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#VidaSinEstrés: Ejecutar es hacer con confianza

Este es un primer post de una serie sobre el paso Ejecutar de GTD®.

Ejecutar consiste en aplicar una serie de filtros para elegir con confianza qué hacer —y qué no hacer— en cada momento.

Seguramente estarás de acuerdo conmigo en que si queremos llegar a ejecutar con maestría, además de tener un sistema GTD completo y actualizado, es preciso tener perspectiva.

Sabemos que la sensación de control la conseguimos con los cinco pasos y que para tener perspectiva tenemos el modelo de seis niveles, del que escribiré más adelante.

Si aún no has profundizado en la parte de perspectiva, creo que te ayudará a hacerte una idea conocer la respuesta que en una ocasión dio David Allen cuando le preguntaron qué significaba tener perspectiva. Él respondió «Tener perspectiva significa preguntarse siempre para qué».

Me parece complicado, por no decir imposible, llegar a ejecutar con total confianza de estar haciendo en cada momento lo que tiene sentido hacer si:

  • Primero, no tengo un inventario completo de lo que he pensado y decidido hacer.
  • Segundo, desconozco el «para qué» de lo que he pensado y decidido hacer o no hacer.

Podemos leer en Organízate con eficacia que el propósito esencial del flujo de trabajo es el de facilitar las buenas elecciones acerca de lo que hacemos en cualquier momento de nuestra vida.

La elección de qué hacer en cada momento es intuitiva. En cuestión de milésimas de segundo pasamos de evaluar una siguiente acción a otra. Hacemos, o dejamos de hacer miles de cosas.

Pero, ¿podemos confiar en nuestra intuición?

Hoy sabemos que podemos confiar en nuestra intuición cuando tenemos suficiente información y estamos frente a un entorno estable.

¿Cómo conseguimos sentirnos bien con lo que hacemos y totalmente conformes con lo que dejamos sin hacer?

Para llegar a elegir con confianza debemos tener en cuenta estos tres modelos:

1. El Modelo Tridimensional para identificar el Trabajo Diario

Cuando estás haciendo las cosas, o «trabajando» en sentido universal, hay tres clases diferentes de actividades en las que los trabajadores del conocimiento podemos estar ocupados:

  • Haciendo trabajo predefinido.
  • Haciendo trabajo que surge en el momento.
  • Definiendo tu trabajo.

2. El Modelo de los Cuatro Criterios para elegir las acciones en el momento

Hay cuatro criterios limitantes que puedes aplicar y por este orden:

  1. El contexto, es decir, el lugar, la herramienta o la persona adecuadas para hacer.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

3. El Modelo de los Seis Niveles para Revisar tu Trabajo

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Siguientes acciones.

En próximos posts entraré a contarte más cosas sobre estos tres modelos que nos permiten elegir con confianza y de forma intuitiva. ¡Espero que te resulten de utilidad!

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#ConfíaEnTusDecisiones: Intuición ¿cuándo podemos confiar en ella?

“Una intuición afortunada nunca es tan sólo cuestión de suerte. Siempre hay algo de talento en ello.”
JANE AUSTEN

Es probable que a estas alturas pienses que nuestras intuiciones nos pueden llevar a cometer múltiples y graves errores.

Hemos visto como son muchos los sesgos que hacen que debamos desconfiar de las intuiciones, pero ¿son siempre erróneas las intuiciones? ¿Podemos encontrarnos con intuiciones acertadas y sorprendentes? ¿Cuándo podemos confiar en la intuición? ¿La intuición acertada es pura magia?

A mí me llama especialmente la atención la historia del bombero que,súbitamente, sintió la necesidad de escapar de una casa en llamas poco antes de que esta se derrumbara. Ese bombero sabía intuitivamente que corría peligro «sin saber cómo lo sabía»

Parece que la intuición humana puede ser acertada y Kahneman publicó junto a Gary Klein —tras ocho años de estudio— un artículo titulado «Conditions for Intuitive Expertise: A Failure to Disagree», en el que comparten sus conclusiones respecto a los límites de la intuición.

Klein y Kahneman, aunque tenían múltiples diferencias, terminaron estando de acuerdo en dos principios importantes:

  • La confianza subjetiva no es de fiar. “La confianza que las personas tengan en sus intuiciones no es una guía segura para conocer su validez. En otras palabras, no debemos confiar en nadie —incluidos nosotros mismos— porque nos diga lo mucho que debemos confiar en su juicio. “
  • Es probable que las intuiciones sean válidas cuando vienen de entornos suficientemente regulares para ser predecibles y la persona que tiene la intuición ha tenido la oportunidad de practicar de forma prolongada en este entorno regular.

En definitiva, para poder confiar en la intuición, debemos tener suficiente información y estar frente a un entorno estable.

Sabemos que la estadística supera con mucho a la intuición humana en entornos con «ruido».

