#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

• Encaja en el lugar que ocupa
• Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
• Hemos determinado el resultado deseado
• Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.