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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#ConfíaEnTusDecisiones: En busca del sentido crítico

No es fácil tener sentido crítico

“La inteligencia no es solo la capacidad de razonar; es también la capacidad de encontrar material relevante en la memoria y enfocar la atención cuando se necesita.” Daniel Kahneman

Empezaré, en esta ocasión, presentando un argumento lógico: dos premisas y una conclusión. Y os invito a que decidáis con la mayor rapidez posible si la conclusión a la premisa es válida teniendo en cuenta la lógica:

Todas las rosas son flores.
Algunas flores se marchitan pronto.
Luego algunas rosas se marchitan pronto.

¿Qué piensas, das por válido este razonamiento?

Nos dice Kahneman que al igual que pasaba en el problema del bate y la pelota, la gran mayoría de estudiantes universitarios fallaron en este ejercicio. Es decir, la mayoría de las personas dieron por válido este silogismo, aunque es erróneo.

Si lo piensas verás que la argumentación es imperfecta. Es posible que no haya rosas entre las flores que se marchitan pronto.

El hecho de que la mayoría fallemos en este ejercicio nos está diciendo que es muy probable que las personas que aceptan una conclusión como verdadera están dispuestas a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos.

Me parece que el resultado de este experimento deja el sentido crítico de las personas en bastante mal lugar. El hecho de que, si creemos que una conclusión es verdadera, muy probablemente estaremos dispuestos a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos, hace que las personas seamos facilmente manipulables y vulnerables.

El problema está en que el sentido crítico que debería llegar de la mano de nuestro «Sistema 2» de pensamiento nunca llega cuando aceptamos la conclusión que nos ofrece de forma rápida y sin ningún esfuerzo el «Sistema 1».

Desconfiar de nuestro «Sistema 1» significa desconfiar de nuestras intuiciones y eso es complicado. Además, la falta de motivación o interés por muchos temas hace que pasemos muchas cosas por alto.

Pero, aunque sea difícil de reconocer cuándo estamos cometiendo errores con nuestras decisiones, saber que los cometemos de forma habitual me parece un buen comienzo para tratar de estar alerta cuando estamos frente a situaciones que pueden tener consecuencias negativas para nosotros.

Mi recomendación en esta ocasión, teniendo en cuenta la facilidad con la que yo misma he aceptado el argumento de las flores, es que no nos precipitemos. Que tratemos de analizar la información con calma e intentemos ser críticos con las afirmaciones tanto de otras personas como las que nos ofrece nuestro cerebro sin haber pensado antes en ellas.

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#ConfíaEnTusDecisiones: ¿Cometen menos errores las personas inteligentes?

Sinceramente, siempre he creído que las personas inteligentes cometían menos errores.

Os planteo un sencillo problema:

Un bate y una pelota juntos cuestan 1,10 dólares. El bate cuesta un dólar más que la pelota. ¿Cuánto cuesta la pelota?

Seguramente haya llegado a tu mente la respuesta intuitiva, atractiva y falsa de que la pelota cuesta 10 centavos, pero si hacemos cuentas veremos que la respuesta correcta es que la pelota cuesta 5 centavos.

Probablemente te resultará curioso saber que más del 50 por ciento de los estudiantes de Harvard, del MIT y de Princeton a los que se les planteó este problema dieron la incorrecta respuesta intuitiva de 10 centavos.

A pesar de que todos los estudiantes que pueden ser admitidos a una de esas universidades tiene capacidad intelectual de sobra como para resolver este problema muchos de ellos aceptaron sin resistencia la respuesta falsa que les ofrecía su intuición.

¿Por qué respondemos mal, aunque sepamos llegar a la respuesta correcta?

Como sabemos, a lo largo de la evolución, nuestro cerebro ha ido diseñando y perfeccionando un sofisticado sistema de asignación de la atención entre nuestro «sistema 1» y nuestro «sistema 2» de pensamiento. Este sistema suele funcionar bien, pero comete errores cuando nuestro perezoso «sistema 2» decide zafarse y dejar al mando a nuestro intuitivo «sistema 1» en la realización de tareas que requieren esfuerzo o autocontrol.

Además, sabemos que la idea de «energía mental» es mucho más que una mera metáfora. Cuando nos esforzamos intelectualmente, o hacemos esfuerzos de voluntad o autocontrol, vamos agotando nuestra reserva de «energía mental». Esto hace que nuestro «sistema 2» sea más proclive aún a dejar al mando a nuestro «sistema 1». Las personas inteligentes también.

Esto me hace pensar que es importante adquirir un nuevo hábito. Un hábito sencillo. Que nos mantenga a salvo de la primera respuesta que nos llega fácilmente a la mente. Que evite que cometamos errores cuando estamos cansados intelectualmente o cuando llevemos un tiempo ejerciendo el autocontrol.

Ese hábito consiste en responder por defecto, siempre que sea posible, cuando nos encontremos en esas situaciones: «déjame que lo piense y te digo algo».

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Crónicas

X Jornadas OPTIMA LAB: Un proyecto imparable

Estas son mis crónicas sobre las X Jornadas.

“Cada uno hace su camino, en función de sus intereses, sus valores, su experiencia, su capacidad para utilizar la red.” Manuel Castells

Una de las cosas que más sorprende a algunas personas cuando les hablo de cómo trabajamos en OPTIMA LAB es el hecho de que lo hacemos habitualmente de forma remota. Pero, aunque en nuestro día a día trabajamos a distancia y nos comunicamos mayoritariamente por Slack, Telegram y Zoom, nos gusta reunirnos periódicamente y celebrar unas jornadas de trabajo presenciales en las que aprovechamos para avanzar en multitud de temas y, además, hacer algún tipo de actividad formativa para mejorar nuestras competencias profesionales.

Hace poco disfruté de uno de esos encuentros presenciales. Los días 11, 12 y 13 de enero, en el Palacio de los Infantes en el Eurofórum, tuvieron lugar las X Jornadas OPTIMA LAB.

He pasado tres intensos días junto a José Miguel Bolívar, David Sánchez, Cruz Guijarro y Jordi Fortuny, en los que además de trabajar hemos dedicado dos tardes completas a nuestra formación.

Se trataron múltiples asuntos de diferente índole. Cerramos un montón de temas y avanzamos mucho trabajo. Me gustó especialmente el comienzo de la reunión, cuando recordamos la razón de ser de OPTIMA LAB. Hablamos sobre los orígenes de la red, tomamos conciencia de dónde estamos y José Miguel volvió a poner sobre la mesa su visión sobre el futuro de nuestra red. Hacer esto marcó para mí el resto de las jornadas y me ayudó a ganar perspectiva.

En lo referente a la formación, la primera tarde la pasamos con la adorable y excelente comunicadora Mónica Galán, aprendiendo muchísimo de lo que nos decía e infinito con lo que nos mostraba con su impecable y magistral puesta en escena.

La segunda formación nos llegó de la mano del interesante y polifacético David Barreda, quien nos mostró la ciencia y el arte que se esconde en la creación y facilitación de cualquier proceso formativo.

Muchísimas gracias a los dos por vuestra profesionalidad y vuestro cariño. Sois, en gran medida, los responsables de que estas Jornadas hayan tenido en mí un gran impacto tanto a nivel personal como profesional.

Por otro lado, no quiero terminar este post sin mandar un fuerte abrazo a AJ, Jero y Jesús, que como probablemente sepas, ya no forman parte de parte de OPTIMA LAB, y desearles lo mejor del mundo en sus proyectos actuales.

Solo me queda por decir que cada vez me siento más agradecida por formar parte de este proyecto. Un proyecto que a día de hoy me parece imparable.