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GTD®: «¿Qué?» o «¿Para qué?», ¿Cuál es mejor?

¿Eres de los que te preguntas el para qué de las cosas?

Entiendo perfectamente el debate que, en ocasiones, me encuentro en relación a algunos de los hábitos de GTD®. Yo misma soy una persona que no suele aceptar de buena gana las cosas si no entiende su utilidad o no le veo sentido a lo que me dicen.

Es habitual que en las formaciones de GTD® aparezcan personas que expresan su oposición a aspectos concretos de la metodología. A mí esto me encanta, porque suele ser síntoma de genuino interés. De hecho, en la inmensa mayoría de las ocasiones, son las personas que más resistencia expresaban al principio las que suelen salir más convencidas y con el firme propósito de usar esta metodología.

En relación con las resistencias que aparecen en las formaciones, recientemente he leído, en el blog de nuestros colegas ingleses, un post que me ha resultado especialmente interesante. Todd Brown, Máster Trainer en Next Action Associates, comparte con sus formadores la idea de centrarse en el «para qué» de las cosas como estrategia para evitar posibles resistencias a la hora de que otros aprendan a usar GTD®.
El post contenía la tabla que veréis a continuación, y que me ha parecido que podría ser de utilidad, con algunas de las ideas clave de «qué» hacemos cuando usamos GTD y lo más interesante, desde mi punto de vista, «para qué» las hacemos. Espero que a vosotros también os resulte interesante.

Pasos GTDQuéPara Qué/Por qué
CapturarSacar las cosas de tu cabeza y depositarlas en contenedores de confianzaReducir las distracciones y asegurarnos de que estamos al tanto de todo aquello con o sobre lo que podrías necesitar hacer algo, para que nada se te escape
AclararHacerse preguntas para ganar claridad: ¿Requiere acción? ¿Cuál es la siguiente acción? ¿Cuál es el resultado deseado?Determinar, con el menor esfuerzo mental posible, que significan las cosas para ti. Completar el proceso de pensamiento sobre esas cosas para poder centrarte sin distracciones en lo que sea que requiera tu atención.
OrganizarTener un sistema de organización externo (es decir, fuera de tu cabeza) perfectamente definido: las cosas que significan una cosa se pueden encontrar en un único sitio.No se puede confiar en que nuestro cerebro nos recuerde las cosas sólo cuando es útil. Sé amable con tu yo futuro.
Asegurar que cuando necesites ver un recordatorio o información, puedas verlo rápidamente.
ReflexionarInvolucrarse de forma óptima con los elementos de tu sistema organizativo. Hacer «Revisiones Semanales»El mundo se mueve rápido. Asegurarse de tener sistemáticamente la perspectiva correcta sobre nuestro mundo y nuestros compromisos.
EjecutarUtilizar el modelo de los tres criterios limitantes para elegir con confianza qué hacer en cualquier momento.Confiar en que, sea lo que sea que se esté haciendo en cada momento, sea lo correcto para nosotros.

¿Te ha resultado útil leer «para qué» hacemos lo que hacemos? Si tienes alguna consulta, sobre para qué hacemos las cosas que hacemos, estaré encantada de responder a tus preguntas en los comentarios.

 

 

 

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#VidaSinEstrés: Recopilando con éxito

Escribía en un post anterior los tres requisitos que hay que cumplir para tener éxito en la captura. Para recopilar con éxito veamos estos tres requisitos con más detalle.

Sácatelo todo de la cabeza

Cuando sacas las cosas de tu cabeza tienes la confianza de que nada que sea posiblemente útil o valioso se perderá, lo que dará la libertad de tener muchas más buenas ideas.
Puedes tener la seguridad de que si no usas las bandejas de entrada para vaciar tu mente estas perderán gran parte de su sentido y utilidad.

Como nos cuenta David Allen, para una persona usuaria de GTD las herramientas de captura son tan indispensables como el cepillo de dientes, el carné de conducir o las gafas.

Ten el menor número de lugares de captura

La idea es sencilla, se trata de tener tantas bandejas de entrada como necesites y las menos posibles.

Es necesario tener a mano, siempre y en cualquier situación, una herramienta de captura que nos permita capturar al instante y fácilmente. Además, ten en cuenta que hay que vaciarlas y si tienes demasiadas te resultará «engorroso» procesarlas todas.

