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#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

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GTD®: «¿Qué?» o «¿Para qué?», ¿Cuál es mejor?

¿Eres de los que te preguntas el para qué de las cosas?

Entiendo perfectamente el debate que, en ocasiones, me encuentro en relación a algunos de los hábitos de GTD®. Yo misma soy una persona que no suele aceptar de buena gana las cosas si no entiende su utilidad o no le veo sentido a lo que me dicen.

Es habitual que en las formaciones de GTD® aparezcan personas que expresan su oposición a aspectos concretos de la metodología. A mí esto me encanta, porque suele ser síntoma de genuino interés. De hecho, en la inmensa mayoría de las ocasiones, son las personas que más resistencia expresaban al principio las que suelen salir más convencidas y con el firme propósito de usar esta metodología.

En relación con las resistencias que aparecen en las formaciones, recientemente he leído, en el blog de nuestros colegas ingleses, un post que me ha resultado especialmente interesante. Todd Brown, Máster Trainer en Next Action Associates, comparte con sus formadores la idea de centrarse en el «para qué» de las cosas como estrategia para evitar posibles resistencias a la hora de que otros aprendan a usar GTD®.
El post contenía la tabla que veréis a continuación, y que me ha parecido que podría ser de utilidad, con algunas de las ideas clave de «qué» hacemos cuando usamos GTD y lo más interesante, desde mi punto de vista, «para qué» las hacemos. Espero que a vosotros también os resulte interesante.

Pasos GTDQuéPara Qué/Por qué
CapturarSacar las cosas de tu cabeza y depositarlas en contenedores de confianzaReducir las distracciones y asegurarnos de que estamos al tanto de todo aquello con o sobre lo que podrías necesitar hacer algo, para que nada se te escape
AclararHacerse preguntas para ganar claridad: ¿Requiere acción? ¿Cuál es la siguiente acción? ¿Cuál es el resultado deseado?Determinar, con el menor esfuerzo mental posible, que significan las cosas para ti. Completar el proceso de pensamiento sobre esas cosas para poder centrarte sin distracciones en lo que sea que requiera tu atención.
OrganizarTener un sistema de organización externo (es decir, fuera de tu cabeza) perfectamente definido: las cosas que significan una cosa se pueden encontrar en un único sitio.No se puede confiar en que nuestro cerebro nos recuerde las cosas sólo cuando es útil. Sé amable con tu yo futuro.
Asegurar que cuando necesites ver un recordatorio o información, puedas verlo rápidamente.
ReflexionarInvolucrarse de forma óptima con los elementos de tu sistema organizativo. Hacer «Revisiones Semanales»El mundo se mueve rápido. Asegurarse de tener sistemáticamente la perspectiva correcta sobre nuestro mundo y nuestros compromisos.
EjecutarUtilizar el modelo de los tres criterios limitantes para elegir con confianza qué hacer en cualquier momento.Confiar en que, sea lo que sea que se esté haciendo en cada momento, sea lo correcto para nosotros.

¿Te ha resultado útil leer «para qué» hacemos lo que hacemos? Si tienes alguna consulta, sobre para qué hacemos las cosas que hacemos, estaré encantada de responder a tus preguntas en los comentarios.

 

 

 

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#VidaSinEstrés: Controla tu vida en cinco pasos

Es posible tener sensación de control usando los cinco pasos de GTD®

Sigo releyendo el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia», y compartiendo por aquí mis reflexiones.

En el segundo capítulo, nos dice David Allen que, independientemente del orden que sigamos al abordar nuestras tareas tenemos que: recopilar las cosas que nos llaman la atención; pensar lo que significan y decidir qué hacer con ellas; organizar los resultados y evaluarlos como opciones de entre las que elegiremos qué hacer.

Esto es algo que ya hacemos todas las personas. Otra cosa es que la mayoría de ellas podría mejorar significativamente el control que tiene sobre cada uno de estos pasos y de esta manera mejoraría su efectividad personal y disminuiría la sensación de estrés.

Me parece importante destacar que hacer algo parecido a GTD® es muy distinto de usar GTD®. Y, en referencia con lo que nos dice David Allen, personalmente creo que los dos errores más habituales son:

  1. Hacer varios de estos cinco pasos a la vez. Por ejemplo: Recopilamos, pensamos, decidimos y hacemos; o recopilamos, pensamos, decidimos y organizamos.
  2. Usar GTD® solo para una parte de los temas de la vida, sea la personal o la profesional.

Como probablemente sepas, GTD® es un sistema de productividad personal basado en hábitos productivos. Llevar a cabo estos «sencillos comportamientos concretos» – de forma sistemática – es lo que te aportará obtener todos los beneficios de usar GTD®:
La inmensa mayoría de las personas entienden con facilidad en qué consisten estos comportamientos:

Recopila aquello que llame tu atención

Utiliza contenedores físicos o digitales para capturar el 100% de todo lo que llama tu atención. Pequeño, grande, personal y profesional; todos tus asuntos pendientes, proyectos y cosas de las que quieres o tienes que ocuparte.

Procesa su significado

Para cada una de las cosas que has capturado, pregúntate: ¿requiere acción? Si no requiere acción, entonces deshazte de ello, incúbalo o archívalo. Si requiere acción, entonces identifica qué es lo siguiente que hay que hacer con ello. Si lo puedes hacer en menos de dos minutos, entonces hazlo en ese momento; si no, delégalo o ponte un recordatorio para hacerlo en otro momento.

Ponlo donde tenga sentido

Pon recordatorios de lo que tienes que hacer en los lugares adecuados. Necesitarás un lugar específico para cada categoría de acción, como por ejemplo llamadas por hacer, recados, correos que responder, etc.

