Categorías
Metodologías

Practicando GTD: Organizando lo que no requiere acción

Varios de los últimos posts los he dedicado a explicar cómo aclaramos y organizamos con GTD® esos elementos que hemos decidido que no requieren acción. En este post os propongo hacer un ejercicio y practicar con lo que no requiere acción.

Imagina que recibes un mail de un amigo recomendándote un hotel con encanto, situado en un bonito bosque de pinos, donde se facilitan retiros de meditación.

¿Cómo aclaras y organizas esa captura? ¿Dónde lo pones?

Solo hay una manera de responder correctamente a la pregunta de «dónde lo pones» y esa manera es seguir el WorkFlow de GTD®.

1- Nos hacemos la primera pregunta: ¿Qué significa esto para mí?

Imaginemos tres posibles respuestas a esta pregunta de tres hipotéticas personas:

  • Persona A: Esto es información útil. Confío en mi amigo. Siempre que me ha recomendado algo ha valido la pena.
  • Persona B: Esto es una buena idea, pero ahora no estoy seguro de que sea prudente incurrir en más gastos, prefiero decidir qué hacer más adelante.
  • Persona C: Esto no me sirve. A mi pareja no le gustan estas cosas y yo tengo alergia a los pinos.

 2- Después nos preguntamos: ¿Requiere acción?

Para los tres casos, en pleno confinamiento, la respuesta es «No». No requiere acción. Hoy estamos practicando lo que no requiere acción

3- ¿Dónde organizo el recordatorio?

  • La «A» lo organiza en su archivo en una carpeta llamada «Hoteles de vacaciones».
  • La «B» lo organiza en una de sus listas «algún día/tal vez» llamada «Lugares interesantes para visitar».
  • La «C» lo tira a la papelera.

Si quieres entender mejor cómo he llegado a alguna de las tres opciones te recomiendo que leas el post correspondiente a cada una de las opciones. «Archivar», «Incubar» y «Eliminar».

Como has visto en este ejercicio, para poder aclarar y organizar correctamente es fundamental empezar por la pregunta «¿qué significa esto para mí?». Probablemente esta pregunta te resulte fácil aunque requiere pensar un poco antes de responder.

Si queremos saber dónde organizar cualquier recordatorio tendremos que saber lo que las cosas significan para nosotros porque, a fin de cuentas, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Finalmente, ¿qué te ha parecido el ejercicio? ¿Tienes alguna duda? Si es así, por favor, déjala en comentarios y te la responderé encantada lo antes posible.

Sigue practicando GTD y organizando perfectamente lo que no requiere acción.

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Organizar el Material de Soporte

Organizar nuestro material de soporte es importante. En ocasiones, el motivo por el que nuestros proyectos no avanzan es que no tenemos claridad sobre ellos, y esto suele ser debido a que están desorganizados.

Como muy probablemente hayas escuchado en múltiples opciones, la clave de la organización es tener un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio. ¿Qué significa esto, en lo relativo a nuestros proyectos, cuando usamos GTD®?

  1. Que tenemos una lista de proyectos, donde tendremos escritos los resultados que queremos alcanzar.
  2. Además tenemos nuestras listas de siguientes acciones donde estarán las acciones físicas y visibles que hacen que nuestros temas avancen.
  3. Nuestro material con la información de apoyo o referencia está en lugares específicos claramente definidos.

La confusión está asegurada cuando tenemos mezclado, en el mismo espacio físico o mental, lo que tenemos que hacer («siguientes acciones»), el resultado que queremos alcanzar («proyecto») y la información relativa a nuestro proyecto («material de apoyo»).

Por ejemplo, es muy habitual tener documentos con información relevante referente a nuestros proyectos. Estos documentos son lo que en GTD® llamamos «material de apoyo para proyectos». ¿Cómo mantenemos organizado este material de apoyo? Es muy sencillo.

Lo primero, cada proyecto, que lo necesite, debe contar con su propio material de apoyo, de forma independiente, es decir, separado del resto de documentos, ya sea en una carpeta física o virtual.

Cuando un proyecto está activo y necesitamos revisar el material con asiduidad, es muy recomendable tener estas carpetas de material físico en una bandeja, al alcance de la mano. Una bandeja dedicada únicamente a este tipo de documentos. A estas bandejas las llamamos «bandejas de soporte para proyectos» y nos permiten revisar esta información de forma rápida siempre que lo necesitemos.

También debemos revisar este «material de soporte de proyectos» en nuestra revisión semanal, para asegurarnos de que nada se nos está pasando por alto.

Como ves, en GTD® nunca se mezcla en un mismo sitio elementos con significados distintos.

Si quieres que tu sistema GTD® sea realmente útil, es importante no confundir el «material de apoyo para proyectos» con las «próximas acciones» del proyecto. Es también importante no usar este material como recordatorio de lo que queremos hacer.

Cuando tenemos físicamente bien organizados nuestros proyectos, también tendremos nuestra mente preparada para hacer que avancen de manera efectiva.

Categorías
Metodologías

GTD®: «¿Qué?» o «¿Para qué?», ¿Cuál es mejor?

¿Eres de los que te preguntas el para qué de las cosas?

Entiendo perfectamente el debate que, en ocasiones, me encuentro en relación a algunos de los hábitos de GTD®. Yo misma soy una persona que no suele aceptar de buena gana las cosas si no entiende su utilidad o no le veo sentido a lo que me dicen.