Vacía todas tus bandejas de entrada de manera regular

Es esencial vaciar las bandejas de entrada, es decir, tomar decisiones sobre todas y cada una de las cosas que hay en ellas, así como organizar la información y los recordatorios donde corresponda.

Es probable que no vaciemos todas las bandejas con la misma periodicidad. Por ejemplo, yo aclaro y organizo mi email varias veces al día y tan solo una vez a la semana mi buzón de correos de casa.

Nos dice David Allen que, si no adquirimos el hábito de pensar y tomar decisiones sobre el contenido de tus bandejas, estas acabarán convirtiéndose en un montón de «material amorfo»

Personalmente creo que vaciar las bandejas de entrada es uno de esos hábitos de GTD que nos ayudan a sentirnos mucho mejor, porque cuando las vaciamos, sabemos lo que contenían y hemos tomado decisiones sobre cada uno de sus elementos . Una bandeja de entrada vacía es una bandeja libre de «incompletos».

Como ves se trata de tres principios claros, sencillos y fáciles de poner en práctica.

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#VidaSinEstrés: El éxito en la captura

Te recomiendo que desarrolles el hábito de la captura.

«Desde la bandeja de correos electrónicos repleta de asuntos pendientes, un desafío profesional o tus próximas vacaciones. Se pueden aplicar los mismos principios y prácticas a todo ello, y cuando estas técnicas se incorporan a cualquier aspecto de la vida personal y laboral, tiene lugar una maravillosa integración. El trabajo pasa a ser más fácil y la vida misma se convierte en una empresa de éxito.» Haz que funcione

Recuerda que «capturar» consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vacías con regularidad.

A estos contenedores le llamamos bandejas de entrada y lo que tú utilizas para capturar «cosas» son las herramientas de captura.

En un post anterior, decía que existe un amplio número de herramientas de captura, tanto de alta como de baja tecnología, que se pueden utilizar para recopilar todos los incompletos.

Disponer de herramientas de captura y tener bandejas de entrada es un buen comienzo para llevar a cabo el primer paso de GTD®, pero además tendremos que usarlas de forma adecuada si queremos tener éxito en esto de capturar.

Recopilar de la forma adecuada es un factor clave en la metodología GTD® y para hacerlo correctamente tienes que cumplir estos tres requisitos:

  1. Todos los incompletos (o frentes abiertos) deben estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza.
  2. Debes tener el menor número de recipientes de captura que te sea posible y todos los que necesites.
  3. Debes vaciar todas tus bandejas de entrada de manera regular.

Si quieres mejorar tu efectividad personal, tanto si usas GTD® como si no, te animo a que hagas el siguiente ejercicio:

  • Apunta en una lista todas tus bandejas de entrada, es decir, todos los «lugares en los que se están amontonando cosas».
  • A continuación, haz otra lista con las herramientas de captura que aún no tienes y que necesitarías para poder capturar cualquier cosa en cualquier situación de tu vida.
  • Por último, echa un vistazo al resultado de este proceso y piensa cómo y qué hacer para cumplir con los tres requisitos para tener éxito en esto de capturar.

¿Has visto qué fácil es capturar con éxito?

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#VidaSinEstrés: Por dónde empezar

¿Estas pensando en usar GTD y no sabes por dónde empezar?

Tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas. David Allen

Capturar en GTD® es el primero de los cinco pasos para conseguir sensación de control y es el hábito que nos posibilita construir un sistema que permita liberar nuestra mente de recordatorios.

Nos dice David Allen, en «Organízate con Eficacia», que es importante saber qué hay que capturar y cómo hacerlo de la manera más efectiva posible, de modo que podamos procesarlo luego adecuadamente.

Pero, ¿qué ganas cuando capturas?

Cuando capturas estás gestionando y minimizando el impacto de las autointerrupciones y estás permitiendo a tu mente contar con más «espacio mental» para el pensamiento creativo, innovador y estratégico.

¿En qué consiste capturar?

Capturar es dejar en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas «cosas» que llamen tu atención.

¿Qué hay que capturar?

Se captura todo lo que irrumpe en tu mente y va asociado a un «debería», «tendría que», «a ver si», … Se captura lo que David Allen llama «open loops», que en castellano se ha traducido por «cosas», «incompletos» o «asuntos pendientes».

¿Cuáles son los tres errores más habituales relacionados con capturar y cómo combatirlos?

