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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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Practicando GTD: Organizando lo que no requiere acción

Varios de los últimos posts los he dedicado a explicar cómo aclaramos y organizamos con GTD® esos elementos que hemos decidido que no requieren acción. En este post os propongo hacer un ejercicio y practicar con lo que no requiere acción.

Imagina que recibes un mail de un amigo recomendándote un hotel con encanto, situado en un bonito bosque de pinos, donde se facilitan retiros de meditación.

¿Cómo aclaras y organizas esa captura? ¿Dónde lo pones?

Solo hay una manera de responder correctamente a la pregunta de «dónde lo pones» y esa manera es seguir el WorkFlow de GTD®.

1- Nos hacemos la primera pregunta: ¿Qué significa esto para mí?

Imaginemos tres posibles respuestas a esta pregunta de tres hipotéticas personas:

  • Persona A: Esto es información útil. Confío en mi amigo. Siempre que me ha recomendado algo ha valido la pena.
  • Persona B: Esto es una buena idea, pero ahora no estoy seguro de que sea prudente incurrir en más gastos, prefiero decidir qué hacer más adelante.
  • Persona C: Esto no me sirve. A mi pareja no le gustan estas cosas y yo tengo alergia a los pinos.

 2- Después nos preguntamos: ¿Requiere acción?

Para los tres casos, en pleno confinamiento, la respuesta es «No». No requiere acción. Hoy estamos practicando lo que no requiere acción

3- ¿Dónde organizo el recordatorio?

  • La «A» lo organiza en su archivo en una carpeta llamada «Hoteles de vacaciones».
  • La «B» lo organiza en una de sus listas «algún día/tal vez» llamada «Lugares interesantes para visitar».
  • La «C» lo tira a la papelera.

Si quieres entender mejor cómo he llegado a alguna de las tres opciones te recomiendo que leas el post correspondiente a cada una de las opciones. «Archivar», «Incubar» y «Eliminar».

Como has visto en este ejercicio, para poder aclarar y organizar correctamente es fundamental empezar por la pregunta «¿qué significa esto para mí?». Probablemente esta pregunta te resulte fácil aunque requiere pensar un poco antes de responder.

Si queremos saber dónde organizar cualquier recordatorio tendremos que saber lo que las cosas significan para nosotros porque, a fin de cuentas, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Finalmente, ¿qué te ha parecido el ejercicio? ¿Tienes alguna duda? Si es así, por favor, déjala en comentarios y te la responderé encantada lo antes posible.

Sigue practicando GTD y organizando perfectamente lo que no requiere acción.

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#ConfíaEnTusDecisiones: Estrategias para Personas Efectivas

Podemos poner en practica estrategias que nos ayuden a ser más efectivos.

Sabrías contestar a la siguiente pregunta:

«¿Cuántos animales de cada especie introdujo Moisés en el arca?»

Son muy pocas las personas que son capaces de detectar la falsedad de esta pregunta.
Es tan escasa que los psicólogos hablan de la «ilusión de Moisés». A pesar de que las personas saben que no fue Moisés quien introdujo los animales en el arca sino Noé, la mayor parte de la gente a la que se le plantea la pregunta no es capaz de detectar el error. Esto pasa porque el «sistema 1» no se sorprende y no involucra a nuestro «sistema 2» de pensamiento.

Kahneman nos cuenta que la ilusión de Moisés se explica fácilmente con la teoría de lo normal. Nuestro cerebro es muy bueno detectando anomalías, pero la idea de los animales entrando en el arca determina un contexto bíblico, y Moisés no es anormal en este contexto. No se espera positivamente a la figura Moisés, pero la mención de su nombre no es sorprendente. A ello contribuye también que Moisés y Noé comparten dos vocales y tienen el mismo número de sílabas. Inconscientemente detectamos coherencia asociativa entre «Moisés» y «arca», y así admitimos enseguida la pregunta como válida.

Aceptar que, bajo ciertas circunstancias, nuestra mente nos puede guiar por un camino equivocado es muy importante de cara a nuestra efectividad.

¿Te ha pasado alguna vez que te has puesto con un tema y cuando llevabas un tiempo trabajando te has dado cuenta de que todo lo que has estado haciendo no servía para nada porque partías de una premisa errónea?

La forma de evitar que nos pase esto es involucrar a nuestro «sistema 2» de pensamiento de forma sistemática en el momento adecuado.

