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#CaféyProductividad: Mi punto de vista

El pasado sábado 21 estuve en el CaféyProductividad de Otoño 2017.

Este evento, que organizan Jeroen Sangers, Jordi Sánchez y Daniel Aguayo desde hace años, se celebró en esta ocasión en Madrid, en las fantásticas instalaciones de Liferay.

Pasé una productiva mañana de sábado disfrutando con la conversación que mantuvimos los 10 bloggers que nos reunimos para compartir nuestros puntos de vista sobre productividad y efectividad.

De forma animada, en este CaféyProductividad, cada uno de nosotros fuimos compartiendo y escuchando los distintos puntos de vista sobre tres temas. Puedes leer sobre lo que allí se dijo en la crónica que ha escrito Vanesa Tejada. Mi intención en este post no es contar lo que allí se dijo, sino compartir mi punto de vista sobre los temas que allí se trataron.

Estrategias que pueden ayudar a que las personas adquieran hábitos productivos tras una formación en productividad personal

Es importante ofrecer la posibilidad de realizar reuniones de acompañamiento para que las personas que quieren adquirir los hábitos sientan que no están solos, sino que cuentan con alguien que les puede ayudar a aclarar posibles dudas y con quien compartir sus experiencias y logros a lo largo de su camino de aprendizaje.

Por otro lado, también es importante facilitar material de referencia para que las personas puedan profundizar, a su ritmo, y ampliar la información adquirida en un curso.

Y, por supuesto, en relación con el aprendizaje concreto de la metodología GTD®, tengo que decir que si quieres tener la seguridad de que estas adquiriendo los hábitos y comportamientos correctos para usar GTD®, mi recomendación es que hagas formación oficial GTD®, la única formación que te asegura que es GTD® de verdad y no una interpretación más o menos acertada de la metodología.

Existen unos principios universales de la productividad/efectividad personal

Al margen de hacer una lista exhaustiva de todos ellos, mi respuesta es sí, sin ninguna duda, existen. Creo que todas las personas – TODAS – somos más efectivas, por ejemplo, cuando:

  • Trabajamos sin interrupciones, en espacios libres de distracciones
  • Prestamos atención a lo que estamos haciendo
  • Aprovechamos nuestra «energía mental»
  • Pensamos antes de hacer
  • Antes de hacer, definimos qué tenemos que hacer y cuándo estará hecho

En definitiva, aunque no haya ningún «manifiesto» al respecto – al lo menos que yo sepa – todas las personas experimentamos que mejora nuestra efectividad cuando actuamos de unas formas concretas. Los principios sobre los que se asientan esos comportamientos son precisamente los principios universales de la efectividad personal.

Objetivos: Cuál es el punto óptimo a la hora de definirlos

Sin entrar en los objetivos que nos vienen impuestos por agentes externos (estos llegan como llegan), para mí lo más importante a la hora de expresar un objetivo que yo me he marcado es que:

  • Me resulte motivador
  • Me dé información de lo que quiero conseguir
  • Tenga asociado acciones concretas para ejecutarlas en mi día a día

Cómo puedes ver, no necesito poner fechas que me angustien, ni machacar mi autoestima por no hacer lo que no he podido hacer.

Lo que sí hago es revisar mis objetivos periódicamente y observar la tendencia, es decir, si mis acciones me acercan o me alejan de ellos. También busco maneras que me ayuden a conseguir mis objetivos con una actitud positiva.

En resumen, los objetivos nos deben ayudar a tener la vida que queremos en lugar de convertirse en una fuente adicional de presión y frustración.

 

Para cerrar, os mando un fuerte abrazo tod@s los que allí estuvisteis y un especial agradecimiento a los organizadores del CaféyProductividad 2017 . Espero que volvamos a vernos.

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¿Qué es GTD?

¿Sabes qué es GTD?

“El gran secreto de pensar y actuar productiva y creativamente de forma eficiente consiste en centrarse en las cosas adecuadas en el momento adecuado” David Allen

Mi post anterior era el último de la serie #se+eficaz y mi intención es empezar a escribir, desde una perspectiva personal, sobre el Modelo de Horizontes De Enfoque, para luego seguir con el Modelo de Planificación Natural de Proyectos y, finalmente, escribir sobre el Modelo de Cinco Pasos para Dominar el Flujo de Trabajo.

Los principios productivos de la metodología GTD® se recopilan alrededor de estos tres grandes modelos, cada uno de los cuales está a su vez integrado por una serie de hábitos. Aunque la parte más conocida del sistema de productividad personal creado por David Allen es la parte relativa a los cinco pasos, no debemos olvidarnos de los otros dos modelos si queremos mejorar nuestra productividad personal de forma significativa.

