Categorías
Crónicas

#CaféyProductividad: Mi punto de vista

El pasado sábado 21 estuve en el CaféyProductividad de Otoño 2017.

Este evento, que organizan Jeroen Sangers, Jordi Sánchez y Daniel Aguayo desde hace años, se celebró en esta ocasión en Madrid, en las fantásticas instalaciones de Liferay.

Pasé una productiva mañana de sábado disfrutando con la conversación que mantuvimos los 10 bloggers que nos reunimos para compartir nuestros puntos de vista sobre productividad y efectividad.

De forma animada, en este CaféyProductividad, cada uno de nosotros fuimos compartiendo y escuchando los distintos puntos de vista sobre tres temas. Puedes leer sobre lo que allí se dijo en la crónica que ha escrito Vanesa Tejada. Mi intención en este post no es contar lo que allí se dijo, sino compartir mi punto de vista sobre los temas que allí se trataron.

Estrategias que pueden ayudar a que las personas adquieran hábitos productivos tras una formación en productividad personal

Es importante ofrecer la posibilidad de realizar reuniones de acompañamiento para que las personas que quieren adquirir los hábitos sientan que no están solos, sino que cuentan con alguien que les puede ayudar a aclarar posibles dudas y con quien compartir sus experiencias y logros a lo largo de su camino de aprendizaje.

Por otro lado, también es importante facilitar material de referencia para que las personas puedan profundizar, a su ritmo, y ampliar la información adquirida en un curso.

Y, por supuesto, en relación con el aprendizaje concreto de la metodología GTD®, tengo que decir que si quieres tener la seguridad de que estas adquiriendo los hábitos y comportamientos correctos para usar GTD®, mi recomendación es que hagas formación oficial GTD®, la única formación que te asegura que es GTD® de verdad y no una interpretación más o menos acertada de la metodología.

Existen unos principios universales de la productividad/efectividad personal

Al margen de hacer una lista exhaustiva de todos ellos, mi respuesta es sí, sin ninguna duda, existen. Creo que todas las personas – TODAS – somos más efectivas, por ejemplo, cuando:

  • Trabajamos sin interrupciones, en espacios libres de distracciones
  • Prestamos atención a lo que estamos haciendo
  • Aprovechamos nuestra «energía mental»
  • Pensamos antes de hacer
  • Antes de hacer, definimos qué tenemos que hacer y cuándo estará hecho

En definitiva, aunque no haya ningún «manifiesto» al respecto – al lo menos que yo sepa – todas las personas experimentamos que mejora nuestra efectividad cuando actuamos de unas formas concretas. Los principios sobre los que se asientan esos comportamientos son precisamente los principios universales de la efectividad personal.

Objetivos: Cuál es el punto óptimo a la hora de definirlos

Sin entrar en los objetivos que nos vienen impuestos por agentes externos (estos llegan como llegan), para mí lo más importante a la hora de expresar un objetivo que yo me he marcado es que:

  • Me resulte motivador
  • Me dé información de lo que quiero conseguir
  • Tenga asociado acciones concretas para ejecutarlas en mi día a día

Cómo puedes ver, no necesito poner fechas que me angustien, ni machacar mi autoestima por no hacer lo que no he podido hacer.

Lo que sí hago es revisar mis objetivos periódicamente y observar la tendencia, es decir, si mis acciones me acercan o me alejan de ellos. También busco maneras que me ayuden a conseguir mis objetivos con una actitud positiva.

En resumen, los objetivos nos deben ayudar a tener la vida que queremos en lugar de convertirse en una fuente adicional de presión y frustración.

 

Para cerrar, os mando un fuerte abrazo tod@s los que allí estuvisteis y un especial agradecimiento a los organizadores del CaféyProductividad 2017 . Espero que volvamos a vernos.

Categorías
Metodologías

Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar

 

Categorías
Series

Se+eficaz 38: Tus pensamientos son valiosos

Tus pensamientos son valiosos.