En concreto, hay dos hábitos de GTD® que te ayudan a evitar que caigas en la trampa de «la ilusión de Móises»:

  • El primero consiste en separar el paso de «capturar» que es propio de nuestro «sistema 1» del paso dos de GTD®, «aclarar», en el que involucramos a nuestro «sistema 2» de pensamiento.
  • El segundo consiste en hacernos de forma sistemática, para cada uno de los elementos de la bandeja de entrada, la pregunta: ¿Qué es? Solo hay que pensar un poco y responder, usando nuestro «sistema 2» de pensamiento, qué significa realmente para nosotros cada elemento.

El error más típico y que más perjudica a nuestra efectividad es el de hacer sin pensar. Si quieres evitar caer en este error hay dos cosas que, si las estás haciendo, deberías dejar de hacerlas:

  1. Deja de capturar, aclarar y organizar todo al mismo tiempo. Cuando haces esto, muy probablemente, estás usando únicamente tu «sistema 1» de pensamiento.
  2. Deja de decidir siguientes acciones sin tener claro el significado que tiene para ti cada elemento de tu bandeja de entrada. Cuando haces esto, estás tomando decisiones sobre suposiciones que pueden ser erróneas.

Saber cómo funciona nuestro cerebro nos permite encontrar estrategias que nos ayuden a ser más efectivos. Está en tu mano poner en práctica dichas estrategias.

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#VidaSinEstrés: Y sin gestión del tiempo

La efectividad nada tiene que ver con la gestión del tiempo.

Son múltiples las ideas erróneas que se escuchan en relación con la efectividad personal.

Yo diría que el más habitual es responsabilizar a «la falta de tiempo» de que no se hagan las cosas.

En contra de lo que muchas personas creen, la falta de tiempo no es el principal problema que tenemos para poder conseguir hacer nuestras tareas. El principal problema es que no tenemos claridad sobre ellas. Dicho de otra manera, las cosas rara vez se atascan por falta de tiempo, se atascan porque no se ha decidido en qué consiste «hacerlas».

La clave para administrar todas las cosas está en gestionar nuestras acciones. Para conseguir que las cosas se hagan es básico:

  1. Definir qué significa «hecho»
  2. Pensar y decidir qué acción física y visible hay que ejecutar para que cada asunto avance.

Pero pensar que la falta de tiempo es el principal problema no es el único error. Hay otras tres «frases hechas» que encierran falsas creencias en relación con nuestra efectividad personal. Seguro que en alguna ocasión has escuchado a alguien decir:

  1. Tengo que aprender a gestionar mi tiempo. Esto es un error porque no podemos gestionar el tiempo. No podemos administrar cinco minutos para que acaben siendo seis.
  2. Vivimos angustiados a causa de tanta información. Falso. El exceso de información no es el responsable de nuestro estrés, si lo fuera sufriríamos ansiedad cada vez que entramos en una biblioteca o abriremos nuestro navegador.
  3. Tengo que aprender a gestionar mis prioridades. Este es otro error. Es importante aceptar que las prioridades se tienen, no se administran ni se gestionan.

Desde mi punto de vista, lo más perjudicial de estas ideas erróneas es que hacen referencia a cosas que escapan a nuestro control.

Frente a estas ideas que se centran en elementos sobre los que no podemos hacer nada, existen determinadas habilidades que sí están bajo nuestro control y que podemos entrenar para ser más productivos.

Todos podemos:

  1. Pensar mejor, es decir de forma más efectiva.
  2. Conseguir alcanzar nuestros resultados con mayor sensación de control y más relajados.
  3. Minimizar los cabos sueltos tanto en nuestra vida personal como profesional
  4. Conseguir hacer más con menos esfuerzo
  5. Tomar decisiones y crear un procedimiento adecuado al trabajo del conocimiento al que nos enfrentamos.

Hay una competencia transversal clave para los trabajadores del conocimiento del siglo XXI. Esa competencia transversal clave es la efectividad y está en nuestra mano desarrollarla.
Creo que una buena forma de empezar a desarrollar tu efectividad es dejar atrás las excusas y empezar a hacer cosas. Y tú, ¿qué piensas?

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#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

  • Encaja en el lugar que ocupa
  • Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
  • Hemos determinado el resultado deseado
  • Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.