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#VidaSinEstrés: Por dónde empezar

¿Estas pensando en usar GTD y no sabes por dónde empezar?

Tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas. David Allen

Capturar en GTD® es el primero de los cinco pasos para conseguir sensación de control y es el hábito que nos posibilita construir un sistema que permita liberar nuestra mente de recordatorios.

Nos dice David Allen, en «Organízate con Eficacia», que es importante saber qué hay que capturar y cómo hacerlo de la manera más efectiva posible, de modo que podamos procesarlo luego adecuadamente.

Pero, ¿qué ganas cuando capturas?

Cuando capturas estás gestionando y minimizando el impacto de las autointerrupciones y estás permitiendo a tu mente contar con más «espacio mental» para el pensamiento creativo, innovador y estratégico.

¿En qué consiste capturar?

Capturar es dejar en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas «cosas» que llamen tu atención.

¿Qué hay que capturar?

Se captura todo lo que irrumpe en tu mente y va asociado a un «debería», «tendría que», «a ver si», … Se captura lo que David Allen llama «open loops», que en castellano se ha traducido por «cosas», «incompletos» o «asuntos pendientes».

¿Cuáles son los tres errores más habituales relacionados con capturar y cómo combatirlos?

Son estos tres:

  1. Capturar tareas en lugar de «cosas».
  2. Capturar solamente lo que queremos que no se nos olvide.
  3. Capturar únicamente en el entorno profesional.

¿Cómo se pueden evitar estos errores?

  1. Recopila TODO. Captura los incompletos en su totalidad, es decir, cualquier cosa, personal o profesional, grande o pequeña, urgente o no, que irrumpa en tu mente y consideres que debería ser diferente de como es, y que pienses o sientas que deberías hacer algo al respecto, tiene que terminar en una bandeja de entrada.
  2. Evita tomar decisiones sobre qué hacer o no hacer en el momento en que vas a capturar una «cosa» que llame tu atención. No pienses, ni adquieras ningún tipo de compromiso al respecto de lo que capturas. Simplemente captura.

Como ves, es muy sencillo empezar a construir un sistema que te permita liberar tu mente de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

De hecho, yo diría que es más fácil capturar bien que capturar mal.

Si quieres empezar haciendo las cosas bien, deposita en un lugar de confianza todo aquello que llame tu atención, en el momento en el que aparezca en tu mente, y hazlo sin pensar en ello. ¡Simplemente captúralo!

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#VidaSinEstrés: Tu mente es para tener ideas

Nuestra mente es maravillosa y capaz de generar millones de ideas

“Por mi parte, procuro hacer elecciones intuitivas basándome en mis opciones, en lugar de tratar de pensar en cuáles son esas opciones. Necesito haber pensado en todo eso ya y recopilado los resultados de una manera fiable, pues no quiero perder el tiempo pensando en las cosas más de una vez; hacerlo es un uso ineficaz de la energía creativa y fuente de frustración y estrés.” David Allen

En ocasiones algunas personas me dicen que GTD® no les funciona. En el cien por cien de los casos, cuando me intereso por los motivos, descubro que estas personas nunca han usado GTD®. No han usado GTD® porque nunca han capturado y organizado el cien por cien de sus cosas utilizando una serie de herramientas en lugar de en su mente y sólo en raras ocasiones eligen de sus listas de siguientes acciones qué hacer en cada momento.

Nos dice David Allen que no existe ninguna manera de lograr la clase de control relajado que nos promete si mantenemos las cosas en nuestra cabeza.

También dice que la gran diferencia entre lo que él hace y lo que hacen los demás es que él recopila y organiza el cien por cien de sus «cosas», sean grandes o pequeñas, personales o profesionales, urgentes o no.

Son muchas las personas que sienten que tienen los temas bajo control y están más concentradas después de sacar las cosas de su cabeza y hacer una lista con sus asuntos pendientes, pero hacer eso es distinto de usar GTD®.

El gran cambio que nos propone GTD® es el de vaciar nuestra mente de recordatorios. Dejar de usar «espacio mental» para recordar asuntos pendientes y usar ese espacio mental para pensar, para tener ideas, ser creativo, divagar… O para lo que tú quieras.

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#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

  • Encaja en el lugar que ocupa
  • Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
  • Hemos determinado el resultado deseado
  • Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.

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Se+eficaz 38: Tus pensamientos son valiosos

Tus pensamientos son valiosos.