“Tal vez tus ideas no parezcan valiosas de manera inmediata y evidente, pero muchas de ellas contienen el germen de algo que podría llegar a ser extremadamente útil. Tal vez simplemente no puedas verlo aún. Darte la libertad de recoger toda clase de ideas para luego evaluarlas. Convierte la toma informal de notas en un hábito, ya sea al recibir inputs de otras personas – reuniones, conversaciones, mensajes de voz – o al ensayar una lluvia de ideas por tu cuenta. Establece una clara distinción entre la recopilación, el procesamiento y la organización y date permiso para recoger cualquier idea sin censura ni análisis. Los psicólogos lo llaman «cognición distribuida» Es una práctica que aportará una gran fuente de creatividad a tu trabajo y a tu vida.” David Allen

Para que las ideas valiosas que tenemos no desaparezcan con la misma facilidad con la que aparecieron, es necesario capturarlas.

Capturar es el primero de los cinco pasos del método GTD® para administrar el flujo de trabajo. Consiste en sacar de tu mente, y recolectar, todo lo que llama tu atención o consideres incompleto, sin aplicar ningún filtro o juicio de valor sobre ello.

Cuando recopilas, sacas «cosas» de tu mente y, con este sencillo hábito, favoreces llegar a tener una «mente como el agua». Esto significa que recopilar te ayuda a tener una mente más atenta, concentrada y libre de estrés. La «mente como el agua» es un símil que nos recuerda que es posible reaccionar siempre de forma proporcional a la naturaleza de las «cosas», al igual que el agua de un estanque reacciona de forma proporcional al tamaño de la piedra que tiras en él.

Capturar consiste simplemente en recolectar «cosas», sin pensar ni decidir si luego te vas a comprometer o no a hacer algo al respecto. Será en otro paso posterior, en una especie de «digestión», cuando decidirás qué quieres, tienes o necesitas hacer con ellas.

Si quieres adquirir el hábito de capturar me gustaría hacerte dos recomendaciones:

  • 1.- Haz que sea sencillo para ti. Lleva contigo una libreta y un lápiz, o una aplicación en tu teléfono móvil, o una grabadora, o todo ello… Lo importante es que te resulte fácil capturar en cualquier momento y situación.
  • 2.- Captura todo lo que llame tu atención, sin filtros. Para crear el hábito es necesario hacerlo siempre.
Categorías
Crónicas

VI Jornadas OPTIMA LAB: Trabajo efectivo en red

VI Jornadas OPTIMA LAB: Trabajo efectivo en red.

“La red es mucho más que un medio de comunicación; es un medio de interacción personal, organización, relación de larga distancia, y una forma, una cierta atmósfera en la que vida personal y digital están integradas. Ya no vivimos en un mundo físico o virtual, sino en un mundo híbrido que participa de ambas esferas.” Manuel Castells

En OPTIMA LAB seguimos avanzando, aprendiendo, trabajando y, como en años anteriores por estas fechas, celebrando nuestras Jornadas de Innovación en el Palacio de los Infantes del Euroforum.

Esta vez, celebrábamos las sextas jornadas y, como en ocasiones anteriores, alguien – no recuerdo quien – dijo una frase. Una frase que se repite, y se ha repetido, en todas y cada una de nuestras jornadas. Una frase que parece estar grabada a fuego en nuestras mentes. Esa frase es «está todo por hacer». Cierto, pero, por primera vez, empiezo a pensar, tras estas jornadas, que aunque hay mucho por hacer, también hay muchas cosas hechas.

Han pasado muchas cosas desde septiembre del 2014, cuando nos presentamos como una Comunidad de Práctica (CoP) que innova en productividad personal y organizativa.

