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#VidaSinEstrés: Actuar por valores es más fácil con GTD®

“En la práctica el bienintencionado ejercicio de pensar en los valores con demasiada frecuencia no logra los resultados deseados.” David Allen

Entendiendo que cuando David Allen habla de valores está hablando de esas creencias fundamentales que nos hacen tener un determinado tipo de comportamiento. Esos principios que nos facilitan – o dificultan – elegir unas cosas en lugar de otras y nos ayudan a tomar decisiones.

Personalmente pienso que siempre es bueno tener claridad sobre nuestros valores. Conocerlos nos permite orientar nuestro comportamiento. En la medida en la que somos más conscientes de nuestros valores, podremos orientar nuestro comportamiento de manera más consciente.

Dicho esto, en mi opinión, es preferible tener un sistema de productividad personal como GTD® antes de hacer el ejercicio de profundizar en nuestros valores. Esto lo digo basándome en mi experiencia facilitando programas de coaching.

He visto como la gran mayoría de personas con las que he trabajado, como consecuencia de la reflexión en sus valores, deciden introducir cambios en sus vidas. Se comprometen a hacer cosas que aún no están haciendo, y  deciden emprender nuevos proyectos.

Si cuando profundizan en sus principios fundamentales tienen un sistema de productividad personal fiable, podrán incorporar en su sistema esos nuevos retos y compromisos sin perder la sensación de control. Seguirán teniendo claridad sobre qué pueden hacer, o dejar de hacer, en todo momento y estarán mejor preparados para incrementar la proactividad en su entorno.

Por el contrario, si no tienen un sistema de efectividad personal. Además viven una situación en la que tienen más cosas que hacer que tiempo disponible. Corren un riesgo altamente probable de sentirse inseguros a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Esto hace que los nuevos compromisos hagan que aumente la presión en sus vidas, lo que llevará a esas personas a abandonar las iniciativas que iniciaron a raíz del ejercicio de profundizar en sus valores, haciendo que todo se quede al final en buenas intenciones.

La ventaja de usar metodologías como GTD® es que todo resulta más fácil, ya que dispones de un inventario completo de compromisos y eso te permite elegir en cada momento lo que haces, sabiendo también lo que estás dejando de hacer.

Por lo tanto, cuando disponemos de un sistema de productividad personal actualizado y fiable y además conocemos nuestros valores, estamos mejor preparados para ser más efectivos, ya que nos resultará más fácil hacer bien las cosas correctas.

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#ConfíaEnTusDecisiones: Fíate tú de las intuiciones

Las intuiciones tienen una fiabilidad limitada.

«Podemos estar ciegos para lo evidente, y ciegos además para nuestra ceguera.» Daniel Kahneman

Saber cómo funciona nuestro cerebro nos ayuda a entender mejor cómo tomamos decisiones.

Nos cuenta Kahneman que siempre que estamos despiertos se dan en nuestra mente dos tipos de pensamiento, los cuales se reparten eficientemente todo el trabajo mental.

A estos dos tipos de pensamiento los llama «Sistema 1» y «Sistema 2».

  • El «Sistema 1» hace la mayor parte del trabajo. Este sistema opera de manera rápida, impulsiva y automática, con poco o ningún esfuerzo, a gran velocidad y sin sensación de control voluntario, haciendo sugerencias de sus impresiones, intuiciones, sensaciones y conclusiones al «Sistema 2»
  • El «Sistema 2» necesita que lo activemos de forma voluntaria. Este sistema centra la atención en las actividades mentales esforzadas, incluidos los cálculos complejos. Las operaciones del «Sistema 2» consumen gran cantidad de energía y están a menudo asociadas a la experiencia subjetiva de actuar, decidir y concentrarse.

La división del trabajo entre el «Sistema 1» y el «Sistema 2» funciona muy bien la mayor parte del tiempo y es muy eficiente desde el punto de vista del consumo de energía mental.

Si todo se desarrolla sin complicaciones, el «Sistema 2» acepta las sugerencias del «Sistema 1» con escasa o ninguna modificación. El «Sistema 2» toma las riendas sólo en el caso en que haya algún tipo de complicación.

Nuestro día a día está bajo el control del «Sistema 1», que es el que hace casi todo el trabajo, mientras que el perezoso «Sistema 2» permanece apagado la mayor parte del tiempo.

El problema es que el «Sistema 1» no es del todo fiable, ya que es donde habitan los sesgos, los errores sistemáticos, las generalidades y las creencias. Nuestro «Sistema 2» es mucho más fiable, ya que contiene nuestra parte más racional, lógica y estadística, así como nuestro sentido crítico. El único «pero» es que el «Sistema 2» está habitualmente en «modo reposo».

