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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

  • Encaja en el lugar que ocupa
  • Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
  • Hemos determinado el resultado deseado
  • Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.

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#ConfíaEnTusDecisiones: Inteligencia, Control y Racionalidad

Daniel Goleman, Walter Mischel y Kanheman nos hablan de los beneficios del control sobre nosotros mismos.

“Tal vez no haya habilidad psicológica más esencial que la de resistir al impulso.” Daniel Goleman

En condiciones de confianza plena y sin una situación de necesidad económica, ¿Preferirías recibir 3.500€ ahora o 3.800€ el próximo mes?

Las personas que están dispuestas a esperar son aquellas que son capaces de postergar la gratificación con el fin de obtener un mayor beneficio en el futuro. Es decir, personas que ejercen su capacidad de autocontrol, ¿Eres tú una de esas personas? ¿Prefieres esperar al próximo mes y recibir 3.800€?

El autocontrol juega un papel importante en nuestras vidas.

Kahneman en su libro «Pensar rápido pensar despacio» nos cuenta que hay estudios que avalan que:

– Existe una correlación entre el autocontrol y la capacidad que tienen las personas para adquirir y procesar la información.
– Los niños que muestran más autocontrol obtienen puntuaciones sustancialmente más altas en test de inteligencia que los niños que no muestran autocontrol.
– Cuando entrenamos el control de la atención mejoramos nuestras puntuaciones en test no verbales de inteligencia y la mejora se mantiene durante varios meses.
– Tenemos genes específicos que están implicados en el control de la atención.

Para alcanzar muchos de nuestros objetivos es necesario que nuestra fuerza de voluntad prevalezca sobre nuestra parte más instintiva. Es decir, para conseguir determinados resultados el racional «Sistema 2» se tiene que imponer a la hedonista «Sistema 1».

Todo esto lo sabemos gracias a múltiples experimentos. Uno de los más relevantes es el  de Walter Mischel. ¿Has oído hablar de este estudio?

Consistía en encerrar a niñ@s en una habitación frente a un Marshmallow – nube de azúcar en inglés- o una galleta. Si eran capaces de permanecer quince minutos sin comerse el dulce recibirían, como recompensa, otra golosina más de premio.

Se hizo un seguimiento de estos niñ@s durante más de cuarenta años y, entre otras cosas, se observó que los que fueron capaces de resistir la tentación:

– Obtuvieron mejores calificaciones.
– Eran menos propensos a tomar drogas.
– Obtenían puntuaciones sustancialmente más altas en test de inteligencia.

En definitiva, parece que el autocontrol puede ser una virtud que ayude a predecir el éxito de una persona mejor que su coeficiente intelectual.

Hoy sabemos que el autocontrol es una destreza que se puede desarrollar y que entrenarla tiene consecuencias beneficiosas para nuestro cerebro y para nuestra vida.

¿Te animas a practicar el autocontrol?

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#ConfíaEnTusDecisiones: En busca del sentido crítico

No es fácil tener sentido crítico

“La inteligencia no es solo la capacidad de razonar; es también la capacidad de encontrar material relevante en la memoria y enfocar la atención cuando se necesita.” Daniel Kahneman

Empezaré, en esta ocasión, presentando un argumento lógico: dos premisas y una conclusión. Y os invito a que decidáis con la mayor rapidez posible si la conclusión a la premisa es válida teniendo en cuenta la lógica:

Todas las rosas son flores.
Algunas flores se marchitan pronto.
Luego algunas rosas se marchitan pronto.

¿Qué piensas, das por válido este razonamiento?

Nos dice Kahneman que al igual que pasaba en el problema del bate y la pelota, la gran mayoría de estudiantes universitarios fallaron en este ejercicio. Es decir, la mayoría de las personas dieron por válido este silogismo, aunque es erróneo.

Si lo piensas verás que la argumentación es imperfecta. Es posible que no haya rosas entre las flores que se marchitan pronto.

