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#VidaSinEstrés: Ejecutar es hacer con confianza

Este es un primer post de una serie sobre el paso Ejecutar de GTD®.

Ejecutar consiste en aplicar una serie de filtros para elegir con confianza qué hacer —y qué no hacer— en cada momento.

Seguramente estarás de acuerdo conmigo en que si queremos llegar a ejecutar con maestría, además de tener un sistema GTD completo y actualizado, es preciso tener perspectiva.

Sabemos que la sensación de control la conseguimos con los cinco pasos y que para tener perspectiva tenemos el modelo de seis niveles, del que escribiré más adelante.

Si aún no has profundizado en la parte de perspectiva, creo que te ayudará a hacerte una idea conocer la respuesta que en una ocasión dio David Allen cuando le preguntaron qué significaba tener perspectiva. Él respondió «Tener perspectiva significa preguntarse siempre para qué».

Me parece complicado, por no decir imposible, llegar a ejecutar con total confianza de estar haciendo en cada momento lo que tiene sentido hacer si:

  • Primero, no tengo un inventario completo de lo que he pensado y decidido hacer.
  • Segundo, desconozco el «para qué» de lo que he pensado y decidido hacer o no hacer.

Podemos leer en Organízate con eficacia que el propósito esencial del flujo de trabajo es el de facilitar las buenas elecciones acerca de lo que hacemos en cualquier momento de nuestra vida.

La elección de qué hacer en cada momento es intuitiva. En cuestión de milésimas de segundo pasamos de evaluar una siguiente acción a otra. Hacemos, o dejamos de hacer miles de cosas.

Pero, ¿podemos confiar en nuestra intuición?

Hoy sabemos que podemos confiar en nuestra intuición cuando tenemos suficiente información y estamos frente a un entorno estable.

¿Cómo conseguimos sentirnos bien con lo que hacemos y totalmente conformes con lo que dejamos sin hacer?

Para llegar a elegir con confianza debemos tener en cuenta estos tres modelos:

1. El Modelo Tridimensional para identificar el Trabajo Diario

Cuando estás haciendo las cosas, o «trabajando» en sentido universal, hay tres clases diferentes de actividades en las que los trabajadores del conocimiento podemos estar ocupados:

  • Haciendo trabajo predefinido.
  • Haciendo trabajo que surge en el momento.
  • Definiendo tu trabajo.

2. El Modelo de los Cuatro Criterios para elegir las acciones en el momento

Hay cuatro criterios limitantes que puedes aplicar y por este orden:

  1. El contexto, es decir, el lugar, la herramienta o la persona adecuadas para hacer.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

3. El Modelo de los Seis Niveles para Revisar tu Trabajo

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Siguientes acciones.

En próximos posts entraré a contarte más cosas sobre estos tres modelos que nos permiten elegir con confianza y de forma intuitiva. ¡Espero que te resulten de utilidad!

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#VidaSinEstrés: Controla tu vida en cinco pasos

Es posible tener sensación de control usando los cinco pasos de GTD®

Sigo releyendo el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia», y compartiendo por aquí mis reflexiones.

En el segundo capítulo, nos dice David Allen que, independientemente del orden que sigamos al abordar nuestras tareas tenemos que: recopilar las cosas que nos llaman la atención; pensar lo que significan y decidir qué hacer con ellas; organizar los resultados y evaluarlos como opciones de entre las que elegiremos qué hacer.

Esto es algo que ya hacemos todas las personas. Otra cosa es que la mayoría de ellas podría mejorar significativamente el control que tiene sobre cada uno de estos pasos y de esta manera mejoraría su efectividad personal y disminuiría la sensación de estrés.

Me parece importante destacar que hacer algo parecido a GTD® es muy distinto de usar GTD®. Y, en referencia con lo que nos dice David Allen, personalmente creo que los dos errores más habituales son:

  1. Hacer varios de estos cinco pasos a la vez. Por ejemplo: Recopilamos, pensamos, decidimos y hacemos; o recopilamos, pensamos, decidimos y organizamos.
  2. Usar GTD® solo para una parte de los temas de la vida, sea la personal o la profesional.