Son estos tres:

  1. Capturar tareas en lugar de «cosas».
  2. Capturar solamente lo que queremos que no se nos olvide.
  3. Capturar únicamente en el entorno profesional.

¿Cómo se pueden evitar estos errores?

  1. Recopila TODO. Captura los incompletos en su totalidad, es decir, cualquier cosa, personal o profesional, grande o pequeña, urgente o no, que irrumpa en tu mente y consideres que debería ser diferente de como es, y que pienses o sientas que deberías hacer algo al respecto, tiene que terminar en una bandeja de entrada.
  2. Evita tomar decisiones sobre qué hacer o no hacer en el momento en que vas a capturar una «cosa» que llame tu atención. No pienses, ni adquieras ningún tipo de compromiso al respecto de lo que capturas. Simplemente captura.

Como ves, es muy sencillo empezar a construir un sistema que te permita liberar tu mente de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

De hecho, yo diría que es más fácil capturar bien que capturar mal.

Si quieres empezar haciendo las cosas bien, deposita en un lugar de confianza todo aquello que llame tu atención, en el momento en el que aparezca en tu mente, y hazlo sin pensar en ello. ¡Simplemente captúralo!

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#VidaSinEstrés: Controla tu vida en cinco pasos

Es posible tener sensación de control usando los cinco pasos de GTD®

Sigo releyendo el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia», y compartiendo por aquí mis reflexiones.

En el segundo capítulo, nos dice David Allen que, independientemente del orden que sigamos al abordar nuestras tareas tenemos que: recopilar las cosas que nos llaman la atención; pensar lo que significan y decidir qué hacer con ellas; organizar los resultados y evaluarlos como opciones de entre las que elegiremos qué hacer.

Esto es algo que ya hacemos todas las personas. Otra cosa es que la mayoría de ellas podría mejorar significativamente el control que tiene sobre cada uno de estos pasos y de esta manera mejoraría su efectividad personal y disminuiría la sensación de estrés.

Me parece importante destacar que hacer algo parecido a GTD® es muy distinto de usar GTD®. Y, en referencia con lo que nos dice David Allen, personalmente creo que los dos errores más habituales son:

  1. Hacer varios de estos cinco pasos a la vez. Por ejemplo: Recopilamos, pensamos, decidimos y hacemos; o recopilamos, pensamos, decidimos y organizamos.
  2. Usar GTD® solo para una parte de los temas de la vida, sea la personal o la profesional.

Como probablemente sepas, GTD® es un sistema de productividad personal basado en hábitos productivos. Llevar a cabo estos «sencillos comportamientos concretos» – de forma sistemática – es lo que te aportará obtener todos los beneficios de usar GTD®:
La inmensa mayoría de las personas entienden con facilidad en qué consisten estos comportamientos:

Recopila aquello que llame tu atención

Utiliza contenedores físicos o digitales para capturar el 100% de todo lo que llama tu atención. Pequeño, grande, personal y profesional; todos tus asuntos pendientes, proyectos y cosas de las que quieres o tienes que ocuparte.

Procesa su significado

Para cada una de las cosas que has capturado, pregúntate: ¿requiere acción? Si no requiere acción, entonces deshazte de ello, incúbalo o archívalo. Si requiere acción, entonces identifica qué es lo siguiente que hay que hacer con ello. Si lo puedes hacer en menos de dos minutos, entonces hazlo en ese momento; si no, delégalo o ponte un recordatorio para hacerlo en otro momento.

Ponlo donde tenga sentido

Pon recordatorios de lo que tienes que hacer en los lugares adecuados. Necesitarás un lugar específico para cada categoría de acción, como por ejemplo llamadas por hacer, recados, correos que responder, etc.

Revísalo lo necesario

Consulta tus recordatorios con la frecuencia adecuada para poder decidir qué hacer en cada momento. Haz una revisión semanal de todo para hacer limpieza, mantener al día tus recordatorios y conservar la claridad mental.

Simplemente hazlo

Usa tu sistema para elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.

¿Te parece fácil de entender? Lo difícil de GTD® no es entender los conceptos sino:

a) Entenderlos de verdad, en lugar de suponer lo que significan

b) Y, sobre todo, cambiar los hábitos.

Cambiar cuesta – nos cuesta a todos – pero somos muchas las personas que pensamos que vale la pena.