En realidad, hay poco que podamos hacer para cambiar esta situación. Es una utopía pensar que somos capaces de vivir teniendo continuamente «activado y en modo alerta» a nuestro «Sistema 2». Lo que sí podemos hacer es aprender a reconocer nuestros errores sistemáticos y esforzarnos por evitarlos.

Las intuiciones nos proporcionan información muy útil, pero su fiabilidad es limitada.

Por eso, si quieres mejorar las decisiones que tomas, te propongo que tomes conciencia de que tus intuiciones, y las de todo el mundo, llegan a nuestra mente sin la intervención de nuestra parte más racional «tu Sistema 2», lo que significa que no son infalibles.

No sé qué pensarás tú, pero a mí me parece un motivo más que suficiente para desconfiar de nuestras intuiciones.

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#VidaSinEstrés: ¿Sabes cuándo has terminado tu trabajo?

La mayoría de las personas hacemos un tipo de trabajo en el que hay que decidir cuándo está terminado.

“En este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos.” David Allen

La mayoría de nosotros hacemos un tipo de trabajo al que Peter Drucker llamo «trabajo del conocimiento».

Una de las características de este trabajo es que no tiene unos límites claramente definidos.

Frente al trabajo manual, en el que estaba muy claro lo qué había que hacer y cuándo estaba hecho, nosotros nos encontramos frente a un trabajo con «límites difusos». ¿Qué quiero decir con esto? Para un operario de una fábrica de sardinas es evidente qué tiene que hacer, y también cuándo están enlatadas las sardinas, pero piensa por un momento en un periodista, un directivo o un profesor.

  • ¿Cuándo ha terminado un periodista de recabar información para escribir un artículo? ¿Cuándo puede decir que ya está escrito sin posibilidad de mejorarlo?
  • ¿Hasta qué límite puede un directivo seguir trabajando en una presentación para motivar a su equipo?
  • ¿Cuánto puede un profesor profundizar en su materia y cuánto puede hacer para mejorar en su manera de hacer llegar la información para que otros la aprendan?

Es esta ausencia de márgenes, entre otras cosas, lo que hace que sintamos que nuestro trabajo nunca se termina. Y es también el motivo por lo que en ocasiones vienen a tu mente ideas sobre cosas que piensas que convendría hacer, pero que intuyes, con cierta culpabilidad, que no vas a poder hacer.

Pienso que frente a esta realidad que nos ha tocado vivir, hay un cambio importante que llevar a cabo en relación con nuestras creencias. Ese cambio consiste en aceptar que definir los límites de nuestro trabajo también forma parte de nuestro trabajo.

Y, además, para contrarrestar esta sensación de estrés, e incluso de cierta culpabilidad, es importante aprender a definir esos límites que no vienen «de serie». Esto se consigue practicando el hábito de decidir y, en particular, de decidir:

  • Qué es en concreto lo que hay que hacer
  • Si somos nosotros la persona más adecuada para hacerlo
  • Qué tiene que pasar para que lo podamos dar por terminado.

Si aún no lo haces, te propongo que comiences a ir adquiriendo el hábito de pensar y decidir para definir tu trabajo antes de ponerte a hacerlo. Esta inversión de tiempo será recompensada con creces, haciendo que desaparezca la frustración que sentimos por llevar a cabo un tipo de trabajo en el que no tenemos a priori claridad sobre lo que hay que hacer ni cuándo vamos a poder darlo por terminado.

 

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Crónicas

IX Jornadas OPTIMA LAB: La mirada puesta en el futuro

Te cuento lo que vivido en mis IX Jornadas:

“La vida empieza al final de tu zona de confort. Así que, si te estás sintiendo incómodo ahora mismo, que sepas que el cambio que está sucediendo en tu vida es un principio, no un final.” Neale Donald Walsch

El 21 y 22 de junio celebramos las IX Jornadas en innovación OPTIMA LAB. En esta ocasión queríamos aprovechar para renovar el material fotográfico de la red, así que el primer día de jornadas quedamos en la popular taberna «Casa Mingo», José Miguel, Cruz, Jordi, Jero, Antonio José, David, Jesús y yo, muy próximos al estudio fotográfico donde habíamos quedado con Xavier Vila y Cristina García de Quesada para nuestra sesión de fotos.

Me encantó volver a ver a Xavi Vila. Su cercanía y su profesionalidad hacen que contar con él como fotógrafo sea siempre una fantástica experiencia. Mil gracias por todo, Xavi. Gracias, también a ti, Cristina, por tu amabilidad y profesionalidad.

El segundo día fue ya en el Palacio de los Infantes en el Eurofórum y, aunque también hubo sesión de fotos, fue una jornada en la que estuvimos plenamente centrados en nuestro trabajo. En esta ocasión cada uno de nosotros fuimos exponiendo el tema, o los temas, que pensábamos que se debían afrontar, y los fuimos tratando uno a uno.

Hablamos sobre la contribución de cada uno de nosotros, el trabajo realizado, lo que queda por hacer, el futuro de la red, la formación oficial de GTD® en España y sobre nuevas formas de contribución y compensación.

Desde mi punto de vista, según va pasando el tiempo son cada vez más visibles los frutos de los pasos que hemos ido dando desde las primeras jornadas en 2014.

A día de hoy, el proyecto OPTIMA LAB es un proyecto maduro, que goza de una excelente salud y tiene unas perspectivas de futuro muy positivas. Son muchas, cada vez más, las personas y las organizaciones que confían, y siguen confiando, en nosotros. Este hecho me hace pensar que vamos por buen camino.

Personalmente, mi lectura del presente es también muy positiva. Nuestro empeño por aportar valor real a las personas y a las organizaciones nos hace vivir en un continuo deseo de aprender y mejorar en múltiples facetas.

Pero no quiero quedarme en la autocomplacencia. Pienso que hay un área de mejora importante tanto para mí como para la mayoría de los nodos de OPTIMA LAB. Se trata de nuestra faceta comercial. Siendo sinceros, lo que hemos hecho hasta la fecha en este terreno, la mayoría de nosotros, es muy poco o casi nada.

En cuanto a mis conclusiones, he salido de estas jornadas pensando que OPTIMA LAB es un proyecto altamente exigente para todos nosotros y que no admite «medias tintas». Y, por mi parte, con un propósito firme de seguir haciendo las cosas cada vez mejor, aprendiendo de mis errores y continuar trabajando con toda mi ilusión.

Porque miro hacia atrás y me gusta el camino que he recorrido hasta ahora. Por eso quiero seguir aprendiendo, para poder estar a la altura de los nuevos proyectos que nos depare el futuro.

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Reflexiones

¿Qué se ha dicho sobre el Propósito y los Principios?

Como cierre de esta serie de post, sobre el propósito y los principios, he decidido hacer una selección de fragmentos que han escrito otras personas sobre este tema y que me han gustado especialmente.

Todos los fragmentos están escritos por personas a las que he conocido, de una u otra forma, gracias al 2.0 y por las que siento muchísimo cariño. Sus blogs son para mí indispensables y te recomiendo que, si aún no te has suscrito a alguno de ellos, lo hagas sin falta.

Te dejo a continuación lo que han dicho sobre el propósito y los principios:

David Criado: «rentabilidad y propósito»

«La definición de un propósito tanto a nivel personal como profesional tiene que estar siempre acompañada de un control ético sobre las actividades y decisiones que se desarrollan y adoptan. Esto tiene que ver con que no se puede servir a una sociedad de forma sostenible si se participa activamente en la destrucción de esa sociedad. Hablamos de principios de honestidad y coherencia.»

Eva Collado Durán: «Cosas que suceden cuando se emprende en solitario…»

«Tus valores deben prevalecer ante los euros, la ética es rentable.»

Francisco Alcaide: «Y tú, ¿sabes cuál es tu propósito de vida?»

«Sin un propósito definido es fácil quedar a la deriva y nunca dar lo mejor de uno mismo siendo víctima de la pereza, de la resignación o del cansancio. Uno cumple el expediente, la papeleta, pero poco más. Propósito de vida y compromiso incondicional van de la mano.»

Jesús Serrano Ducar: «Mi sistema GTD: perspectiva, propósito y principios»

«Si estás frente a un cruce de caminos y no ves con nitidez cuál te va a llevar a dónde quieres ir, te invito a trabajar esta parte de la perspectiva de GTD. Tendrás en tus manos dos balas de oro que serán claves para mejorar tu efectividad: tu propósito y tus principios.»

Andrés Pérez Ortega: «Fórmula de la acción = Qué x Por qué x Cómo»

«La fórmula de la acción = Qué x Por qué x Cómo

Básicamente hacemos las cosas porque se produce un momento explosivo cuando tenemos claro lo que queremos conseguir, cuáles son las razones para conseguirlo y (más o menos) sabemos cuáles son los pasos que hay que dar.»

Antonio José Masía: «Introducción a GTD 16: Consiguiendo perspectiva. Propósito y principios»

«Nuestro propósito proporciona la intencionalidad última de nuestra existencia y de nuestra dirección. Representa de alguna forma nuestra esencia y nuestra razón de ser. Definir claramente nuestro propósito nos sirve de brújula para poder caminar por la vida. Nos sirve también como último criterio a la hora de formular prioridades y tomar ciertas decisiones, debiéndose manifestar de forma continua durante todo nuestro camino.»

Vanesa Tejada: «Cómo me organizo: reviso mis prioridades y sistema con perspectiva»

Para mí el día a día son los pequeños pasos que me llevan por un camino, un camino cuya dirección viene definida por unas prioridades, valores y principios de más alto nivel.

Espero que te haya resultado inspirador. Feliz semana.