El hecho de que la mayoría fallemos en este ejercicio nos está diciendo que es muy probable que las personas que aceptan una conclusión como verdadera están dispuestas a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos.

Me parece que el resultado de este experimento deja el sentido crítico de las personas en bastante mal lugar. El hecho de que, si creemos que una conclusión es verdadera, muy probablemente estaremos dispuestos a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos, hace que las personas seamos facilmente manipulables y vulnerables.

El problema está en que el sentido crítico que debería llegar de la mano de nuestro «Sistema 2» de pensamiento nunca llega cuando aceptamos la conclusión que nos ofrece de forma rápida y sin ningún esfuerzo el «Sistema 1».

Desconfiar de nuestro «Sistema 1» significa desconfiar de nuestras intuiciones y eso es complicado. Además, la falta de motivación o interés por muchos temas hace que pasemos muchas cosas por alto.

Pero, aunque sea difícil de reconocer cuándo estamos cometiendo errores con nuestras decisiones, saber que los cometemos de forma habitual me parece un buen comienzo para tratar de estar alerta cuando estamos frente a situaciones que pueden tener consecuencias negativas para nosotros.

Mi recomendación en esta ocasión, teniendo en cuenta la facilidad con la que yo misma he aceptado el argumento de las flores, es que no nos precipitemos. Que tratemos de analizar la información con calma e intentemos ser críticos con las afirmaciones tanto de otras personas como las que nos ofrece nuestro cerebro sin haber pensado antes en ellas.

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#VidaSinEstrés: ¿Quién manda en tus decisiones?

Tomar decisiones es necesario para que los asuntos avancen.

Te propongo que hagas un ejercicio que comparte David Allen en «Organízate con eficacia» y que hace que muchas personas experimenten una mejoría en relación con su sensación de control. El ejercicio tiene tres partes:

  •  Primera parte:

Piensa en una de esas «cosas» que de alguna forma está consumiendo parte de tu atención, algo en concreto de lo que creas que debes ocuparte o una situación que te sientes obligado a arreglar, y ponla por escrito. Cualquier cosa que dependa de ti estará bien.
Por ejemplo:

– Unas vacaciones sobre las que hay que tomar algunas decisiones.
– Un cambio que quieres introducir en tu departamento.
– Una posible oportunidad para tu desarrollo profesional.

  • Segunda parte:

Ahora piensa qué necesitarías que sucediera para poder marcar esa «cosa» como «hecha/terminada/completada» y describe en una sola oración cuál es ese resultado deseado.
Por ejemplo:

– He disfrutado de mis vacaciones.
– La información está accesible para todas las personas de mi departamento.
– He participado de forma activa en el nuevo proyecto «estrategia».

  • Tercera parte:

Escribe una acción física y visible «inmediata», es decir, que puedas hacer sin necesidad de hacer nada antes, y que permite que esa situación avance.
Por ejemplo:

– Buscar en Internet dos alternativas de sitios de vacaciones que me gusten y anotarlas para proponérselas a mi familia.
– Enviar un mail al de Tecnología para solicitarle que me asesore en relación con montar un soporte para información en mi departamento.
– Comentar con mi jefa que tengo interés en participar en el proyecto «estrategia».

Hacer este ejercicio suele llevar menos de dos minutos y nos ayuda a decidir nuestras acciones antes de ejecutarlas en lugar de actuar sin pensar, es decir, de reaccionar.

De hecho, este es un hábito fundamental que debes desarrollar si quieres usar GTD®: pensar y decidir antes de hacer en lugar de la mala práctica de reaccionar de forma inconsciente según nos vamos encontrando con los temas.

La mayoría de los temas requieren que pensemos en ellos, probablemente no mucho, pero pensar de forma constructiva nos dará la tranquilidad de saber que es nuestra mente racional la que está liderando nuestras decisiones y la que está al mando a la hora de hacer que nuestros asuntos avancen.

Por eso, si quieres ser tú quién manda realmente en tus decisiones, el reto es tomar conciencia de que reaccionar es automático, pero pensar no lo es.