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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#VidaSinEstrés: Mejora tu productividad personal de abajo arriba

Existen diferentes enfoques desde los que trabajar la productividad personal.

“Centrarse en valores no simplifica tu vida. Le da sentido y dirección… y mucha más complejidad.” ~ David Allen

David Allen defiende el valor práctico de trabajar en la mejora de la productividad personal de abajo arriba, esto es, empezando por el nivel más bajo y cotidiano de la actividad y los compromisos.

Nos dice que, aunque desde un punto de vista intelectual, la forma más adecuada debería ser la de trabajar de arriba abajo:

El enfoque de abajo arriba suele ser más efectivo porque la mayoría de las personas están tan enredadas en sus compromisos cotidianos que no disponen de tiempo, ni de «espacio mental» suficiente, para centrarse en conceptos más elevados.

La idea que nos transmite David Allen es que estamos mucho mejor preparados para llevar a la práctica un pensamiento centrado en las cuestiones más elevadas cuando tomamos el control de nuestra actividad diaria.

Cuando estamos demasiado ocupados con nuestros compromisos es realmente difícil centrarse en horizontes más amplios. Por el contrario, cuando mantenemos controlado el flujo de trabajo experimentemos una mayor creatividad, tenemos más capacidad de concentración y es habitual que aparezca el deseo de afrontar nuevos retos.

Tener claridad sobre los diferentes niveles de perspectiva nos ayuda a tener comportamientos más proactivos, pero no es suficiente con tener una visión, también hay que conseguir que las cosas se hagan.

No basta con mirar los peldaños: hemos de poder subir las escaleras.

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¿Sabes cuántos proyectos tienes entre manos?

¿Sabes cuántos proyectos tienes abiertos? ¿Tienes una lista completa de proyectos?

Si te falta fuerza y energía para tomar el control de tu vida, entonces los dioses corresponderán a tu debilidad con una o dos sonrisas a tu costa. Si no vas a manejar tu propio barco, no te sorprendas de lo poco adecuado que es el puerto donde estás amarrado. Tony Robbins.

En el segundo nivel del modelo de seis niveles de perspectiva se encuentran los proyectos.

David Allen define proyecto como un resultado que requiere más de una acción y que se puede completar en el plazo máximo de un año. Como puedes ver, un proyecto en GTD® es algo distinto de lo que tradicionalmente se llama proyecto en las organizaciones, y por lo general, mucho más sencillo.

Esta definición tan amplia hace que la mayoría de las personas tengamos habitualmente un número que puede oscilar entre treinta y cien proyectos activos, incluyendo tanto los personales como los profesionales.

La forma de asegurarnos de que no nos olvidamos de ninguno de ellos es mantener un inventario actualizado de los mismos en una lista de proyectos.

Cuando revisamos nuestra lista de proyectos, vemos el estado en el que se encuentra cada uno de ellos y decidimos las siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo para que avancen.

Si todavía no usas GTD®, probablemente no dispongas de una lista de proyectos. Si sientes curiosidad por experimentar los beneficios de tenerla, te propongo que la crees a partir de todo lo que recuerdes que tienes qué:

  • Finalizar
  • Aplicar
  • Investigar
  • Publicar
  • Maximizar
  • Aprender
  • Organizar
  • Crear
  • Diseñar
  • Instalar
  • Reparar
  • Presentar
  • Dirigir
  • Resolver

Este ejercicio te permitirá tener una lista de proyectos bastante completa. Cuando lo termines, es muy probable que te hayas sorprendido con la cantidad de temas que requieren más de un paso y se completan en menos de un año.

Además, una vez que hayas completado esta lista, puedes hacer el ejercicio de preguntarte cuál es – o cuáles son – la acción o acciones necesarias para avanzar con cada uno de los resultados de tu lista.

Revisar y mantener actualizada una lista de proyectos es uno de los comportamientos productivos que nos ayuda a completar y mejorar nuestra perspectiva, a la vez que facilita tener una actitud más proactiva frente a todas aquellas cosas que queremos conseguir.

