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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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Crónicas

XI Jornadas OPTIMA LAB: Comprometidos con una visión

Estas son mis crónicas de las XI Jornadas

La vida empieza al final de tu zona de confort. Así que, si te estás sintiendo incómodo ahora mismo, que sepas que el cambio que está sucediendo en tu vida es un principio, no un final.” Neale Donald Walsch

Los pasados días 11 y 12 se celebraron en Ámsterdam las XI jornadas OPTIMA LAB.

A continuación, los días 13 y 14 asistimos a la GTD® Conference junto a los representantes de la Formación GTD® oficial de otros 26 países y David Allen acompañado de su equipo y su perrita 😊

Sobre las jornadas OPTIMA LAB me gustaría deciros que, como de costumbre, trabajamos en nuestros tableros de Trello, en función de tiempo y energía, y fuimos “triturando” cada uno de los asuntos a los que nos fuimos enfrentando.

Las ideas, para mí, más significativas de estas jornadas son:

  • Hacer con sentido. Un mantra esencial para cualquier trabajador del conocimiento
  • Mejorar en claridad conceptual. Tener claridad es imprescindible tanto para la formación como para la consultoría o la venta
  • Foco. Con un doble significado, por una parte, estar enfocado y presente en aquello que estás haciendo y, por otro lado, tener un compromiso firme con este proyecto. Como decía Jordi, estamos jugando en la «Champions».
  • Proactividad. Centrarnos en nuestro círculo de influencia y no dejar que los temas se demoren.

Sobre la GTD® Conference:

El primer día pudimos disfrutar del estreno del Nivel 3 (Focus & Direction) de la mano de David Allen y Ana Maria. La parte más dulce fue poder disfrutar de David Allen en acción. La parte más estimulante empieza ahora, y es el trabajo al que nos enfrentamos para hacer llegar a nuestro mercado una experiencia formativa aún mejor. Un Nivel 3 en sintonía con los estándares de OPTIMA LAB.

El segundo día de la GTD® Conference nos compartieron datos concretos de crecimiento, penetración de mercado y las expectativas de futuro de la Formación GTD® oficial. Pudimos comprobar con números que GTD® es indiscutiblemente el estándar en productividad personal a nivel mundial.

Y me siento especialmente feliz de contaros que OPTIMA LAB recibió un premio por ser uno de los países con mayor penetración de mercado a nivel mundial en el último año.

Han sido cuatro días muy intensos en los que he vuelto a sentir que OPTIMA LAB es un proyecto imparable y altamente exigente. Un proyecto del que me siento orgullosa y agradecida. Una Red Productiva que me empuja a ser mejor profesional cada día y en ocasiones, lo hace con tanta fuerza que pienso que voy a perder el equilibrio. Pero aquí sigo con el firme propósito de seguir creciendo como profesional y, por supuesto, como persona.

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#VidaSinEstrés: Vive el cambio en equilibrio

El cambio es una constante para la mayoría de las personas.

“La desintegración de los límites de nuestros proyectos y trabajos ya sería un reto suficientemente grande para cualquiera. Pero ahora debemos añadir a la ecuación la definición siempre cambiante de nuestros empleos, además de los frecuentes cambios en las responsabilidades e intereses en el ámbito más amplio de nuestras vidas.” David Allen

Dicen que lo único que es constante es el cambio.

Creo que estarás de acuerdo conmigo en que, aunque el cambio haya sido una constante en la vida del ser humano, hoy el ritmo de cambio es más acelerado que nunca.

Además de los cambios asociados a las nuevas responsabilidades que se nos presentan en la vida, todos debemos adaptarnos a la revolución tecnológica, sobrevivir a un entorno profesional inestable y convivir con el estado de permanente reinvención en el que están la mayoría de las organizaciones.

Yo diría que el «cambio frenético» es la nueva constante en nuestras vidas.

Este constante cambio es uno de los factores que ha hecho que los clásicos sistemas de gestión del tiempo hayan quedado obsoletos. Los sistemas de productividad basados en planificar compromisos no sirven cuando vivimos en entornos V.U.C.A, (Volátiles, Inciertos, Cambiantes y Ambiguos). En este tipo de realidad tienes muchas posibilidades de equivocarte si tratas de decidir hoy lo que vas a hacer en el futuro, aunque sea un futuro próximo.

Por el contrario, GTD® es una metodología de productividad personal muy eficaz, particularmente en entornos de constante y frenético cambio.

Cuando usas GTD®, eliges con confianza qué hacer en cada momento, con la tranquilidad de que lo que estás haciendo es lo que tiene más sentido hacer.

Con GTD® no planificas lo que vas a hacer en un futuro, sino que decides qué tienes que hacer y qué no y, en un paso posterior, eliges qué tiene más sentido hacer en cada momento de entre todo lo que previamente habías decidido hacer, en función de las circunstancias en las que te encuentras.

Uno de los motivos del éxito de GTD® en todo el mundo y probablemente una de las razones que lo han convertido en el nuevo estándar en productividad personal, es precisamente porque nos ayuda a afrontar con éxito la necesidad de avanzar manteniendo el equilibrio en entornos en los que todo cambia a todas horas.

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#VidaSinEstrés: Bienvenido a GTD®

GTD es una metodología que puede ayudar a las personas.

