#VidaSinEstrés: El reto de las Siguientes Acciones

Te propongo que pongas a prueba tus conocimientos sobre GTD® en relación a las siguientes acciones.

El reto que te planteo es que leas las frases que encontrarás a continuación e identifiques cuáles de ellas sería altamente improbable encontrar en las listas de «próximas acciones» o «siguientes acciones» de una persona con un nivel avanzado de GTD® ¿Aceptas el reto?

¿Cuáles de estas frases no son dignas de una persona experto en GTD®?

1. Actualizar LinkedIn.
2. Informe reunión departamento.
3. Buscar lugares para celebrar fiesta de cumpleaños.
4. Pensar en la estrategia comercial para el próximo trimestre.
5. Diseñar la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú.
6. Leer el mail del jefe de departamento para pensar qué implicaciones tiene y, si decido que requiere acción, escribir una «siguiente acción» adecuada.
7. Llamar a Antonio para darle los datos que me tienen que pasar la próxima semana las personas de finanzas.

¿Cuántas has dado por buenas?
Ninguna: Las frases que te presentaba anteriormente, tal y como están escritas, tienen mucho que mejorar.

Te daré tres pistas que te ayudarán a auditarlas correctamente. Las «próximas acciones» o «siguientes acciones» se caracterizan porque:

1. Son acciones físicas, concretas y visibles que hacen que un tema avance.
2. Las podemos hacer sin necesidad de que ninguna otra acción sea llevada a cabo con anterioridad.
3. Son tachables, es decir, se pueden empezar y terminar de una sentada.

Veamos cada una de las frases anteriores:

1. Actualizar LinkedIn. Es poco concreto. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Añadir «nivel A2 de portugués» en Linkedin.
2. Informe reunión departamento. No tiene verbo. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Leer Informe reunión departamento y copiar en el Excel los incrementos en producción.
3. Buscar lugares para celebrar fiesta de cumpleaños. Buscar no hace que algo avance porque puedes pasarte meses buscando sin encontrar nada. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Encontrar dos alternativas para celebrar fiesta de cumpleaños y proponerlas por whatsapp a «X» para que decida su preferida.
4. Pensar en la estrategia comercial para el próximo trimestre. Estamos frente a un verbo «mental» que claramente no representa una actividad física y visible. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Hacer un mapa mental con alternativas para presentarlo en la próxima reunión de ventas.
5. Diseñar la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú. No es tachable. Esto necesitará probablemente de más tiempo del que podamos dedicar en un solo bloque de trabajo. En GTD sería muy probablemente un proyecto. Estaría mejor si fuera, por ejemplo: Hacer un listado de todas las necesidades que tiene que cubrir la fábrica y el almacén que queremos abrir en Perú.
6. Leer el mail del jefe de departamento para pensar qué implicaciones tiene y, si decido que requiere acción, escribir una «siguiente acción» adecuada. No es correcto porque esto es precisamente lo que debemos hacer cuando estamos «aclarando» o «procesando» para decidir la «siguiente acción».
7. Llamar a Antonio para darle los datos que me tienen que pasar, la próxima semana, las personas de finanzas. Está mal porque no podemos hacerlo sin que otra siguiente acción sea completada con anterioridad. Esto debería ser sustituido por un elemento en la lista «a la espera» que fuera algo así: Finanzas me envía los datos que tengo que pasarle a Antonio, que les solicité el 18/11.

Mejorar nuestra efectividad personal exige hacer las cosas bien. Una de ellas es escribir correctamente las siguientes acciones. Existen muchas formas diferentes de escribirlas correctamente, probablemente tantas como personas que usan GTD®.

Lo importante es pensar y decidir qué acción física y visible habrá que llevar a cabo para que un tema avance y redactarlas lo suficientemente bien como para poder ejecutarlas con facilidad, sin necesidad de recordar o concretar nada.

Porque con GTD también se pone de manifiesto eso que ya sabía Fernando VII de: «vísteme despacio, que tengo prisa» o, como decía Antonio José Masiá: «La lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez».