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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Actuar por valores es más fácil con GTD®

“En la práctica el bienintencionado ejercicio de pensar en los valores con demasiada frecuencia no logra los resultados deseados.” David Allen

Entendiendo que cuando David Allen habla de valores está hablando de esas creencias fundamentales que nos hacen tener un determinado tipo de comportamiento. Esos principios que nos facilitan – o dificultan – elegir unas cosas en lugar de otras y nos ayudan a tomar decisiones.

Personalmente pienso que siempre es bueno tener claridad sobre nuestros valores. Conocerlos nos permite orientar nuestro comportamiento. En la medida en la que somos más conscientes de nuestros valores, podremos orientar nuestro comportamiento de manera más consciente.

Dicho esto, en mi opinión, es preferible tener un sistema de productividad personal como GTD® antes de hacer el ejercicio de profundizar en nuestros valores. Esto lo digo basándome en mi experiencia facilitando programas de coaching.

He visto como la gran mayoría de personas con las que he trabajado, como consecuencia de la reflexión en sus valores, deciden introducir cambios en sus vidas. Se comprometen a hacer cosas que aún no están haciendo, y  deciden emprender nuevos proyectos.

Si cuando profundizan en sus principios fundamentales tienen un sistema de productividad personal fiable, podrán incorporar en su sistema esos nuevos retos y compromisos sin perder la sensación de control. Seguirán teniendo claridad sobre qué pueden hacer, o dejar de hacer, en todo momento y estarán mejor preparados para incrementar la proactividad en su entorno.

Por el contrario, si no tienen un sistema de efectividad personal. Además viven una situación en la que tienen más cosas que hacer que tiempo disponible. Corren un riesgo altamente probable de sentirse inseguros a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Esto hace que los nuevos compromisos hagan que aumente la presión en sus vidas, lo que llevará a esas personas a abandonar las iniciativas que iniciaron a raíz del ejercicio de profundizar en sus valores, haciendo que todo se quede al final en buenas intenciones.

La ventaja de usar metodologías como GTD® es que todo resulta más fácil, ya que dispones de un inventario completo de compromisos y eso te permite elegir en cada momento lo que haces, sabiendo también lo que estás dejando de hacer.

Por lo tanto, cuando disponemos de un sistema de productividad personal actualizado y fiable y además conocemos nuestros valores, estamos mejor preparados para ser más efectivos, ya que nos resultará más fácil hacer bien las cosas correctas.

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Pon a trabajar al planificador que todos llevamos dentro

“Tú ya conoces al planificador más brillante y creativo del mundo: tu cerebro. Tú mismo eres realmente una máquina de planificar: planificas cuando te vistes, comes, vas de compras o simplemente hablas. Aunque el proceso pueda parecer en cierto modo aleatorio, se tienen que producir una serie de etapas bastante complejas antes de que tu cerebro pueda hacer que ocurra algo físicamente.
Tu mente pasa por cinco etapas para realizar prácticamente cualquier tarea:
1. Definir el propósito y los principios.
2. Visualizar el resultado.
3. Lluvia de ideas.
4. Organizar.
5. Identificar las siguientes acciones.”

La mayoría de los proyectos a los que nos enfrentamos son evidentes para nosotros. Evidentes tanto en lo referente al resultado que queremos conseguir, como en las acciones que deberemos llevar a cabo para alcanzarlo. Pero en ocasiones nos encontramos con dudas sobre cómo sacar adelante alguno de nuestros proyectos, o directamente no sabemos por dónde empezar.

Para abordar con éxito esos proyectos, los no evidentes, te propongo usar la «planificación natural de proyectos» que ofrece GTD.