Las personas que formamos OPTIMA LAB hemos trabajando desde entonces para, «sin caer en la utopía, llevar las cosas desde la imaginación a la evidencia». Algunas de las cosas que han pasado a día de hoy son:

  • OPTIMA LAB se define como una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.
  • Tenemos procedimientos efectivos de trabajo en red y una forma de gestión efectiva de reuniones que nos permiten seguir consiguiendo resultados.
  • Somos los distribuidores oficiales para España de GTD®, el nuevo estándar en productividad personal, y de OPTIMA3®, la metodología de efectividad personal de vanguardia.
  • Seguimos empeñados en ofrecer valor real a la sociedad y nos sentimos satisfechos manteniendo relaciones de confianza y colaboración, a largo plazo, con los clientes.

Sobre lo vivido en estas últimas jornadas, os contaré que he echado mucho de menos a Jesús Serrano, quien ha decidido tomar oxígeno y recuperar el equilibrio. También, que fue todo un placer desvirtualizar a Alberto Almoguera, blogger de productividad, y que me siento afortunada por haber pasado estos días con mis compañeros y amigos de OPTIMA LAB: Jerónimo, Antonio José, David, Cruz y José Miguel.

Sobre lo que hemos estado haciendo estos días, destacaría lo aprendido, de la mano de Jerónimo, sobre el taller de oficial de GTD®. Lo interesante y enriquecedor del trabajo que nos presentó Antonio José Masiá sobre nuestros niveles de felicidad en el trabajo, por medio de la metodología del iOpener Institute, y que quedé encantada y con ganas de que María Montaña Redondo nos contara aún más cosas sobre el dress-code.

Además, en esta ocasión, tuvimos un fantástico cierre de la mano de Oscar Moussa, que ha hecho un gran trabajo con este video-resumen de estas jornadas. Espero que os guste.

Puedes leer más crónicas en:

VI Jornadas OPTIMA LAB: knowmads en acción
VI Jornadas OPTIMA LAB: Las personas son la caña
VI Jornadas OPTIMA LAB: Haciendo bien las cosas correctas
VI Jornadas OPTIMA LAB: Esencia de Efectividad
Y próximamente en Experiencia Productiva

 

 

 

Categorías
Series

Se+eficaz 16 ¿Has caído en la trampa de no parar nunca?

¿Has caído en la trampa de no parar nunca?

No basta con estar ocupado… La cuestión es: ¿con qué estás ocupado? Henry David Thoreau

Probablemente no paras de trabajar en todo el día, pero ¿tienes la seguridad de que estás decidiendo ocupar tu tiempo con la tarea más adecuada en cada momento?

Realmente es muy fácil cometer el error de dejar de ocuparnos de las cosas importantes cuando nos preocupamos por reaccionar a todas las peticiones que nos llegan.

Continuamente llegan nuevos mails, nos llaman por teléfono, se acercan a nosotros con nuevas peticiones y salimos de las reuniones con múltiples cosas para hacer. Tenemos demasiados compromisos y solo veinticuatro horas cada día.

El problema está en que, a lo largo de nuestro día a día, es realmente fácil dedicar nuestro tiempo a tareas irrelevantes en lugar de ocuparnos de trabajar en lo relevante.

David Allen nos habla de otra versión sutil pero muy real de la «trampa de estar ocupado». Nos habla del síndrome de «mientras pueda hacer algo que parezca una ocupación efectiva no tengo que enfrentarme a la angustia de todas las demás cosas que probablemente debería estar haciendo».

¿Cómo puedes evitar caer tú en esa trampa?

Para evitar caer en la trampa, y tener la posibilidad de tomar la mejor decisión sobre qué hacer en cada momento, es necesario tener un inventario completo, y en un mismo lugar, de nuestro trabajo. Por supuesto, un inventario de todo aquello que tú puedes hacer porque ¿de qué sirve ver tareas que no puedes hacer junto con aquellas que sí puedes hacer, aparte de para sentir más estrés?

La gran ventaja de tener junto todo aquello que tienes y puedes hacer te permite evaluar cada una de las opciones en relación con el resto. El hecho de ver cada tarea junto a las demás que podrías elegir te da contraste y te ayuda a decidir mejor, en cada momento, que es lo que tiene más sentido hacer.