Las predicciones intuitivas en ámbitos como el económico o el político tienen muy poca probabilidad de ser acertadas. El motivo es que se producen en entornos cambiantes e inciertos. Por el contrario, podemos confiar en la intuición de un conductor experto que sabe cómo debe coger una curva un día de lluvia. También en el ajedrecista que intuye que ganará la partida en nueve movimientos o en el bombero experto que se ha enfrentado infinidad de veces a situaciones con los mismos elementos, que siempre reaccionan de forma similar.

En un entorno impredecible no debemos culpar a nadie por fracasar en sus predicciones ni debemos confiar en aquellos que traten de convencernos de que sus intuiciones siempre son acertadas.

Mi recomendación por tanto es que, si tienes que tomar una decisión basada en una intuición, recuerdes que no puedes confiar en ella en ausencia de experiencia y regularidad estable en el entorno.

 

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#ConfíaEnTusDecisiones: Seleccionar de forma Efectiva

Si nos dejamos llevar por nuestros sesgos a la hora de seleccionar contrataremos a «la persona favorita» en lugar de a «la persona adecuada».

«Decidamos primero qué importancia dar a los datos que tenemos sobre lo que los candidatos han realizado en el pasado. Si no lo hacemos, daremos una importancia excesiva a las impresiones que nos dejen las entrevistas.»
Kahneman, Pensar rápido, pensar despacio.

 

Si tienes que seleccionar a una persona  y no sabes cómo hacerlo, te ofrezco el método que nos propone Kahneman basado en los principios de Meehl y Dawes.

El procedimiento es sencillo, aunque requiere algo de disciplina.

Supongamos, por ejemplo, que queremos contratar a una persona para desempeñar las funciones de director comercial para nuestra empresa.

¿Cómo debemos preparar el procedimiento que nos propone kahneman para encontrar a la persona adecuada?

Debemos hacer lo siguiente:

  1. Escogemos un puñado de características que entendemos que son «prerrequisitos» para un determinado puesto. Ejemplo de estos «prerrequisitos» podrían ser: competencia técnica, personalidad cordial, formalidad, etc.
    Unas seis características serán suficientes. Es importante que estas sean lo más independientes posibles unas de las otras. También será necesario que sintamos que podemos evaluarlas con certeza, haciendo unas pocas preguntas sobre cada uno de los «prerrequisitos». Otro aspecto importante es, por supuesto, que evaluemos estas características basándonos en datos observables de hechos concretos.
  2. A continuación, hay que hacer una lista de preguntas para cada característica y pensar cómo las puntuamos, por ejemplo, en una escala de 1 a 5. Es muy recomendable tener un criterio claro de lo que podamos decir que entenderemos como «muy flojo» o «muy satisfactorio».
  3. Para evitar el efecto halo, hemos de reunir información sobre una característica cada vez, puntuando cada una antes de pasar a la siguiente. No debemos saltar de una a otra.
    Posteriormente a las entrevistas, para evaluar a cada candidato, hay que tener en cuenta las seis puntuaciones y para tomar la decisión final simplemente deberemos decidir contratar al candidato cuya puntuación sea más alta aunque haya otro que nos guste más.

Nos cuenta Kahneman que hay una gran cantidad de investigación que nos hace la promesa de que es mucho más probable que encontremos al mejor candidato si nos atenemos a este procedimiento que si hacemos lo que la gente normalmente hace en estas situaciones, que es llevar a cabo la entrevista sin preparación y basar la elección en un juicio puramente intuitivo del tipo «Le miré a los ojos y me gustó lo que vi».

Como sabemos, ser efectivo consiste en hacer bien las cosas correctas. Hacer las cosas bien tiene que ver con el uso adecuado de recursos y que sean correctas tiene que ver con el propósito de las cosas.

Si dedicamos más recursos de los necesarios a seleccionar a una persona y finalmente nos dejamos llevar por nuestros sesgos y contratamos a «la persona favorita» en lugar de a «la persona adecuada» estaremos siendo personas muy poco efectivas.

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#ConfíaEnTusDecisiones: ¿Eres Zorro o Erizo?

Veamos si a la hora de hacer predicciones te comportas como un «zorro» o como un «erizo»

Como ya decíamos la semana pasada, hacer predicciones a largo plazo es algo totalmente imposible. Esto, cuando eres una persona de a pie, no gusta, pero cuando eres un experto, gusta menos.

No vamos a ir en contra de los pobres expertos. Es entendible que una persona que se dedica a saber sobre un tema sea reacia a admitir que no sabe.

Tedlock hablaba de que existen dos tipos de persona, los «erizo» y los «zorro».

«Los erizo saben muchísimo, y tienen una teoría sobre el mundo; explican aconteceres particulares dentro de un marco coherente, se erizan con impaciencia contra aquellos que no ven las cosas a su manera y confían plenamente en sus previsiones. Son también especialmente reacios a admitir el error. Para los «erizo», una predicción fallida está casi siempre «fuera del momento» o «muy cerca de la verdad». Son dogmáticos y claros».

En cambio, los zorro «piensan de un modo más complejo. No creen que haya una gran cosa que guíe la marcha de la historia».