GTD nos dice cómo poner a trabajar al planificador que todos llevamos dentro. El Modelo de Planificación Natural es una forma sencilla de hacer evidentes los proyectos si sigues estos 5 pasos:

  1. Define el propósito y los principios: Responde con claridad la intención con la que llevas a cabo el proyecto: Responde el «por qué» y/o «para qué» lo haces, así como los límites de tu plan. Enumera también los principios básicos que estarán presentes en dicho proyecto.
  2. Visualiza el resultado: Imagina ese resultado una vez conseguido con detalle. Hacer esto te dará información muy útil a la hora de decidir acciones.
  3. Haz una lluvia de ideas: Genera ideas, cuantas más mejor. No apliques ningún filtro a tu imaginación. Si quieres, puedes ir agrupándolas mediante mapas mentales.
  4. Organiza: Estructura tus ideas. Ahora sí, desecha aquellas que no tienen sentido. «Aterriza», organiza y desarrolla el proyecto. Pero, evita la «sobre-planificación», es decir, evita hacer planes que no sabes si se cumplirán y que, con mucha probabilidad, tendrás que desechar. En este paso creamos un boceto del proyecto. Organiza los pilares fundamentales del mismo, pero olvídate de hacer un listado exhaustivo de «todo». Recuerda que estamos en un entorno VUCA y que tendrás tiempo en tus revisiones semanales de reflexionar sobre las acciones más adecuadas según se vayan desarrollando los acontecimientos.
  5. Identifica las acciones siguientes: Piensa en acciones concretas. Identifica acciones físicas y visibles que pongan en marcha tu proyecto, que lo hagan avanzar y que puedas llevar a cabo sin tener que realizar ninguna antes.

Esta metodología de planificación natural de proyectos la puedes usar solo o en equipo y tanto para proyectos de mediana como de mucha dificultad. Es sencilla y eficaz. Te recomiendo que, si aún no la has usado, te animes a hacerlo. Estoy segura de que te encantará y te resultará muy sencillo ser un gran planificador.

 

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#CaféyProductividad: Mi punto de vista

El pasado sábado 21 estuve en el CaféyProductividad de Otoño 2017.

Este evento, que organizan Jeroen Sangers, Jordi Sánchez y Daniel Aguayo desde hace años, se celebró en esta ocasión en Madrid, en las fantásticas instalaciones de Liferay.

Pasé una productiva mañana de sábado disfrutando con la conversación que mantuvimos los 10 bloggers que nos reunimos para compartir nuestros puntos de vista sobre productividad y efectividad.

De forma animada, en este CaféyProductividad, cada uno de nosotros fuimos compartiendo y escuchando los distintos puntos de vista sobre tres temas. Puedes leer sobre lo que allí se dijo en la crónica que ha escrito Vanesa Tejada. Mi intención en este post no es contar lo que allí se dijo, sino compartir mi punto de vista sobre los temas que allí se trataron.

Estrategias que pueden ayudar a que las personas adquieran hábitos productivos tras una formación en productividad personal

Es importante ofrecer la posibilidad de realizar reuniones de acompañamiento para que las personas que quieren adquirir los hábitos sientan que no están solos, sino que cuentan con alguien que les puede ayudar a aclarar posibles dudas y con quien compartir sus experiencias y logros a lo largo de su camino de aprendizaje.

Por otro lado, también es importante facilitar material de referencia para que las personas puedan profundizar, a su ritmo, y ampliar la información adquirida en un curso.

Y, por supuesto, en relación con el aprendizaje concreto de la metodología GTD®, tengo que decir que si quieres tener la seguridad de que estas adquiriendo los hábitos y comportamientos correctos para usar GTD®, mi recomendación es que hagas formación oficial GTD®, la única formación que te asegura que es GTD® de verdad y no una interpretación más o menos acertada de la metodología.

Existen unos principios universales de la productividad/efectividad personal

Al margen de hacer una lista exhaustiva de todos ellos, mi respuesta es sí, sin ninguna duda, existen. Creo que todas las personas – TODAS – somos más efectivas, por ejemplo, cuando:

  • Trabajamos sin interrupciones, en espacios libres de distracciones
  • Prestamos atención a lo que estamos haciendo
  • Aprovechamos nuestra «energía mental»
  • Pensamos antes de hacer
  • Antes de hacer, definimos qué tenemos que hacer y cuándo estará hecho

En definitiva, aunque no haya ningún «manifiesto» al respecto – al lo menos que yo sepa – todas las personas experimentamos que mejora nuestra efectividad cuando actuamos de unas formas concretas. Los principios sobre los que se asientan esos comportamientos son precisamente los principios universales de la efectividad personal.