Qué me dices, ¿te animas tú también a usar una lista de proyectos?

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Crónicas

#CaféyProductividad: Mi punto de vista

El pasado sábado 21 estuve en el CaféyProductividad de Otoño 2017.

Este evento, que organizan Jeroen Sangers, Jordi Sánchez y Daniel Aguayo desde hace años, se celebró en esta ocasión en Madrid, en las fantásticas instalaciones de Liferay.

Pasé una productiva mañana de sábado disfrutando con la conversación que mantuvimos los 10 bloggers que nos reunimos para compartir nuestros puntos de vista sobre productividad y efectividad.

De forma animada, en este CaféyProductividad, cada uno de nosotros fuimos compartiendo y escuchando los distintos puntos de vista sobre tres temas. Puedes leer sobre lo que allí se dijo en la crónica que ha escrito Vanesa Tejada. Mi intención en este post no es contar lo que allí se dijo, sino compartir mi punto de vista sobre los temas que allí se trataron.

Estrategias que pueden ayudar a que las personas adquieran hábitos productivos tras una formación en productividad personal

Es importante ofrecer la posibilidad de realizar reuniones de acompañamiento para que las personas que quieren adquirir los hábitos sientan que no están solos, sino que cuentan con alguien que les puede ayudar a aclarar posibles dudas y con quien compartir sus experiencias y logros a lo largo de su camino de aprendizaje.

Por otro lado, también es importante facilitar material de referencia para que las personas puedan profundizar, a su ritmo, y ampliar la información adquirida en un curso.

Y, por supuesto, en relación con el aprendizaje concreto de la metodología GTD®, tengo que decir que si quieres tener la seguridad de que estas adquiriendo los hábitos y comportamientos correctos para usar GTD®, mi recomendación es que hagas formación oficial GTD®, la única formación que te asegura que es GTD® de verdad y no una interpretación más o menos acertada de la metodología.

Existen unos principios universales de la productividad/efectividad personal

Al margen de hacer una lista exhaustiva de todos ellos, mi respuesta es sí, sin ninguna duda, existen. Creo que todas las personas – TODAS – somos más efectivas, por ejemplo, cuando:

  • Trabajamos sin interrupciones, en espacios libres de distracciones
  • Prestamos atención a lo que estamos haciendo
  • Aprovechamos nuestra «energía mental»
  • Pensamos antes de hacer
  • Antes de hacer, definimos qué tenemos que hacer y cuándo estará hecho

En definitiva, aunque no haya ningún «manifiesto» al respecto – al lo menos que yo sepa – todas las personas experimentamos que mejora nuestra efectividad cuando actuamos de unas formas concretas. Los principios sobre los que se asientan esos comportamientos son precisamente los principios universales de la efectividad personal.

Objetivos: Cuál es el punto óptimo a la hora de definirlos

Sin entrar en los objetivos que nos vienen impuestos por agentes externos (estos llegan como llegan), para mí lo más importante a la hora de expresar un objetivo que yo me he marcado es que:

  • Me resulte motivador
  • Me dé información de lo que quiero conseguir
  • Tenga asociado acciones concretas para ejecutarlas en mi día a día

Cómo puedes ver, no necesito poner fechas que me angustien, ni machacar mi autoestima por no hacer lo que no he podido hacer.

Lo que sí hago es revisar mis objetivos periódicamente y observar la tendencia, es decir, si mis acciones me acercan o me alejan de ellos. También busco maneras que me ayuden a conseguir mis objetivos con una actitud positiva.

En resumen, los objetivos nos deben ayudar a tener la vida que queremos en lugar de convertirse en una fuente adicional de presión y frustración.

 

Para cerrar, os mando un fuerte abrazo tod@s los que allí estuvisteis y un especial agradecimiento a los organizadores del CaféyProductividad 2017 . Espero que volvamos a vernos.