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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#ConfíaEnTusDecisiones: Lo malo es más fuerte que lo bueno

Nos cuenta Kahneman que lo malo es más fuerte que lo bueno y que el impacto de las emociones que llamamos negativas en nosotros es muy superior al impacto de las que consideramos buenas.

Dada la necesidad evolutiva de supervivencia, el cerebro de los humanos y de otros animales está diseñado para dar prioridad a los eventos negativos. Las amenazas son primadas sobre las oportunidades.

¿Sabías que los estímulos negativos provocan una mayor actividad cerebral, los vivimos con más intensidad y se guardan durante más tiempo en nuestra memoria que los positivos? ¿Eres consciente de que los mensajes negativos —tanto los que nos decimos a nosotros mismos como los que escuchamos de otras personas— tienen un impacto en las personas muy superior a los positivos?

«Una sola cucaracha arruina completamente el atractivo de un recipiente lleno de cerezas, pero una cereza no altera en nada un recipiente lleno de cucarachas».

La teoría de la prospección nos dice que al escoger lo que vamos a hacer, si hay un riesgo conocido, es más probable que actuemos para evitar el daño que para conseguir un beneficio.

Esta información me parece muy interesante. Saber que lo malo es más fuerte que lo bueno y que la mayoría de las personas nos esforzamos más por prevenir pérdidas que por obtener ganancias puede resultar muy útil de cara a posibles negociaciones, a motivar a otras personas y —además— para motivarnos a nosotros mismos.

¿Qué consideramos pérdida y qué es una ganancia?

Trataré de explicarlo con este ejemplo. Imagina que te encuentras sin ropa de abrigo en el campo una desapacible y lluviosa noche. Caminando bajo la lluvia consigues llegar a una gran roca que te protege del viento y de la lluvia. En ese momento, la mayoría de las personas experimentamos un momento curiosamente placentero a pesar de la situación. Esa sensación placentera no te durará mucho y pronto volverás a sentir escalofríos. La renovada insatisfacción te llevará a buscar un refugio mejor.

Lo que consideramos bueno y malo cambia en función de las circunstancias.

Encontrar la piedra, para la mayoría de las personas, es considerado como una ganancia durante un tiempo limitado. Después, la ganancia será encontrar un refugio.

El límite entre lo que consideramos bueno y malo es un «punto de referencia» y, como hemos visto en el ejemplo, este «punto de referencia» puede cambiar con el tiempo y las circunstancias.

De alguna manera lo que queremos conseguir son «puntos de referencia». Marcan nuestro resultado deseado, y el no alcanzarlos lo vivimos como una pérdida.

Si usas GTD®, tu lista de proyectos es un listado de «puntos de referencia». Y ahora que sabemos que nos mueve mucho más evitar las pérdidas que obtener ganancias, te propongo que te preguntes lo que pasaría si no los alcanzaras. Hacernos esta pregunta —por supuesto 😊, sin olvidarnos de tener al menos una siguiente acción física, visible y tachable en el contexto adecuado— nos puede ayudar a que nuestros proyectos avancen a buen ritmo.

Lo malo es mucho más fuerte que lo bueno y la aversión a la pérdida nos motiva a esforzarnos por alcanzar nuestras metas. ¿Te animas a probarlo y contarme tu experiencia?

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Crónicas

XV Jornadas OPTIMA LAB: Personas en conexión

Los pasados días 30 y 31 de marzo y 1 de abril tuvieron lugar las XV Jornadas OPTIMA LAB.

Estaba previsto que tuvieran lugar en el Palacio de los Infantes, en El Escorial, pero la llegada del COVID-19 nos obligó a cambiar nuestros planes.

¿Qué podíamos hacer?

La difícil situación que estamos viviendo nos obligaba a buscar alternativas. Después de pensar sobre ello decidimos mantener las Jornadas, aunque tuviéramos que hacerlas de forma virtual e introducir algunos cambios logísticos. Ya os adelanto que el resultado ha sido espectacular.

Así que ahí estábamos David, Jordi, José Miguel, Laura, Marta y Sergio, cada uno desde nuestro hogar tratando de hacer las cosas lo mejor que podíamos y sabíamos.