Antes de empezar con la nueva serie #PerspectivaGTD, me gustaría compartir contigo un «esquema rápido» sobre los tres modelos de la metodología, que espero te resulte útil y puedas usar como índice de los temas que iré abordando en sucesivos posts.

A/ El Modelo de Horizontes de Enfoque, que nos aporta perspectiva, se estructura en seis niveles:

  • Propósito y principios: Hace referencia al significado que queremos dar a nuestra vida.
  • Visión: Es un conjunto de pensamientos, o imágenes mentales, sobre lo que queremos en la vida a largo plazo.
  • Metas y objetivos: Son nuestras aspiraciones a medio plazo.
  • Áreas de enfoque y responsabilidad: Son las distintas facetas de nuestra vida personal y profesional que son relevantes para cada uno de nosotros.
  • Proyectos: Son los resultados que necesitan más de un paso para completarse y que se pueden conseguir en menos de un año.
  • Suelo: Son todas las acciones actuales que hay que llevar a cabo.

B/ El Modelo de Planificación Natural de Proyectos:

Aunque en muchos proyectos los pasos a seguir para alcanzar el resultado son evidentes, en otros muchos casos no es así. En estos casos, GTD nos propone un modelo de Planificación Natural de Proyectos, que te permitirá ganar claridad sobre las opciones disponibles y poder así pasar de las intenciones a las acciones concretas. Los pasos que plantea este modelo son:

  • Definir propósito y principios: Identificar «para qué» hago el proyecto y pensar en los valores que van a estar presentes en dicho proyecto.
  • Visualizar los resultados: Es un ejercicio de visualización del resultado final del proyecto una vez conseguido con éxito.
  • Generar tormenta de ideas: Consiste en generar múltiples ideas sobre cómo lograr el resultado del proyecto.
  • Organizar: Identificar y definir las partes, componentes, secuencias, dependencias y, en general, todos los detalles para llevar a cabo el proyecto.
  • Próximas acciones: Identificar las acciones concretas que podemos llevar ya a cabo para que el proyecto comience a avanzar.

C/ El Modelo de Cinco Pasos para Dominar el Flujo de Trabajo, que nos aporta sensación de control y que consiste en los siguientes hábitos:

Como ves, GTD® es muchas cosas. Por una parte, es una metodología de productividad personal basada en hábitos. Por otra, es la suma de tres modelos que se complementan y refuerzan mutuamente. Y, para mí, es una forma de relacionarme con la realidad que me permite hacer más cosas y además disfrutar más con lo que hago.

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VIII Jornadas OPTIMA LAB: Forjando el futuro

“Siempre en movimiento está el futuro”. Maestro Yoda

Hace unos días, el 12 y 13 de enero de 2017, celebramos las octavas Jornadas de Innovación de OPTIMA LAB.

Dedicamos gran parte de las Jornadas a trabajar en proyectos relacionados con Responsabilidad Social Artesana (RSA), porque las personas que formamos parte de esta Red Productiva seguimos empeñadas en ofrecer valor real a la sociedad por medio de nuestro trabajo, y queremos hacer de 2017 el año de la efectividad.

También tuvimos un interesante debate sobre qué significa formas de venta no intrusivas y dedicamos tiempo y energía a trabajar en estrategias comerciales encaminadas, fundamentalmente, a la comercialización del nuevo estándar en productividad personal, es decir, la formación oficial de GTD® en España.

La novedad más significativa de estas jornadas, para mí, ha sido la presencia activa de Jordi Fortuny, el nuevo nodo de OPTIMA LAB, al que agradezco que pasara por alto su intención inicial de venir, ver, oír y callar, porque todas sus aportaciones me han resultado muy positivas y de gran utilidad.

Pero no todo han sido novedades. Hemos mantenido gran parte de nuestras “tradiciones”:

Como viene siendo habitual, hemos celebrado las jornadas una vez más en el Palacio de los Infantes de Euroforum en El Escorial. Hemos trabajado mucho – sin planificación previa – con intensidad y foco, eligiendo qué hacer en cada momento a partir de nuestras listas de acciones organizadas en Trello, trabajando según el tiempo y la energía.

También hemos cenado comida india, aunque esta vez no pudimos ir al restaurante hindú favorito de la red, El Tandoori Station de Madrid, y tuvimos que «conformarnos» con el restaurante Everest Tandoori Nepali-Indian. Y, por supuesto, hemos paseado después de las comidas por la preciosa Villa de El Escorial, para ayúdanos a hacer la digestión.