No hay que ir en contra de los «erizo», no es el objetivo de este post. Hay que entender que el entorno en el que nos movemos da mucho más juego si eres un «erizo». A nadie le gusta que un experto, que es el que debería saber, le dé explicaciones de seis de un lado y media docena de otro. Porque vivimos en entornos V.U.C.A. y, nos guste o no, no tener ni idea de lo que nos va a pasar en un futuro nos da un poquito de ansiedad.

Por eso sobreplanificamos y por eso nos agarramos a un clavo ardiendo con verdades absolutas, ya sea el saber a ciencia cierta hacia dónde se dirige el mercado laboral, en cuantos años encontraremos la cura contra el cáncer o saber cuándo va a ser la siguiente crisis económica.

Pero hay que tener presente que, cada vez más, ni los expertos se atreven a ser expertos.

Lo que hace unos años era un punto de vista positivista de la ciencia cada vez más se convierte en un paradigma más constructivista. Lo que antes era la receta mágica de la planificación se ha convertido en la planificación adaptativa.

Y todos somos «erizos» en algo, casi todos tenemos esa espinita de conocimiento sobre el que nos sentimos seguros, sobre el que discutimos con púas y dientes y sobre el que no nos gusta admitir que, pese a lo que sabemos, aun así no podemos hacer predicciones a largo plazo.

Sí, es cierto que los «erizo» dan más juego, a lo mejor hasta caen mejor, pero tienen una vida efímera, porque no se tarda mucho en descubrir que son «erizos» y no videntes, y que no tienen bola de cristal. Y sí, también es más cómodo ser «erizo», porque solo tienes que pensar una vez y vale con que defiendas tus ideas desde ese momento en adelante.

Pero que sea más fácil no quiere decir que te haga más feliz, vivimos en el cambio constante y, sobre todo, en el cambio impredecible, así que cuanto antes lo asumamos, mejor. Sí, pasar a ser ««zorro»» cuesta, pero, ¿te animas?

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#ConfíaEnTusDecisiones: Del futuro sabes lo mismo que un experto

Es normal confiar en la opinión de un experto sobre el futuro, pero es un error.

Todos tenemos necesidad del mensaje tranquilizador de que las acciones tienen consecuencias previsibles y de que el éxito recompensará la prudencia y el valor. Kahneman «Pensar rápido, pensar despacio»

Nuestro rápido y audaz «Sistema 1» nos permite dar sentido a todo y ver el mundo de manera ordenada, coherente y predecible. Pero, como hemos visto en otros posts, nuestro «Sistema 1» es muy poco fiable.

Vivimos con la ilusión de creer que entender el pasado significa que podemos predecir y controlar el futuro.

Esta ilusión en muchas ocasiones nos resulta reconfortante, reduce nuestra ansiedad y nos aporta una falsa sensación de control.

El hecho de que seamos capaces de deducir, con cierta fiabilidad, lo que sucederá a corto plazo no quiere decir que podamos predecir lo que sucederá en un futuro. El futuro es un misterio porque el azar está presente en infinitas variables.

Que el futuro es impredecible para nosotros parece lógico, pero ¿Qué pasa con los gurús? ¿Si eres un experto en una determinada materia y tienes mucha información, incluso información privilegiada, puedes predecir lo que sucederá a largo plazo?

¿Pueden los expertos saber lo que sucederá en su campo de «expertise» observando comportamientos y tendencias?

La historia y la estadística nos han demostrado con rotundidad que NO.

  • Hemos visto, escuchado y leído como las personas que intentaron predecir el futuro cometieron de forma sistemática numerosos errores.
  • Hay múltiples estudios que demuestran cómo los expertos inversores de Wall Street, analistas económicos y de mercados, fallan a la hora de predecir el futuro de las inversiones a largo plazo.
  • En su libro «How Good Is It? How Can We Know?», Tetlock nos cuenta cómo los expertos a menudo no son mejores para hacer predicciones que la mayoría de las demás personas.

Parece que tenemos tendencia a sobrestimar la previsibilidad del mundo en que vivimos a pesar de que las evidencias en contra son demoledoras.

Los expertos se equivocaron más de lo que lo habrían hecho si simplemente hubieran asignado iguales probabilidades a cada uno de los potenciales resultados.

Por si esto fuera poco, cuanto más famoso es el predictor, descubrió Tetlock, más extravagantes son las previsiones. «Los expertos muy solicitados —escribe— son más confiados que aquellos colegas suyos que se ganan la vida lejos de los focos.»

En palabras de Kahneman: Los expertos «personas que se pasaban y se ganaban la vida estudiando un tema particular hacían predicciones con menos aciertos que unos monos lanzando dardos».

Por eso, mi recomendación de esta semana es que te centres en lo que sabes y puedes hacer ahora y en lo que quieres conseguir a corto y medio plazo, porque lo que está por venir no lo sabe nadie. No nos podemos fiar de la opinión de ningún experto.