Como en otras muchas ocasiones, en estas jornadas, se trabajó en multitud de temas. Cada asunto para tratar estaba perfectamente organizado, con anterioridad a las Jornadas, en nuestros tableros de Trello y se fueron eligiendo en función del tiempo y la energía mental disponibles.

En esta ocasión se trataron cerca de 50 temas. Uno de los proyectos más relevantes en el que trabajar era la nueva versión virtual del curso de formación GTD® presencial de Nivel 1.

Este proyecto es todo un reto y nos toca demostrar que somos capaces de adaptar nuestros pensamientos y nuestras conductas a la nueva situación. Demostrar que hacemos lo que sea necesario para cumplir nuestro compromiso de hacer llegar la efectividad personal con los mejores estándares de calidad.

Otro de esos proyectos especialmente significativos ha sido la creación de un modelo de competencias y para ello «nos estrenamos» usando miro, una fantástica aplicación que te permite, entre otras cosas, compartir y mover en tiempo real Post-Its virtuales.

Como contaba en las primeras crónicas,

Nuestro encuentro ha terminado pero nosotros seguimos hablando, riendo, aprendiendo, «cocinando» y compartiendo en red. Conversando sobre redes de aprendizaje y redes productivas, explorando a fondo la productividad individual y colectiva.

Mi propósito es seguir caminando, creciendo y compartiendo mi experiencia, soñando y creando. Sigo teniendo muy presente esa frase que José Miguel escuchaba decir, cuando era niño, a su abuelo. Frase con la que cerro las primeras jornadas: «sin caer en la utopía, hay que llevar las cosas desde la imaginación a la evidencia».

Por otra parte, desde un punto de vista más personal, estas XV Jornadas para mí han sido una evidencia de que la conexión con otras personas nada tiene que ver con la distancia. Quiero dar las gracias a todas las personas que formáis parte de OPTIMA LAB por haber hecho que me sintiera profundamente querida en estas Jornadas.

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#VidaSinEstrés: Organizar el Material de Soporte

Organizar nuestro material de soporte es importante. En ocasiones, el motivo por el que nuestros proyectos no avanzan es que no tenemos claridad sobre ellos, y esto suele ser debido a que están desorganizados.

Como muy probablemente hayas escuchado en múltiples opciones, la clave de la organización es tener un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio. ¿Qué significa esto, en lo relativo a nuestros proyectos, cuando usamos GTD®?

  1. Que tenemos una lista de proyectos, donde tendremos escritos los resultados que queremos alcanzar.
  2. Además tenemos nuestras listas de siguientes acciones donde estarán las acciones físicas y visibles que hacen que nuestros temas avancen.
  3. Nuestro material con la información de apoyo o referencia está en lugares específicos claramente definidos.

La confusión está asegurada cuando tenemos mezclado, en el mismo espacio físico o mental, lo que tenemos que hacer («siguientes acciones»), el resultado que queremos alcanzar («proyecto») y la información relativa a nuestro proyecto («material de apoyo»).

Por ejemplo, es muy habitual tener documentos con información relevante referente a nuestros proyectos. Estos documentos son lo que en GTD® llamamos «material de apoyo para proyectos». ¿Cómo mantenemos organizado este material de apoyo? Es muy sencillo.

Lo primero, cada proyecto, que lo necesite, debe contar con su propio material de apoyo, de forma independiente, es decir, separado del resto de documentos, ya sea en una carpeta física o virtual.

Cuando un proyecto está activo y necesitamos revisar el material con asiduidad, es muy recomendable tener estas carpetas de material físico en una bandeja, al alcance de la mano. Una bandeja dedicada únicamente a este tipo de documentos. A estas bandejas las llamamos «bandejas de soporte para proyectos» y nos permiten revisar esta información de forma rápida siempre que lo necesitemos.

También debemos revisar este «material de soporte de proyectos» en nuestra revisión semanal, para asegurarnos de que nada se nos está pasando por alto.

Como ves, en GTD® nunca se mezcla en un mismo sitio elementos con significados distintos.

Si quieres que tu sistema GTD® sea realmente útil, es importante no confundir el «material de apoyo para proyectos» con las «próximas acciones» del proyecto. Es también importante no usar este material como recordatorio de lo que queremos hacer.

Cuando tenemos físicamente bien organizados nuestros proyectos, también tendremos nuestra mente preparada para hacer que avancen de manera efectiva.