Leía hace algún tiempo que cerca de 11 millones de españoles sufren estrés laboral y que en 12 años se ha producido un incremento del 81,8% en el consumo de hipnóticos y sedantes, mientras que el uso de ansiolíticos para tratar el insomnio y los trastornos de ansiedad había crecido un 46,8%.

Frente a esta situación es muy habitual encontrase con artículos que te ofrecen diferentes claves para poder vivir sin estrés. En estos artículos puedes leer consejos de este estilo:

  • Simplifica tu vida
  • Céntrate en las cosas importantes
  • Mejora tu autoestima
  • Haz despacio las cosas a propósito

Siempre que leo este tipo de consejos pienso, ¿la persona que ha escrito se cree lo que dice? ¿Sabe realmente lo complicada que es la vida de la mayoría de la gente?

Mi impresión es que ignoran o pasan por alto algunos “detalles” importantes, como por ejemplo que:

  • No puedes, o no quieres, simplificar tu vida, porque eso significaría renunciar a muchas cosas importantes para ti
  • No puedes dejar de hacer un motón de cosas, aunque tal vez no sean especialmente importantes, porque sabes que dejarlas sin hacer tendrá consecuencias que prefieres evitar
  • Es dificilísimo mejorar la autoestima cuando tienes tantas cosas en la cabeza que «no te da la vida» y eso te lleva a olvidar cosas importantes y cometer errores.
  • No puedes imaginar las consecuencias de hacer las cosas más despacio sin que te de la risa. ¿Hacer las cosas despacio a propósito? WTF! 😉

GTD® nada tiene que ver con los “consejos de revista” habituales, sino que es una manera concreta de afrontar todo lo que tienes que hacer. Una metodología que te permite, tanto a ti como a cualquier persona que la ponga en práctica, conseguir tener más energía y estar más relajado, con más claridad y presencia en el momento con lo que sea que estás haciendo, y resolver muchas más cosas con menos esfuerzo.

Eso sí, te aviso que esto no se consigue por arte de magia, que hay que hacer una serie de cambios significativos y que cambiar nos cuesta a todos. Aprender GTD® es un proceso exigente, en el que es necesario adquirir nuevos hábitos y dejar de hacer algunas de las cosas que la mayoría de la gente hace.

Lo que está claro es que hoy en día son cientos de miles las personas, de todas las edades y todos los tipos, que usan esta metodología en todo el mundo, lo cual demuestra que GTD funciona. Por eso puedo decir, sin miedo a equivocarme, que si quieres vivir sin estrés, practiques GTD.

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Metodologías

Información estratégica en las áreas de responsabilidad

“Las áreas de enfoque o responsabilidad pueden ser muy útiles como listas de comprobación que aseguren el equilibrio y la inclusión de sus elementos principales: tu vida, un proyecto o un departamento” David Allen.

Las áreas de enfoque y responsabilidad son las distintas facetas de nuestra vida personal y profesional que son relevantes para cada uno de nosotros. Parcelas clave de nuestra vida y nuestro trabajo a las que prestamos atención o pensamos que deberíamos prestársela.

Es probable que dentro de nuestro trabajo nos encontremos con diferentes áreas de responsabilidad. Todos nosotros, además, tenemos otras facetas más personales que también requieren de nuestra atención. Facetas como por ejemplo nuestra pareja, los hijos, la casa, las relaciones sociales, nuestra salud, el deporte o nuestro desarrollo personal.

Dice David Allen que, para la mayoría de las personas, existen entre 10 y 15 áreas de responsabilidad. Nos propone que, para identificarlas, examinemos nuestros proyectos y acciones, preguntándonos: ¿Por qué estoy haciendo esto? ¿Qué ámbito de interés o responsabilidad refleja?

Personalmente, tener identificadas las áreas de atención, me ayuda a:

  1. Tener presente información actualizada sobre lo que es importante para mí. Esto es útil para poder activar proyectos y realizar acciones que me permitan mantener el rumbo o introducir cambios para modificarlo.
  2. Poner en contexto «para qué» hago muchas de las cosas que hago, aportando sentido a siguientes acciones y proyectos.

Hacer un listado de todas las áreas de enfoque y responsabilidad me parece una práctica muy útil para cualquier persona, aunque no use GTD®, porque facilita hacer un ejercicio de coherencia entre lo que queremos hacer y lo que hacemos.

Aunque en ocasiones no nos guste, cada uno de nosotros somos lo que hacemos – o dejamos de hacer – en nuestro día a día. Enfrentar nuestra realidad diaria con ese listado de «áreas de enfoque o responsabilidad» nos ayuda a descubrir posibles disonancias entre lo que queremos hacer y lo que realmente hacemos. A partir de ahí, podemos empezar a poner en práctica estrategias que nos ayuden a hacer lo que tenemos que hacer para ser coherentes con lo que queremos hacer.

Todos nosotros tenemos múltiples facetas que requieren de nuestra atención y eso hace necesario encontrar un punto personal de equilibrio. La claridad sobre nuestras principales áreas de responsabilidad, tanto personales como profesionales, nos ayuda a encontrar un equilibrio en nuestra vida. Esto a la mayoría de nosotros hace que nos sintamos más satisfechos.