Otra tradición que mantenemos es esta de escribir nuestras crónicas de las Jornadas, que vas a poder leer en nuestros blogs:

Y, como siempre, ha sido un placer trabajar con vosotros: Antonio José Masiá, Cruz Guijarro, David Sánchez, Jerónimo Sánchez, Jodi Fortuny y José Miguel Bolívar. ¡Gracias! 🙂

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Se+eficaz 26: El valor de una meta es ahora

El valor de una meta es ahora.

A día de hoy tengo la convicción de que hacer planes de futuro tiene que ver más con el presente que con el futuro. El único momento en el que podemos hacer que nuestra vida sea lo que queremos que sea es ahora. En el presente. Solamente en el presente es cuando podemos actuar, o no, en sintonía con lo que deseamos para nosotros y para nuestra vida.

Es importante, además, ser consciente de que la mayoría de nuestros problemas de hoy son consecuencia de nuestras decisiones de ayer y, por lo tanto, si queremos vivir el futuro que deseamos, debemos tomar buenas decisiones hoy.

Para tomar las decisiones adecuadas en el presente, es necesario pararse a pensar qué es lo que se quiere hacer con la vida; qué se desea conseguir en cada una de las áreas de atención; qué objetivos se quieren lograr y qué resultados se tratan de alcanzar con los proyectos.

Tomar distancia para visualizar los grandes asuntos nos permite «sintonizar» nuestras decisiones para poder armonizar los pequeños detalles con nuestros grandes objetivos. Alvin Toffler decía que debemos pensar en las cuestiones importantes mientras estamos resolviendo las cosas pequeñas, de modo que todas las cosas pequeñas vayan en la dirección correcta.

Además, en mi experiencia, cuando decides en lo pequeño «con intención», y teniendo presentes tus objetivos a largo y medio plazo, se desencadenan múltiples efectos colaterales, que también resultan ir en la dirección correcta.

En definitiva, tener perspectiva no es para hacer «castillos en el aire», sino para estar centrados en todo momento en el presente, en las cosas que dependen de nosotros, en observar las tendencias, ver las posibilidades que van surgiendo y prestar la atención adecuada a cada detalle.

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Se+eficaz 23: ¿Sabes decidir qué no hacer?

¿Sabes decidir qué no hacer?

Aunque necesitas reflexionar acerca de tus asuntos para saber qué hacer con ellos, hacerlo no requiere tanto esfuerzo como puede parecer. Un poco de reflexión («¿Cuál es mi intención? ¿Cuál es la siguiente acción?») genera un control y una focalización relajada. Pero la mayoría de las personas se resisten a pensar lo más mínimo en muchas cosas. ¿Por qué? Porque sus mentes son tan rápidas y sofisticadas que lanzan una ojeada a la situación y se asustan con todos los intrincados detalles de lo que temen que deberían pensar si realmente pensaran en ello. De modo que el asunto posee una parte psicológica. Lo que debes hacer es decidir el resultado deseado y la próxima acción a realizar. Poner recordatorios de los mismos en algún lugar que tu cerebro esté seguro de que verás en el momento adecuado, y notarás el alivio de tu mente: «Hecho… por el momento.»  David Allen

La situación que vivimos es complicada. La mayoría de nosotros tenemos más cosas que hacer que tiempo para hacerlas.

Además, vivimos en entornos VUCA, «entornos caracterizados por la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad»

Frente a esta realidad, puedes tratar de no pensar en todo lo que tienes que hacer, intentar olvidarlo y dar la espalda a tus compromisos. También puedes, por el contrario, afrontarlos y sentirte satisfecho con las decisiones que tomas, en cada momento, sobre qué hacer y qué dejar sin hacer.

Probablemente has leído sobre que el verdadero desafío del trabajador del conocimiento no está en hacerlo todo, sino en decidir correctamente qué hacer y qué dejar sin hacer. Pues bien, la forma en la que conseguimos tener la información necesaria para poder tomar buenas decisiones, en entornos como los actuales, consiste en capturar todo, pensar y decidir sobre lo capturado, organizarlo y, por último, revisarlo de forma sistemática.

Es evidente que olvidar o ignorar nuestras obligaciones, consciente o inconscientemente, no hace que estas desaparezcan.

Olvidar o ignorar nuestras obligaciones no hace que estas desaparezcan y, además, como la mayoría sabemos, el hecho de ignorar nuestros compromisos suele traer malas consecuencias. Por el contrario, revisar todas las cosas que tenemos pendientes y «renegociar», si es necesario, los compromisos que habíamos adquirido con nosotros mismos, o con los demás, nos aportará tranquilidad. La tranquilidad, aunque se queden cosas sin hacer, de haber optado como resultado de una decisión personal responsable.

Decidir bien, cuando has recopilado, has pensado en el resultado que deseas alcanzar, has decidido las siguientes acciones, has organizado y evaluado tus compromisos, es realmente fácil. Te animo a que lo compruebes.