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#VidaSinEstrés: Por dónde empezar

¿Estas pensando en usar GTD y no sabes por dónde empezar?

Tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas. David Allen

Capturar en GTD® es el primero de los cinco pasos para conseguir sensación de control y es el hábito que nos posibilita construir un sistema que permita liberar nuestra mente de recordatorios.

Nos dice David Allen, en «Organízate con Eficacia», que es importante saber qué hay que capturar y cómo hacerlo de la manera más efectiva posible, de modo que podamos procesarlo luego adecuadamente.

Pero, ¿qué ganas cuando capturas?

Cuando capturas estás gestionando y minimizando el impacto de las autointerrupciones y estás permitiendo a tu mente contar con más «espacio mental» para el pensamiento creativo, innovador y estratégico.

¿En qué consiste capturar?

Capturar es dejar en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas «cosas» que llamen tu atención.

¿Qué hay que capturar?

Se captura todo lo que irrumpe en tu mente y va asociado a un «debería», «tendría que», «a ver si», … Se captura lo que David Allen llama «open loops», que en castellano se ha traducido por «cosas», «incompletos» o «asuntos pendientes».

¿Cuáles son los tres errores más habituales relacionados con capturar y cómo combatirlos?

Son estos tres:

  1. Capturar tareas en lugar de «cosas».
  2. Capturar solamente lo que queremos que no se nos olvide.
  3. Capturar únicamente en el entorno profesional.

¿Cómo se pueden evitar estos errores?

  1. Recopila TODO. Captura los incompletos en su totalidad, es decir, cualquier cosa, personal o profesional, grande o pequeña, urgente o no, que irrumpa en tu mente y consideres que debería ser diferente de como es, y que pienses o sientas que deberías hacer algo al respecto, tiene que terminar en una bandeja de entrada.
  2. Evita tomar decisiones sobre qué hacer o no hacer en el momento en que vas a capturar una «cosa» que llame tu atención. No pienses, ni adquieras ningún tipo de compromiso al respecto de lo que capturas. Simplemente captura.

Como ves, es muy sencillo empezar a construir un sistema que te permita liberar tu mente de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

De hecho, yo diría que es más fácil capturar bien que capturar mal.

Si quieres empezar haciendo las cosas bien, deposita en un lugar de confianza todo aquello que llame tu atención, en el momento en el que aparezca en tu mente, y hazlo sin pensar en ello. ¡Simplemente captúralo!

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Aprendiendo a Tomar Decisiones y Viviendo sin Estrés

Vamos a recordar algunas ideas de «Aprendiendo a Tomar Decisiones» y «Viviendo sin Estrés»

«El tiempo lo cambia todo, eso dice la gente, pero no es verdad. Hacer cosas cambia las cosas. No hacer nada, deja las cosas exactamente como están.» Dr. Gregory House

Este blog empezaba el 2018 inaugurando dos nuevas series. Una enfocada en GTD® y otra basada en el libro de Kahneman: «Pensar rápido, pensar despacio».

Mi intención es continuar con estas dos series a lo largo del nuevo año y he creído que una buena manera de retomar las publicaciones del 2019 es echar la vista atrás para recordar algunas de las ideas que me parecen más significativas.

Vamos con ello, espero que te resulte de utilidad:

  1. Frente a esta realidad que nos ha tocado vivir, hay un cambio importante que llevar a cabo en relación con nuestras creencias. Ese cambio consiste en aceptar que definir los límites de nuestro trabajo también forma parte de nuestro trabajo.
  2. La herramienta más importante con la que trabajamos hoy la mayoría de las personas es nuestra mente.
  3. Una de las dificultades más frecuentes con la que nos encontramos todas las personas a la hora de manejar nuestros compromisos es precisamente decidir si tenemos, o no, un compromiso firme al respecto.
  4. El error más típico y que más perjudica a nuestra efectividad es el de hacer sin pensar.
  5. GTD® nada tiene que ver con los “consejos de revista” habituales, sino que es una manera concreta de afrontar todo lo que tienes que hacer.
  6. La mayoría de los temas requieren que pensemos en ellos, probablemente no mucho, pero pensar de forma constructiva nos dará la tranquilidad de saber que es nuestra mente racional la que está liderando nuestras decisiones y la que está al mando a la hora de hacer que nuestros asuntos avancen.
  7. Como tu cerebro sabe, pensar es un despilfarro de energía, por eso piensa todo lo necesario, pero no más de lo imprescindible.
  8. Hoy sabemos que el autocontrol es una destreza que se puede desarrollar y que entrenarla tiene consecuencias beneficiosas para nuestro cerebro y para nuestra vida.
  9. La idea de «energía mental» es mucho más que una mera metáfora. Cuando nos esforzamos intelectualmente, o hacemos esfuerzos de voluntad o autocontrol, vamos agotando nuestra reserva de «energía mental», haciendo que nuestro «sistema 2» sea más proclive aún a dejar al mando a nuestro «sistema 1».
  10. Es necesario invertir tiempo de calidad, de forma intencionada, si queremos ser eficaces y eficientes en nuestro trabajo.
  11. Las intuiciones nos proporcionan información muy útil, pero su fiabilidad es limitada.
  12. La experiencia óptima es ese momento en el que las personas estamos tan involucradas en una actividad que su realización es intrínsecamente gratificante y nada más parece importarnos. Es un aspecto del ser humano que responde a unas características universales y que las personas lo describimos como un estado de felicidad.

 

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Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar