Categorías
Series

#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: No te compliques con tus proyectos

«Tú no ejecutas proyectos; lo único que puedes hacer son las acciones relacionadas con ellos.» David Allen

Escribía en un post anterior que un «proyecto» en GTD® es cualquier resultado deseado que se puede conseguir antes de un año y que exige más de un paso.

También veíamos que la mayoría de los proyectos que aparecen en nuestra lista de proyectos suele ser mucho más «humildes» de lo que en el lenguaje cotidiano se entiende habitualmente por «proyectos».

Nuestra lista de proyectos es una recopilación de los resultados que hemos decidido alcanzar.

Así, por ejemplo, en una lista de resultados de GTD® nos podríamos encontrar contenidos de este estilo:

  • Presentar informe de gastos
  • He organizado las vacaciones de navidad
  • Tengo un buen proveedor de papelería

Aunque tener una lista de proyectos cuando usas GTD® es algo muy sencillo, lo cierto es que la mayoría de las personas la complica innecesariamente.

Una lista de resultados de GTD® no puede contener fechas límite inventadas, ni prioridades, ni siguientes acciones. Solo puede contener resultados.

Por otra parte, una lista de proyectos de GTD® puede ser perfecta sin necesidad de separar los resultados personales de los profesionales, ni de usar subproyectos, ni de utilizar etiquetas de proyecto con las que vincular posteriormente sus siguientes acciones.

Aunque soy consciente de que hay personas que pueden considerar que alguna de estas últimas prácticas les ayuda, en mi experiencia, en la mayoría de los casos, solo sirve para liar y complicar el sistema.

Lo que sí es necesario, es que la lista esté completa, la revisemos con regularidad y nos aseguremos de que cada proyecto tenga al menos una siguiente acción en el sistema para que todos ellos avancen.

Para definir un proyecto, lo único que tienes que hacer es imaginar qué tiene que pasar para que puedas darlo por hecho y, a continuación, escribir ese resultado en tu lista de proyectos.

Una lista de proyectos bien usada, es decir, como propone GTD®, es tremendamente útil, práctica y sencilla. No te compliques.

Categorías
Metodologías Series

#VidaSinEstrés: Comprendiendo la Lista de Proyectos

Sigo avanzando con el libro Organízate con eficacia y escribiendo post inspirados en lo que voy leyendo. En esta ocasión escribiré sobre la «lista de proyectos».

En mi experiencia, la «lista de proyectos» es una de las listas más útiles de GTD® y una de las que más resistencia provoca en las personas que empiezan con esta metodología.

Esta resistencia suele aparecer a consecuencia de un par de errores a la hora de entender correctamente qué es «la lista de proyectos».

  • Por un lado, hay personas que creen no necesitar una «lista de proyectos» porque interpretan mal lo que es un proyecto en GTD®. Hay personas que creen no necesitar una lista de resultados, porque piensan que es imposible que se les olviden ese puñado de proyectos (según su criterio) en los que están trabando.

Un «proyecto» en GTD® es cualquier resultado deseado que se pueda conseguir antes de un año y que exija más de un paso.

A la luz de esta definición deducimos que en nuestra «lista de proyectos» aparecerán resultados grandes, medianos y pequeños dependiendo del número de pasos que haya que dar para completarlos. En realidad, la mayoría de los proyectos que aparecen en una lista de proyectos en un sistema GTD® suelen ser mucho más «humildes» de lo que en el lenguaje cotidiano se entiende por «Proyecto».

Son «proyectos», por ejemplo, organizar una fiesta de cumpleaños, preparar una presentación para la reunión del departamento o hacerte un chequeo médico.

  • Por otro lado, hay personas que se resisten a usar la lista de proyectos porque piensan que en esa lista se «duplican» recordatorios que pueden encontrar en otras de sus listas. La duda/resistencia se expresaría más o menos así:

«¿Por qué tengo que escribir un recordatorio de los resultados deseados si ya tengo escrita una «siguiente acción» en una de mis listas de «siguientes acciones»?»

Empezaré por aclarar que en GTD nada está duplicado 😊.

Precisamente, tener el resultado en tu «lista de proyectos» es la forma de asegurarte de que, después de hacer/tachar tu «siguiente acción», sigue quedando en tu sistema GTD® un recordatorio de que tienes aun un asunto por terminar que requiere más de un paso.

Lo que contienen nuestras listas de «siguientes acciones» son recordatorios de acciones físicas y visibles que hacen que los temas avancen, y lo que contiene la «lista de resultados» es un recordatorio de los resultados que obtendremos cuando esté «cerrado», «terminado», o «conseguido» cada uno de los asuntos, grandes o pequeños, en los que estamos trabajando.

Tener una la lista de proyectos actualizada es fundamental para sentir control y tener una visión global de los temas que tenemos entre manos.

¿Tienes tu también una lista de proyectos completa y actualizada?

Categorías
Series

#ConfíaEnTusDecisiones: Inteligencia, Control y Racionalidad

Daniel Goleman, Walter Mischel y Kanheman nos hablan de los beneficios del control sobre nosotros mismos.

“Tal vez no haya habilidad psicológica más esencial que la de resistir al impulso.” Daniel Goleman

En condiciones de confianza plena y sin una situación de necesidad económica, ¿Preferirías recibir 3.500€ ahora o 3.800€ el próximo mes?

