Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Recopilando con éxito

Escribía en un post anterior los tres requisitos que hay que cumplir para tener éxito en la captura. Para recopilar con éxito veamos estos tres requisitos con más detalle.

Sácatelo todo de la cabeza

Cuando sacas las cosas de tu cabeza tienes la confianza de que nada que sea posiblemente útil o valioso se perderá, lo que dará la libertad de tener muchas más buenas ideas.
Puedes tener la seguridad de que si no usas las bandejas de entrada para vaciar tu mente estas perderán gran parte de su sentido y utilidad.

Como nos cuenta David Allen, para una persona usuaria de GTD las herramientas de captura son tan indispensables como el cepillo de dientes, el carné de conducir o las gafas.

Ten el menor número de lugares de captura

La idea es sencilla, se trata de tener tantas bandejas de entrada como necesites y las menos posibles.

Es necesario tener a mano, siempre y en cualquier situación, una herramienta de captura que nos permita capturar al instante y fácilmente. Además, ten en cuenta que hay que vaciarlas y si tienes demasiadas te resultará «engorroso» procesarlas todas.

Vacía todas tus bandejas de entrada de manera regular

Es esencial vaciar las bandejas de entrada, es decir, tomar decisiones sobre todas y cada una de las cosas que hay en ellas, así como organizar la información y los recordatorios donde corresponda.

Es probable que no vaciemos todas las bandejas con la misma periodicidad. Por ejemplo, yo aclaro y organizo mi email varias veces al día y tan solo una vez a la semana mi buzón de correos de casa.

Nos dice David Allen que, si no adquirimos el hábito de pensar y tomar decisiones sobre el contenido de tus bandejas, estas acabarán convirtiéndose en un montón de «material amorfo»

Personalmente creo que vaciar las bandejas de entrada es uno de esos hábitos de GTD que nos ayudan a sentirnos mucho mejor, porque cuando las vaciamos, sabemos lo que contenían y hemos tomado decisiones sobre cada uno de sus elementos . Una bandeja de entrada vacía es una bandeja libre de «incompletos».

Como ves se trata de tres principios claros, sencillos y fáciles de poner en práctica.

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

  • Encaja en el lugar que ocupa
  • Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
  • Hemos determinado el resultado deseado
  • Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.

Categorías
Crónicas

#efectividad2017: Tu actitud es más serena y tu presencia más «plena»

Natalia nos cuenta cómo tener una actitud más serena y una presencia más «plena»

Esta es la sexta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Natalia Gonzalez, Senior HR Business Partner en Janssen-Cilag Pharmaceuticals.

Cuando conocí a Natalia me llamo la atención su gran simpatía y la firme determinación que sabía mantener incluso en los momentos más difíciles y su actitud frente a la vida.

Para mi Natalia es un claro ejemplo de profesional implicada en su desarrollo personal y profesional, y que buscó en GTD® una herramienta que le permitiera dar lo mejor de ella misma en todas las facetas de su vida. En esta entrevista nos cuenta su experiencia. Espero que disfrutes con su lectura.

Natalia, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

A través de contactos en el ámbito profesional.

¿Cómo fueron tus ‘primeros días’ al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Los primeros días/semanas fueron caóticos, con la sensación de tener que hacer más trabajo que el que ya tenía. Incluso diría que fueron confusos.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Los principales obstáculos fueron entender bien los conceptos de GTD® (qué es capturar, procesar, etc.) y reeducar hábitos. Fue más fácil empezar a capturar (nuevo hábito) que modificar mi forma de trabajar con el mail.

Para mi fue clave tener una magnifica coach que me ayudara a dar seguimiento durante todo el proceso de incorporación de la metodología. Creo que es fundamental en los inicios contar con alguien que asegure que estás apuntalando bien los primeros pasos. Si no, puedes desanimarte fácilmente.

También creo que es importante la motivación que se le ponga al cambio, y confianza plena en que el método GTD® es lo que necesitas. Y paciencia…

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

Vivir la sensación de control, de saber que hago lo que quiero hacer en este momento. Apreciar como tu mente está tranquila, «sin ruido». Otro momento importante para mi fue después de una gran «caída del vagón», al darme cuenta de lo rápido y efectivo que fue volver a tomar las riendas con el método.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Cuando tienes más dominio de lo que haces, tu actitud es más serena y tu presencia más «plena» con la gente, y ese es el feedback que he recibido. También percibo que he ganado en eficacia, no por hacer mas cosas, si no porque ahora priorizo lo que importa y eso también es un impacto en la calidad de tu trabajo.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?¿Qué te decían al observar esa actitud más serena?

De todo, desde interés hasta incredulidad.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Diría dos, capturar y la revisión diaria (que es la que más me cuesta).

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Creo que GTD® hay que conocerlo «a poquitos», a no ser que estés convencido de que necesitas un cambio y te lances al 100% por confianza en el método (como hice yo 😏).

Más allá de contar mi experiencia, yo suelo explicar pequeños tips del método que creo que son prácticos, anticipando que el éxito del método se basa en ser «puristas». Cuando la gente ve ganancias con cambios tan pequeños se va convenciendo y queriendo más.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Yo siempre pongo el mismo ejemplo; antes de «ser GTD®» me era muy difícil rendir al 100% en el trabajo (con horarios de 10/11 horas) y estar presente en casa con mis hijas (por supuesto no me planteaba nada más).

Hoy soy capaz de conciliar mi vida familiar y profesional, sintiendo que soy efectiva en ambas facetas, tengo tiempo para mi pareja y amigos y, además, practico un nuevo hobby!

