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#VidaSinEstrés: Organizar el Material de Soporte

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Organizar nuestro material de soporte es importante. En ocasiones, el motivo por el que nuestros proyectos no avanzan es que no tenemos claridad sobre ellos, y esto suele ser debido a que están desorganizados.

Como muy probablemente hayas escuchado en múltiples opciones, la clave de la organización es tener un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio. ¿Qué significa esto, en lo relativo a nuestros proyectos, cuando usamos GTD®?

  1. Que tenemos una lista de proyectos, donde tendremos escritos los resultados que queremos alcanzar.
  2. Además tenemos nuestras listas de siguientes acciones donde estarán las acciones físicas y visibles que hacen que nuestros temas avancen.
  3. Nuestro material con la información de apoyo o referencia está en lugares específicos claramente definidos.

La confusión está asegurada cuando tenemos mezclado, en el mismo espacio físico o mental, lo que tenemos que hacer («siguientes acciones»), el resultado que queremos alcanzar («proyecto») y la información relativa a nuestro proyecto («material de apoyo»).

Por ejemplo, es muy habitual tener documentos con información relevante referente a nuestros proyectos. Estos documentos son lo que en GTD® llamamos «material de apoyo para proyectos». ¿Cómo mantenemos organizado este material de apoyo? Es muy sencillo.

Lo primero, cada proyecto, que lo necesite, debe contar con su propio material de apoyo, de forma independiente, es decir, separado del resto de documentos, ya sea en una carpeta física o virtual.

Cuando un proyecto está activo y necesitamos revisar el material con asiduidad, es muy recomendable tener estas carpetas de material físico en una bandeja, al alcance de la mano. Una bandeja dedicada únicamente a este tipo de documentos. A estas bandejas las llamamos «bandejas de soporte para proyectos» y nos permiten revisar esta información de forma rápida siempre que lo necesitemos.

También debemos revisar este «material de soporte de proyectos» en nuestra revisión semanal, para asegurarnos de que nada se nos está pasando por alto.

Como ves, en GTD® nunca se mezcla en un mismo sitio elementos con significados distintos.

Si quieres que tu sistema GTD® sea realmente útil, es importante no confundir el «material de apoyo para proyectos» con las «próximas acciones» del proyecto. Es también importante no usar este material como recordatorio de lo que queremos hacer.

Cuando tenemos físicamente bien organizados nuestros proyectos, también tendremos nuestra mente preparada para hacer que avancen de manera efectiva.

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