Las personas que están dispuestas a esperar son aquellas que son capaces de postergar la gratificación con el fin de obtener un mayor beneficio en el futuro. Es decir, personas que ejercen su capacidad de autocontrol, ¿Eres tú una de esas personas? ¿Prefieres esperar al próximo mes y recibir 3.800€?

El autocontrol juega un papel importante en nuestras vidas.

Kahneman en su libro «Pensar rápido pensar despacio» nos cuenta que hay estudios que avalan que:

– Existe una correlación entre el autocontrol y la capacidad que tienen las personas para adquirir y procesar la información.
– Los niños que muestran más autocontrol obtienen puntuaciones sustancialmente más altas en test de inteligencia que los niños que no muestran autocontrol.
– Cuando entrenamos el control de la atención mejoramos nuestras puntuaciones en test no verbales de inteligencia y la mejora se mantiene durante varios meses.
– Tenemos genes específicos que están implicados en el control de la atención.

Para alcanzar muchos de nuestros objetivos es necesario que nuestra fuerza de voluntad prevalezca sobre nuestra parte más instintiva. Es decir, para conseguir determinados resultados el racional «Sistema 2» se tiene que imponer a la hedonista «Sistema 1».

Todo esto lo sabemos gracias a múltiples experimentos. Uno de los más relevantes es el  de Walter Mischel. ¿Has oído hablar de este estudio?

Consistía en encerrar a niñ@s en una habitación frente a un Marshmallow – nube de azúcar en inglés- o una galleta. Si eran capaces de permanecer quince minutos sin comerse el dulce recibirían, como recompensa, otra golosina más de premio.

Se hizo un seguimiento de estos niñ@s durante más de cuarenta años y, entre otras cosas, se observó que los que fueron capaces de resistir la tentación:

– Obtuvieron mejores calificaciones.
– Eran menos propensos a tomar drogas.
– Obtenían puntuaciones sustancialmente más altas en test de inteligencia.

En definitiva, parece que el autocontrol puede ser una virtud que ayude a predecir el éxito de una persona mejor que su coeficiente intelectual.

Hoy sabemos que el autocontrol es una destreza que se puede desarrollar y que entrenarla tiene consecuencias beneficiosas para nuestro cerebro y para nuestra vida.

¿Te animas a practicar el autocontrol?

Categorías
Series

#ConfíaEnTusDecisiones: Experiencia óptima es concentración sin esfuerzo

Todos podemos tener experiencias de concentración sin esfuerzo.

“Afortunadamente, el trabajo cognitivo no siempre suscita aversión. Las personas a veces le dedican considerables esfuerzos durante largos períodos de tiempo sin tener que poner mucha fuerza de voluntad.

El psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi ha hecho más que nadie por estudiar este estado de atención sin esfuerzo, y el nombre que propuso para el mismo, fluir, forma ya parte del lenguaje psicológico.

Las personas que experimentan ese fluir lo describen de una foram muy concreta. Dicen que es un estado de concentración sin esfuerzo y tan profundo que pierden su sentido del tiempo y de sí mismas. Se olvidan de sus problemas. Sus descripciones de la felicidad de tal estado son tan convincentes que lo ha llamado «experiencia óptima».”Daniel Kahneman

Nos dice Daniel Kahneman que ese estado al que llamamos «experiencia óptima» separa nítidamente las dos formas de esfuerzo: la concentración en una tarea y el control deliberado de la atención.

En el estado de fluir, se mantiene la atención concentrada en actividades absorbentes y no se requiere ejercer autocontrol alguno, pues se liberan los recursos precisos para la tarea.

Mihaly Csikszentmihalyi, buscando comprender el fenómeno de la felicidad, llevó a cabo un estudio durante 12 años. Realizó entrevistas, cuestionarios e hizo muestreos de experiencia para comprender mejor las actividades que producían el disfrute. Analizó la forma en que se sentían las personas cuando disfrutaban.

La conclusión a la que llegó me parece fascinante. Tras analizar los resultados observó que todos describimos de forma muy similar las experiencias óptimas. Las describimos de forma similar independientemente de nuestro origen, edad, rasgos culturales, o del tipo de actividad que realicemos.

La experiencia óptima es ese momento en el que las personas estamos tan involucradas en una actividad que su realización es intrínsecamente gratificante y nada más parece importarnos. El ser humano responde a unas características universales y que las personas lo describimos como un estado de felicidad.

Para mí, este estado de flujo es similar a lo que David Allen llama «la mente cómo el agua», refiriéndose a ese estado mental relajado que alcanzamos cuando nuestra atención es plena y nuestra mente reacciona de forma idónea, al igual que lo hace el agua.

«Fluir» es un estado cargado de satisfacción y emociones positivas que todos nosotros podemos disfrutar tanto en nuestra vida personal como profesional. La buena noticia es que podemos entrar en ese estado de flujo de forma voluntaria.

Nosotros también podemos alcanzar ese estado de flujo al llevar a cabo nuestras siguientes acciones al Igual que un cirujano puede llevar a cabo una complicada operación con atención plena en su trabajo, viviéndolo como algo placentero sin aburrimiento ni ansiedad ni cansancio.

Para conseguirlo, necesitamos tener lo que en GTD® llamamos control y perspectiva, algo al alcance de cualquier persona, por medio de la adopción y puesta en práctica de hábitos sencillos. ¿Te animas?

Si quieres saber más sobre el estado de flujo, te animo a que veas este programa «Aprender A Fluir Capítulo REDES 374».