Como probablemente sepas, GTD® es un sistema de productividad personal basado en hábitos productivos. Llevar a cabo estos «sencillos comportamientos concretos» – de forma sistemática – es lo que te aportará obtener todos los beneficios de usar GTD®:
La inmensa mayoría de las personas entienden con facilidad en qué consisten estos comportamientos:

Recopila aquello que llame tu atención

Utiliza contenedores físicos o digitales para capturar el 100% de todo lo que llama tu atención. Pequeño, grande, personal y profesional; todos tus asuntos pendientes, proyectos y cosas de las que quieres o tienes que ocuparte.

Procesa su significado

Para cada una de las cosas que has capturado, pregúntate: ¿requiere acción? Si no requiere acción, entonces deshazte de ello, incúbalo o archívalo. Si requiere acción, entonces identifica qué es lo siguiente que hay que hacer con ello. Si lo puedes hacer en menos de dos minutos, entonces hazlo en ese momento; si no, delégalo o ponte un recordatorio para hacerlo en otro momento.

Ponlo donde tenga sentido

Pon recordatorios de lo que tienes que hacer en los lugares adecuados. Necesitarás un lugar específico para cada categoría de acción, como por ejemplo llamadas por hacer, recados, correos que responder, etc.

Revísalo lo necesario

Consulta tus recordatorios con la frecuencia adecuada para poder decidir qué hacer en cada momento. Haz una revisión semanal de todo para hacer limpieza, mantener al día tus recordatorios y conservar la claridad mental.

Simplemente hazlo

Usa tu sistema para elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.

¿Te parece fácil de entender? Lo difícil de GTD® no es entender los conceptos sino:

a) Entenderlos de verdad, en lugar de suponer lo que significan

b) Y, sobre todo, cambiar los hábitos.

Cambiar cuesta – nos cuesta a todos – pero somos muchas las personas que pensamos que vale la pena.

 

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#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

  • Encaja en el lugar que ocupa
  • Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
  • Hemos determinado el resultado deseado
  • Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.

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Metas y objetivos: No es suficiente con saber lo que quieres

En el post anterior hablábamos de la importancia de saber lo que queremos para poder marcarnos objetivos.

Yo, en mi caso, para tener las metas claras y saber lo quiero conseguir, tengo que tener claridad sobre lo que no quiero de mi presente, y me basta con tener una «vaga idea» sobre el futuro que deseo.

Después de analizar mi presente para identificar las cosas que quiero cambiar y las posibles consecuencias de dicho cambio, así como hacer un esbozo del futuro que deseo, es cuando puedo responder a la pregunta, ¿qué quiero conseguir en un plazo de más de un año?

Responder a esta pregunta me parece un ejercicio muy interesante, porque me aporta un cambio en mi percepción muy positivo. Es siempre provechoso, con independencia de que decida o no llevar a cabo siguientes acciones, o activar los proyectos necesarios, para alcanzar los objetivos que me he marcado. Es positivo porque este cambio de percepción me aporta información que me permite:

  1. Identificar con facilidad las siguientes acciones que estoy haciendo a día de hoy y me acercan a mis objetivos, y también aquellas que me alejan.
  2. Aumentar las posibilidades de descubrir las oportunidades que se me presenten para alcanzar mis objetivos.

El hecho de responder a la pregunta ¿qué quiero conseguir en el plazo de más de un año? no siempre se traduce en «siguientes acciones» de mi sistema GTD®, porque antes tengo que tener en cuenta el impacto que puede tener comprometerme con más cosas de las que realmente puedo hacer.

No todo son aspectos positivos a la hora de marcarnos objetivos.

En ocasiones nuestra realidad hace que las metas sean poco realistas. Cumplirlos nos exige más de lo que humanamente podemos hacer y terminamos por abandonarlos. Este hecho hace que nos sintamos culpables y minemos nuestra autoestima.

La vida de muchas personas es tan complicada que el más mínimo cambio puede tener consecuencias muy negativas. Es por ello por lo que no recomiendo a nadie que empiece por marcarse objetivos, sobre todo si son ambiciosos, sin antes dominar los cinco pasos de GTD®.

Después, una vez que tengas tu vida organizada y sientas que tienes tu trabajo bajo control con GTD®, entonces es el momento de afrontar nuevos retos.

Revisar nuestro sistema nos aporta información desde distintas perspectivas. Y nos permite hacernos una idea del impacto que tendrá en nuestras vidas incorporar siguientes acciones para alcanzar nuevas metas y objetivos

Así que, si estás pensando empezar un máster, cambiar de casa o aprender un nuevo idioma y no quieres «morir en el intento» te recomiendo que empieces por usar GTD®.