concretas de captura. Aquí tienes algunas de ellas:

Bandejas de entrada físicas:

 

 

 

 

Son las ideales para capturar material físico.

Hojas en blanco y libretas

 

 

 

 

Van de maravilla para para recopilar ideas.

Grabaciones de voz y digitales

 

 

 

 

Cada vez son más las opciones que te permiten grabar mensajes que podrás procesar más tarde.

Correo electrónico y de texto

 

 

 

 

 

Una de las bandejas de entrada donde probablemente se te están recopilando la mayor cantidad de asuntos pendientes.

 

Actualmente contamos con la posibilidad de integrar de forma automática distintos canales. Las notas escritas en papel o en pizarras y los mensajes de voz pueden enviarse a bandejas de entrada digitales.

No hay un número óptimo de bandejas de entrada, cada persona tendrá que decidir las que mejor se adaptan a sus necesidades.

Mi recomendación es que tengas todas las bandejas que necesites para poder capturar en cualquier situación que te permitan hacerlo cómodamente y, también, las menos posibles, ya que luego hay que aclararlas, es decir, vaciarlas.

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Cómo gestionamos nuestros proyectos con GTD®

Veamos cómo gestionamos los proyectos con GTD.

Tienes que pensar en las grandes cosas mientras haces las pequeñas, a fin de que estas vayan en la dirección correcta. A. Toffler.

La gran mayoría de las acciones que hacemos en nuestro día a día están relacionadas con alguno de los múltiples proyectos que tenemos entre manos.

Recuerda que, en GTD®, proyecto es cualquier resultado que requiere más de una acción y que se puede completar en el plazo máximo de un año.

La «lista de proyectos» es una de las herramientas que nos propone GTD® para gestionarlos. Como su propio nombre indica, esta lista contiene una relación de todos los resultados que queremos conseguir.

En los cursos de GTD® que facilito, me encuentro habitualmente con personas que se resisten a crear esta lista, porque dicen que «necesitan» tener separado lo personal y lo profesional. Si ese es tu caso, no hay ningún inconveniente en que tengas dos listas. Una lista de proyectos profesionales y otra lista de proyectos personales. Lo que es muy importante es, por una parte, que en esas «listas de proyectos» aparezcan únicamente resultados y, por otra, que las revises con la frecuencia necesaria.

Como orientación de qué puede significar esto de «frecuencia necesaria», David Allen nos recomienda revisar habitualmente nuestra lista de proyectos como parte de nuestra «revisión semanal».

En una «revisión semanal» bien hecha, nos aseguramos de que nuestra lista de proyectos esté completa y actualizada. También reflexionamos sobre su contenido para recuperar la visión general del estado de todos nuestros proyectos. Y, por último, nos aseguramos de que todos y cada uno de nuestros proyectos tengan al menos una siguiente acción identificada en alguna de nuestras listas de «siguientes acciones», lo que nos va a ayudar a asegurar que avancen todos los temas.

Otra situación que también me encuentro habitualmente es la de personas que, por su tipo de trabajo, necesitan revisar su «lista de proyectos» con mayor frecuencia que la semanal. Si ese es tu caso, adelante. La lista de proyectos se debe revisar en la «revisión semanal» como mínimo, pero se puede revisar tantas veces como se considere necesario.

Para mí, el mayor beneficio de revisar semanalmente la «lista de proyectos» es la sensación de control que me aporta tener una visión de conjunto de cómo están todos mis frentes abiertos.

Como ves, la gestión de los proyectos con GTD® es muy sencilla, y nos aporta importantes beneficios.

¿Cuándo te vas a animar a gestionar tus proyectos con GTD®?

 

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Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar

 

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Sé+eficaz 31: Cómo afecta a tu organización el correo electrónico

¿Cómo afecta a tu organización el correo electrónico?

Todo el mundo sabe que para ser una organización de alto rendimiento es necesario que la comunicación circule de forma ágil entre los miembros de dicha organización. A día de hoy, en la mayoría de las organizaciones, esto quiere decir que para que una organización tenga un rendimiento óptimo, es de vital importancia que todas las personas gestionen de forma eficaz su correo electrónico.

El hecho de que personas de la organización mantengan correos «encallados» en su inbox más tiempo de lo razonable, hace que se creen cuellos de botella, que a su vez hacen que empeore, en mayor o menor medida, el rendimiento de la organización y que aumente el estrés de las personas afectadas por dicha información.

Todos nos encontramos con el inconveniente de que la información «relevante» llega mezclada con la información «basura» . Los asuntos «urgentes», que se deben responder lo antes posible están junto a otros insignificantes. Esto hace que tengamos que revisar todos nuestros correos para poder saber qué hacer con ellos, aunque el volumen, en ocasiones, sea brutal.

Desarrollar los hábitos necesarios para gestionar de forma sistemática el flujo de trabajo aumentará nuestra productividad personal y, como dice Jerónimo Sánchez, « el correo electrónico puede ser una herramienta altamente efectiva si sabes gestionarla correctamente, y ni el número ni la naturaleza de los correos debería ser un problema de productividad si desarrollamos los hábitos adecuados».

Hacer bien nuestro trabajo nos exige usar herramientas de comunicación. Las herramientas de comunicación nunca deben ser la causa que nos impida hacer nuestro trabajo.

Aumentamos la efectividad de nuestra organización cuando evitamos contaminar con correos basura. Cuando buscamos la forma de comunicación más eficaz para cada situación y gestionamos de forma ágil y responsable todas las comunicaciones que recibimos. Piensa en  cómo afecta a tu organización el correo electrónico.

Una organización en la que las personas gestionan de forma eficaz la comunicación es una organización más efectiva. ¿Te has parado a pensar cuántas complicaciones innecesarias se evitarían las personas de tu organización si todas procesarán de forma ágil el mail? ¿Podrían ser personas más responsables y proactivas con las comunicaciones que reciben?