Es habitual que en las formaciones de GTD® aparezcan personas que expresan su oposición a aspectos concretos de la metodología. A mí esto me encanta, porque suele ser síntoma de genuino interés. De hecho, en la inmensa mayoría de las ocasiones, son las personas que más resistencia expresaban al principio las que suelen salir más convencidas y con el firme propósito de usar esta metodología.

En relación con las resistencias que aparecen en las formaciones, recientemente he leído, en el blog de nuestros colegas ingleses, un post que me ha resultado especialmente interesante. Todd Brown, Máster Trainer en Next Action Associates, comparte con sus formadores la idea de centrarse en el «para qué» de las cosas como estrategia para evitar posibles resistencias a la hora de que otros aprendan a usar GTD®.
El post contenía la tabla que veréis a continuación, y que me ha parecido que podría ser de utilidad, con algunas de las ideas clave de «qué» hacemos cuando usamos GTD y lo más interesante, desde mi punto de vista, «para qué» las hacemos. Espero que a vosotros también os resulte interesante.

Pasos GTDQuéPara Qué/Por qué
CapturarSacar las cosas de tu cabeza y depositarlas en contenedores de confianzaReducir las distracciones y asegurarnos de que estamos al tanto de todo aquello con o sobre lo que podrías necesitar hacer algo, para que nada se te escape
AclararHacerse preguntas para ganar claridad: ¿Requiere acción? ¿Cuál es la siguiente acción? ¿Cuál es el resultado deseado?Determinar, con el menor esfuerzo mental posible, que significan las cosas para ti. Completar el proceso de pensamiento sobre esas cosas para poder centrarte sin distracciones en lo que sea que requiera tu atención.
OrganizarTener un sistema de organización externo (es decir, fuera de tu cabeza) perfectamente definido: las cosas que significan una cosa se pueden encontrar en un único sitio.No se puede confiar en que nuestro cerebro nos recuerde las cosas sólo cuando es útil. Sé amable con tu yo futuro.
Asegurar que cuando necesites ver un recordatorio o información, puedas verlo rápidamente.
ReflexionarInvolucrarse de forma óptima con los elementos de tu sistema organizativo. Hacer «Revisiones Semanales»El mundo se mueve rápido. Asegurarse de tener sistemáticamente la perspectiva correcta sobre nuestro mundo y nuestros compromisos.
EjecutarUtilizar el modelo de los tres criterios limitantes para elegir con confianza qué hacer en cualquier momento.Confiar en que, sea lo que sea que se esté haciendo en cada momento, sea lo correcto para nosotros.

¿Te ha resultado útil leer «para qué» hacemos lo que hacemos? Si tienes alguna consulta, sobre para qué hacemos las cosas que hacemos, estaré encantada de responder a tus preguntas en los comentarios.

 

 

 

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Cómo nos organizamos

Cómo nos organizamos las personas que usamos GTD®

Los pequeños cambios necesarios -cambios en el modo de aclarar y organizar todo cuanto requiera su atención- podrían representar un cambio significativo en la manera en que percibe algunos aspectos clave de su trabajo diario. «Organízate con eficacia», David Allen

Después de escribir sobre «capturar» y «aclarar», ahora le llega el turno al tercer paso de GTD: «organizar».

Recientemente escribía José Miguel Bolívar sobre la diferencia entre orden y organización y nos explicaba algo fundamental para poder entender correctamente el tercer paso de GTD. Se trata de entender que «organizar» es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Teniendo esto claro, veamos en qué contenedores organizamos los recordatorios y la información en GTD®:

  1. Basura: Es donde deben ir a parar todas las cosas que no requieren acción. Y, además no nos pueden servir. Por ejemplo: publicidad basura
  2. Lista o Listas de Incubación: Es el contenedor organizativo dónde irán todos esos elementos que hemos decidido que no requieren acción ahora. Ahora bien, queremos volver a valorar en otro momento. Son las listas Algún día/ Tal vez. Por ejemplo: una idea para hacer una reforma en casa la próxima vez haga obras)
  3. Archivo de referencia: Es dónde colocamos los elementos que no requieren acción.Y, además, pensamos que podemos necesitar en algún momento. Por ejemplo: garantía de mi nuevo ordenador
  4. Lista de proyectos: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todos los resultados deseados que requieren más de una acción. Por ejemplo: Tengo mi nuevo coche aparcado en la puerta de mi casa
  5. Calendario: Lugar donde estará la información y los recordatorios asociados a una fecha o momento concretos en el tiempo. Por ejemplo: Reunión de departamento lunes 18 a las 11:30
  6. Lista o listas de siguientes acciones: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todas las acciones físicas y visibles que hemos decidido llevar a cabo. Por ejemplo: Ir al concesionario a ver el coche que me quiero comprar
  7. Lista a la espera: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de asuntos que esperamos de otros. Por ejemplo: Marta me entrega el informe de gastos que le pedí el 20/05
  8. Carpeta/Carpetas de Material de apoyo de proyectos: Es el lugar donde depositamos información relevante sobre proyectos. Por ejemplo: La información que me dieron en el concesionario de coches sobre diferentes modelos

Para mí fue muy sencillo entender el paso de organizar cuando me imaginé un conjunto de contenedores. Categorías organizativas que en ocasiones son listas, en ocasiones carpetas y otras veces un sencillo calendario o la papelera. Espero que este post te haya resultado de utilidad.

Recuerda, «organizar» en GTD® es muy fácil, se trata de poner cada cosa en su sitio y tener un sitio para cada cosa, utilizando las categorías organizativas que nos recomienda la metodología.

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

  • Encaja en el lugar que ocupa
  • Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
  • Hemos determinado el resultado deseado
  • Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.