“Tal vez tus ideas no parezcan valiosas de manera inmediata y evidente, pero muchas de ellas contienen el germen de algo que podría llegar a ser extremadamente útil. Tal vez simplemente no puedas verlo aún. Darte la libertad de recoger toda clase de ideas para luego evaluarlas. Convierte la toma informal de notas en un hábito, ya sea al recibir inputs de otras personas – reuniones, conversaciones, mensajes de voz – o al ensayar una lluvia de ideas por tu cuenta. Establece una clara distinción entre la recopilación, el procesamiento y la organización y date permiso para recoger cualquier idea sin censura ni análisis. Los psicólogos lo llaman «cognición distribuida» Es una práctica que aportará una gran fuente de creatividad a tu trabajo y a tu vida.” David Allen

Para que las ideas valiosas que tenemos no desaparezcan con la misma facilidad con la que aparecieron, es necesario capturarlas.

Capturar es el primero de los cinco pasos del método GTD® para administrar el flujo de trabajo. Consiste en sacar de tu mente, y recolectar, todo lo que llama tu atención o consideres incompleto, sin aplicar ningún filtro o juicio de valor sobre ello.

Cuando recopilas, sacas «cosas» de tu mente y, con este sencillo hábito, favoreces llegar a tener una «mente como el agua». Esto significa que recopilar te ayuda a tener una mente más atenta, concentrada y libre de estrés. La «mente como el agua» es un símil que nos recuerda que es posible reaccionar siempre de forma proporcional a la naturaleza de las «cosas», al igual que el agua de un estanque reacciona de forma proporcional al tamaño de la piedra que tiras en él.

Capturar consiste simplemente en recolectar «cosas», sin pensar ni decidir si luego te vas a comprometer o no a hacer algo al respecto. Será en otro paso posterior, en una especie de «digestión», cuando decidirás qué quieres, tienes o necesitas hacer con ellas.

Si quieres adquirir el hábito de capturar me gustaría hacerte dos recomendaciones:

  • 1.- Haz que sea sencillo para ti. Lleva contigo una libreta y un lápiz, o una aplicación en tu teléfono móvil, o una grabadora, o todo ello… Lo importante es que te resulte fácil capturar en cualquier momento y situación.
  • 2.- Captura todo lo que llame tu atención, sin filtros. Para crear el hábito es necesario hacerlo siempre.
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Sé+eficaz 30: Ordena tu vida y ordena tu mente

Ordena tu vida y ordena tu mente.

«Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa.” Mi abuela

Sabes que tus niveles de estrés aumentan cuando tienes un puñado de temas pendientes en tu cabeza, las cosas amontonadas a tu alrededor, convives con montañas de papeles, tienes más de un centenar de correos sin leer, montones de información fuera de su sitio y sospechas que algún que otro compromiso olvidado. Pero, tal vez, has decidido vivir en un constante «embrollo», tanto mental como físico, porque te resulta útil. Tal vez, has descubierto que el «jaleo» te mantiene aislado de la realidad.

El desorden en nuestro entorno físico y el ruido, en nuestra mente, nos da la posibilidad de arrojar asuntos a nuestros montones y olvidar, entre todas las demás cuestiones, aquello que nos parece desagradable o exigente.

Efectivamente, el desorden puede ser una estrategia para levantar «fortalezas» donde escondernos y así evitar enfrentarnos a algunos asuntos. Poner orden en nuestra vida, y en nuestros pensamientos, y hacerlo de forma sistemática, puede ser, en ocasiones, incómodo, porque nos obliga a tomar decisiones que pueden ser complicadas. Pero vivir escondido tras «el caos» es, sin duda, una mala estrategia, porque el hecho de olvidar o perder compromisos no hace que desaparezcan.

Necesitamos reducir nuestros niveles de estrés y, para muchas personas, vivir en un entorno ordenado es una necesidad. De hecho, no me extraña que el libro, de no ficción, más vendido este año en Sant Jordi haya sido «La magia del orden», el libro de la japonesa Marie Kondo.

Parece que las enseñanzas de nuestras abuelas siguen de plena actualidad, tanto para la gestión empresarial, como para incrementar nuestra productividad personal.

Poner orden en nuestro espacio vital y nuestra cabeza afecta muy positivamente a nuestra productividad personal, aunque nos exige pensar. Pensar para eliminar todo aquello que tenga que ser desechado, y poder decidir qué hacer y dónde poner todo lo que siga siendo útil.

Ordenar nuestro entorno y eliminar el ruido de nuestra mente nos ayuda a estar más receptivos y más tranquilos. También aumenta nuestra concentración, reduce el estrés y mejora nuestro rendimiento. ¿A qué esperas para ordenar tu vida y ordenar tu mente?