 

Muchas gracias, Natalia.

Categorías
Metodologías

¿Qué es GTD?

¿Sabes qué es GTD?

“El gran secreto de pensar y actuar productiva y creativamente de forma eficiente consiste en centrarse en las cosas adecuadas en el momento adecuado” David Allen

Mi post anterior era el último de la serie #se+eficaz y mi intención es empezar a escribir, desde una perspectiva personal, sobre el Modelo de Horizontes De Enfoque, para luego seguir con el Modelo de Planificación Natural de Proyectos y, finalmente, escribir sobre el Modelo de Cinco Pasos para Dominar el Flujo de Trabajo.

Los principios productivos de la metodología GTD® se recopilan alrededor de estos tres grandes modelos, cada uno de los cuales está a su vez integrado por una serie de hábitos. Aunque la parte más conocida del sistema de productividad personal creado por David Allen es la parte relativa a los cinco pasos, no debemos olvidarnos de los otros dos modelos si queremos mejorar nuestra productividad personal de forma significativa.

Antes de empezar con la nueva serie #PerspectivaGTD, me gustaría compartir contigo un «esquema rápido» sobre los tres modelos de la metodología, que espero te resulte útil y puedas usar como índice de los temas que iré abordando en sucesivos posts.

A/ El Modelo de Horizontes de Enfoque, que nos aporta perspectiva, se estructura en seis niveles:

  • Propósito y principios: Hace referencia al significado que queremos dar a nuestra vida.
  • Visión: Es un conjunto de pensamientos, o imágenes mentales, sobre lo que queremos en la vida a largo plazo.
  • Metas y objetivos: Son nuestras aspiraciones a medio plazo.
  • Áreas de enfoque y responsabilidad: Son las distintas facetas de nuestra vida personal y profesional que son relevantes para cada uno de nosotros.
  • Proyectos: Son los resultados que necesitan más de un paso para completarse y que se pueden conseguir en menos de un año.
  • Suelo: Son todas las acciones actuales que hay que llevar a cabo.

B/ El Modelo de Planificación Natural de Proyectos:

Aunque en muchos proyectos los pasos a seguir para alcanzar el resultado son evidentes, en otros muchos casos no es así. En estos casos, GTD nos propone un modelo de Planificación Natural de Proyectos, que te permitirá ganar claridad sobre las opciones disponibles y poder así pasar de las intenciones a las acciones concretas. Los pasos que plantea este modelo son:

  • Definir propósito y principios: Identificar «para qué» hago el proyecto y pensar en los valores que van a estar presentes en dicho proyecto.
  • Visualizar los resultados: Es un ejercicio de visualización del resultado final del proyecto una vez conseguido con éxito.
  • Generar tormenta de ideas: Consiste en generar múltiples ideas sobre cómo lograr el resultado del proyecto.
  • Organizar: Identificar y definir las partes, componentes, secuencias, dependencias y, en general, todos los detalles para llevar a cabo el proyecto.
  • Próximas acciones: Identificar las acciones concretas que podemos llevar ya a cabo para que el proyecto comience a avanzar.

C/ El Modelo de Cinco Pasos para Dominar el Flujo de Trabajo, que nos aporta sensación de control y que consiste en los siguientes hábitos:

Como ves, GTD® es muchas cosas. Por una parte, es una metodología de productividad personal basada en hábitos. Por otra, es la suma de tres modelos que se complementan y refuerzan mutuamente. Y, para mí, es una forma de relacionarme con la realidad que me permite hacer más cosas y además disfrutar más con lo que hago.

Categorías
Series

Sé+eficaz 45: Practica el pensamiento realista

Practica el pensamiento realista.

El hábito de capturar consiste en sacar de nuestra mente aquello que ha llamado nuestra atención para luego, en otro momento, cuando estamos procesando, pensar en ello y tomar decisiones al respecto.

En ocasiones, esas «cosas» que irrumpen en nuestra mente vienen con una carga importante de emociones negativas ¿Hay que capturar también esos pensamientos angustiosos? Por supuesto, mi recomendación es que lo hagas.

En mi experiencia, capturar también «nuestros fantasmas» para poder prestar atención, de forma consciente, a aquello que apareció de forma inconsciente, tiene muchos beneficios.

Dedicar un tiempo a recapacitar sobre nuestros temores nos ayuda a afrontarlos, aceptar aprendizajes y tomar decisiones a futuro. Yo lo considero una inversión de tiempo muy rentable. No podemos evitar que determinados pensamientos aparezcan en nuestra mente. Pero aquello a lo que nos resistimos, persiste, y enfrentarnos a ellos, y dedicarles atención, nos ayuda a gestionarlos mejor.

Dedicar tiempo a pensar en aspectos negativos, aunque no sea muy agradable, y tanto si son personales como profesionales, nos ayuda a estar mejor preparados y a tomar medidas para afrontar posibles situaciones adversas. Pensar que “todo se solucionará”, o quejarnos de las situaciones, sirve para poco. Decía William George Ward que “el pesimista se queja del viento; el optimista espera que cambie; el realista ajusta las velas”.

Desde mi punto de vista, no se trata de ser optimista o pesimista, sino de tener una actitud positiva, estar atento a la realidad y «ocuparnos» más que «preocuparnos».

Tener el hábito de prestar atención a lo que llama nuestra atención nos ayudará a estar mejor preparados, a aceptar contratiempos y a prever posibles conflictos.