Objetivos: Cuál es el punto óptimo a la hora de definirlos

Sin entrar en los objetivos que nos vienen impuestos por agentes externos (estos llegan como llegan), para mí lo más importante a la hora de expresar un objetivo que yo me he marcado es que:

  • Me resulte motivador
  • Me dé información de lo que quiero conseguir
  • Tenga asociado acciones concretas para ejecutarlas en mi día a día

Cómo puedes ver, no necesito poner fechas que me angustien, ni machacar mi autoestima por no hacer lo que no he podido hacer.

Lo que sí hago es revisar mis objetivos periódicamente y observar la tendencia, es decir, si mis acciones me acercan o me alejan de ellos. También busco maneras que me ayuden a conseguir mis objetivos con una actitud positiva.

En resumen, los objetivos nos deben ayudar a tener la vida que queremos en lugar de convertirse en una fuente adicional de presión y frustración.

 

Para cerrar, os mando un fuerte abrazo tod@s los que allí estuvisteis y un especial agradecimiento a los organizadores del CaféyProductividad 2017 . Espero que volvamos a vernos.

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IX Jornadas OPTIMA LAB: La mirada puesta en el futuro

Te cuento lo que vivido en mis IX Jornadas:

“La vida empieza al final de tu zona de confort. Así que, si te estás sintiendo incómodo ahora mismo, que sepas que el cambio que está sucediendo en tu vida es un principio, no un final.” Neale Donald Walsch

El 21 y 22 de junio celebramos las IX Jornadas en innovación OPTIMA LAB. En esta ocasión queríamos aprovechar para renovar el material fotográfico de la red, así que el primer día de jornadas quedamos en la popular taberna «Casa Mingo», José Miguel, Cruz, Jordi, Jero, Antonio José, David, Jesús y yo, muy próximos al estudio fotográfico donde habíamos quedado con Xavier Vila y Cristina García de Quesada para nuestra sesión de fotos.

Me encantó volver a ver a Xavi Vila. Su cercanía y su profesionalidad hacen que contar con él como fotógrafo sea siempre una fantástica experiencia. Mil gracias por todo, Xavi. Gracias, también a ti, Cristina, por tu amabilidad y profesionalidad.

El segundo día fue ya en el Palacio de los Infantes en el Eurofórum y, aunque también hubo sesión de fotos, fue una jornada en la que estuvimos plenamente centrados en nuestro trabajo. En esta ocasión cada uno de nosotros fuimos exponiendo el tema, o los temas, que pensábamos que se debían afrontar, y los fuimos tratando uno a uno.

Hablamos sobre la contribución de cada uno de nosotros, el trabajo realizado, lo que queda por hacer, el futuro de la red, la formación oficial de GTD® en España y sobre nuevas formas de contribución y compensación.

Desde mi punto de vista, según va pasando el tiempo son cada vez más visibles los frutos de los pasos que hemos ido dando desde las primeras jornadas en 2014.

A día de hoy, el proyecto OPTIMA LAB es un proyecto maduro, que goza de una excelente salud y tiene unas perspectivas de futuro muy positivas. Son muchas, cada vez más, las personas y las organizaciones que confían, y siguen confiando, en nosotros. Este hecho me hace pensar que vamos por buen camino.

Personalmente, mi lectura del presente es también muy positiva. Nuestro empeño por aportar valor real a las personas y a las organizaciones nos hace vivir en un continuo deseo de aprender y mejorar en múltiples facetas.

Pero no quiero quedarme en la autocomplacencia. Pienso que hay un área de mejora importante tanto para mí como para la mayoría de los nodos de OPTIMA LAB. Se trata de nuestra faceta comercial. Siendo sinceros, lo que hemos hecho hasta la fecha en este terreno, la mayoría de nosotros, es muy poco o casi nada.

En cuanto a mis conclusiones, he salido de estas jornadas pensando que OPTIMA LAB es un proyecto altamente exigente para todos nosotros y que no admite «medias tintas». Y, por mi parte, con un propósito firme de seguir haciendo las cosas cada vez mejor, aprendiendo de mis errores y continuar trabajando con toda mi ilusión.

Porque miro hacia atrás y me gusta el camino que he recorrido hasta ahora. Por eso quiero seguir aprendiendo, para poder estar a la altura de los nuevos proyectos que nos depare el futuro.