Revísalo lo necesario

Consulta tus recordatorios con la frecuencia adecuada para poder decidir qué hacer en cada momento. Haz una revisión semanal de todo para hacer limpieza, mantener al día tus recordatorios y conservar la claridad mental.

Simplemente hazlo

Usa tu sistema para elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.

¿Te parece fácil de entender? Lo difícil de GTD® no es entender los conceptos sino:

a) Entenderlos de verdad, en lugar de suponer lo que significan

b) Y, sobre todo, cambiar los hábitos.

Cambiar cuesta – nos cuesta a todos – pero somos muchas las personas que pensamos que vale la pena.

 

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#VidaSinEstrés: Invierte en pensar

“Tienes que pensar en tus cosas más de lo que te das cuenta, pero no tanto como temes que podrías hacerlo.” David Allen

Decía Peter Drucker que, en el trabajo del conocimiento, la tarea no es evidente y hay que determinarla.

Es decir, que en el trabajo que hacemos la mayoría de nosotros, antes de poder ejecutar la tarea tenemos que hacer un trabajo previo que consiste en pensar y decidir. GTD® nos propone un método sistemático para transformar el trabajo que tenemos que hacer en evidente. Este método consiste en dar respuesta, para cada «cosa» a estas cuestiones.

  • Qué significado tiene para mi
  • Si requiere acción
  • Cuál es el resultado esperado del trabajo
  • Qué acción en concreto es la que hará que los temas avancen

Seguro que sabes por propia experiencia que pensar no es algo que haces de forma automática. Las personas reaccionamos de forma automática, pero pensar es algo que hay que hacer deliberadamente.

Si al hecho de que pensar supone un esfuerzo le unimos que muchas organizaciones se mueven en el paradigma del «todo es para ayer» nos encontramos con un caldo de cultivo ideal para que los profesionales, en su día a día, reaccionen con rapidez y pasen por alto pensar en los temas.

Pero, si queremos ser buenos profesionales del conocimiento y aportar valor real con lo que hacemos es imprescindible reflexionar sobre nuestras «cosas» y dejar de hacer sin pensar.

Es necesario invertir tiempo de calidad, de forma intencionada, si queremos ser eficaces y eficientes en nuestro trabajo.

Nuestro trabajo nos exige pensar y probablemente debas hacerlo más de lo que lo haces, pero, si usas GTD®, no tanto como temes que podrías tener que hacerlo.

 

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Pon a trabajar al planificador que todos llevamos dentro

“Tú ya conoces al planificador más brillante y creativo del mundo: tu cerebro. Tú mismo eres realmente una máquina de planificar: planificas cuando te vistes, comes, vas de compras o simplemente hablas. Aunque el proceso pueda parecer en cierto modo aleatorio, se tienen que producir una serie de etapas bastante complejas antes de que tu cerebro pueda hacer que ocurra algo físicamente.
Tu mente pasa por cinco etapas para realizar prácticamente cualquier tarea:
1. Definir el propósito y los principios.
2. Visualizar el resultado.
3. Lluvia de ideas.
4. Organizar.
5. Identificar las siguientes acciones.”

La mayoría de los proyectos a los que nos enfrentamos son evidentes para nosotros. Evidentes tanto en lo referente al resultado que queremos conseguir, como en las acciones que deberemos llevar a cabo para alcanzarlo. Pero en ocasiones nos encontramos con dudas sobre cómo sacar adelante alguno de nuestros proyectos, o directamente no sabemos por dónde empezar.

Para abordar con éxito esos proyectos, los no evidentes, te propongo usar la «planificación natural de proyectos» que ofrece GTD.

GTD nos dice cómo poner a trabajar al planificador que todos llevamos dentro. El Modelo de Planificación Natural es una forma sencilla de hacer evidentes los proyectos si sigues estos 5 pasos:

  1. Define el propósito y los principios: Responde con claridad la intención con la que llevas a cabo el proyecto: Responde el «por qué» y/o «para qué» lo haces, así como los límites de tu plan. Enumera también los principios básicos que estarán presentes en dicho proyecto.
  2. Visualiza el resultado: Imagina ese resultado una vez conseguido con detalle. Hacer esto te dará información muy útil a la hora de decidir acciones.
  3. Haz una lluvia de ideas: Genera ideas, cuantas más mejor. No apliques ningún filtro a tu imaginación. Si quieres, puedes ir agrupándolas mediante mapas mentales.
  4. Organiza: Estructura tus ideas. Ahora sí, desecha aquellas que no tienen sentido. «Aterriza», organiza y desarrolla el proyecto. Pero, evita la «sobre-planificación», es decir, evita hacer planes que no sabes si se cumplirán y que, con mucha probabilidad, tendrás que desechar. En este paso creamos un boceto del proyecto. Organiza los pilares fundamentales del mismo, pero olvídate de hacer un listado exhaustivo de «todo». Recuerda que estamos en un entorno VUCA y que tendrás tiempo en tus revisiones semanales de reflexionar sobre las acciones más adecuadas según se vayan desarrollando los acontecimientos.
  5. Identifica las acciones siguientes: Piensa en acciones concretas. Identifica acciones físicas y visibles que pongan en marcha tu proyecto, que lo hagan avanzar y que puedas llevar a cabo sin tener que realizar ninguna antes.

Esta metodología de planificación natural de proyectos la puedes usar solo o en equipo y tanto para proyectos de mediana como de mucha dificultad. Es sencilla y eficaz. Te recomiendo que, si aún no la has usado, te animes a hacerlo. Estoy segura de que te encantará y te resultará muy sencillo ser un gran planificador.