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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#VidaSinEstrés: Mejora tu productividad personal de abajo arriba

Existen diferentes enfoques desde los que trabajar la productividad personal.

“Centrarse en valores no simplifica tu vida. Le da sentido y dirección… y mucha más complejidad.” ~ David Allen

David Allen defiende el valor práctico de trabajar en la mejora de la productividad personal de abajo arriba, esto es, empezando por el nivel más bajo y cotidiano de la actividad y los compromisos.

Nos dice que, aunque desde un punto de vista intelectual, la forma más adecuada debería ser la de trabajar de arriba abajo:

El enfoque de abajo arriba suele ser más efectivo porque la mayoría de las personas están tan enredadas en sus compromisos cotidianos que no disponen de tiempo, ni de «espacio mental» suficiente, para centrarse en conceptos más elevados.

La idea que nos transmite David Allen es que estamos mucho mejor preparados para llevar a la práctica un pensamiento centrado en las cuestiones más elevadas cuando tomamos el control de nuestra actividad diaria.

Cuando estamos demasiado ocupados con nuestros compromisos es realmente difícil centrarse en horizontes más amplios. Por el contrario, cuando mantenemos controlado el flujo de trabajo experimentemos una mayor creatividad, tenemos más capacidad de concentración y es habitual que aparezca el deseo de afrontar nuevos retos.

Tener claridad sobre los diferentes niveles de perspectiva nos ayuda a tener comportamientos más proactivos, pero no es suficiente con tener una visión, también hay que conseguir que las cosas se hagan.

No basta con mirar los peldaños: hemos de poder subir las escaleras.

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Crónicas

XI Jornadas OPTIMA LAB: Comprometidos con una visión

Estas son mis crónicas de las XI Jornadas

La vida empieza al final de tu zona de confort. Así que, si te estás sintiendo incómodo ahora mismo, que sepas que el cambio que está sucediendo en tu vida es un principio, no un final.” Neale Donald Walsch

Los pasados días 11 y 12 se celebraron en Ámsterdam las XI jornadas OPTIMA LAB.

A continuación, los días 13 y 14 asistimos a la GTD® Conference junto a los representantes de la Formación GTD® oficial de otros 26 países y David Allen acompañado de su equipo y su perrita 😊

Sobre las jornadas OPTIMA LAB me gustaría deciros que, como de costumbre, trabajamos en nuestros tableros de Trello, en función de tiempo y energía, y fuimos “triturando” cada uno de los asuntos a los que nos fuimos enfrentando.

Las ideas, para mí, más significativas de estas jornadas son:

  • Hacer con sentido. Un mantra esencial para cualquier trabajador del conocimiento
  • Mejorar en claridad conceptual. Tener claridad es imprescindible tanto para la formación como para la consultoría o la venta
  • Foco. Con un doble significado, por una parte, estar enfocado y presente en aquello que estás haciendo y, por otro lado, tener un compromiso firme con este proyecto. Como decía Jordi, estamos jugando en la «Champions».
  • Proactividad. Centrarnos en nuestro círculo de influencia y no dejar que los temas se demoren.

Sobre la GTD® Conference:

El primer día pudimos disfrutar del estreno del Nivel 3 (Focus & Direction) de la mano de David Allen y Ana Maria. La parte más dulce fue poder disfrutar de David Allen en acción. La parte más estimulante empieza ahora, y es el trabajo al que nos enfrentamos para hacer llegar a nuestro mercado una experiencia formativa aún mejor. Un Nivel 3 en sintonía con los estándares de OPTIMA LAB.

El segundo día de la GTD® Conference nos compartieron datos concretos de crecimiento, penetración de mercado y las expectativas de futuro de la Formación GTD® oficial. Pudimos comprobar con números que GTD® es indiscutiblemente el estándar en productividad personal a nivel mundial.

Y me siento especialmente feliz de contaros que OPTIMA LAB recibió un premio por ser uno de los países con mayor penetración de mercado a nivel mundial en el último año.

Han sido cuatro días muy intensos en los que he vuelto a sentir que OPTIMA LAB es un proyecto imparable y altamente exigente. Un proyecto del que me siento orgullosa y agradecida. Una Red Productiva que me empuja a ser mejor profesional cada día y en ocasiones, lo hace con tanta fuerza que pienso que voy a perder el equilibrio. Pero aquí sigo con el firme propósito de seguir creciendo como profesional y, por supuesto, como persona.

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Metodologías

Pon a trabajar al planificador que todos llevamos dentro

“Tú ya conoces al planificador más brillante y creativo del mundo: tu cerebro. Tú mismo eres realmente una máquina de planificar: planificas cuando te vistes, comes, vas de compras o simplemente hablas. Aunque el proceso pueda parecer en cierto modo aleatorio, se tienen que producir una serie de etapas bastante complejas antes de que tu cerebro pueda hacer que ocurra algo físicamente.
Tu mente pasa por cinco etapas para realizar prácticamente cualquier tarea:
1. Definir el propósito y los principios.
2. Visualizar el resultado.
3. Lluvia de ideas.
4. Organizar.
5. Identificar las siguientes acciones.”

La mayoría de los proyectos a los que nos enfrentamos son evidentes para nosotros. Evidentes tanto en lo referente al resultado que queremos conseguir, como en las acciones que deberemos llevar a cabo para alcanzarlo. Pero en ocasiones nos encontramos con dudas sobre cómo sacar adelante alguno de nuestros proyectos, o directamente no sabemos por dónde empezar.

Para abordar con éxito esos proyectos, los no evidentes, te propongo usar la «planificación natural de proyectos» que ofrece GTD.

GTD nos dice cómo poner a trabajar al planificador que todos llevamos dentro. El Modelo de Planificación Natural es una forma sencilla de hacer evidentes los proyectos si sigues estos 5 pasos:

  1. Define el propósito y los principios: Responde con claridad la intención con la que llevas a cabo el proyecto: Responde el «por qué» y/o «para qué» lo haces, así como los límites de tu plan. Enumera también los principios básicos que estarán presentes en dicho proyecto.
  2. Visualiza el resultado: Imagina ese resultado una vez conseguido con detalle. Hacer esto te dará información muy útil a la hora de decidir acciones.
  3. Haz una lluvia de ideas: Genera ideas, cuantas más mejor. No apliques ningún filtro a tu imaginación. Si quieres, puedes ir agrupándolas mediante mapas mentales.
  4. Organiza: Estructura tus ideas. Ahora sí, desecha aquellas que no tienen sentido. «Aterriza», organiza y desarrolla el proyecto. Pero, evita la «sobre-planificación», es decir, evita hacer planes que no sabes si se cumplirán y que, con mucha probabilidad, tendrás que desechar. En este paso creamos un boceto del proyecto. Organiza los pilares fundamentales del mismo, pero olvídate de hacer un listado exhaustivo de «todo». Recuerda que estamos en un entorno VUCA y que tendrás tiempo en tus revisiones semanales de reflexionar sobre las acciones más adecuadas según se vayan desarrollando los acontecimientos.
  5. Identifica las acciones siguientes: Piensa en acciones concretas. Identifica acciones físicas y visibles que pongan en marcha tu proyecto, que lo hagan avanzar y que puedas llevar a cabo sin tener que realizar ninguna antes.

Esta metodología de planificación natural de proyectos la puedes usar solo o en equipo y tanto para proyectos de mediana como de mucha dificultad. Es sencilla y eficaz. Te recomiendo que, si aún no la has usado, te animes a hacerlo. Estoy segura de que te encantará y te resultará muy sencillo ser un gran planificador.