Cómo nos organizamos las personas que usamos GTD
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Los pequeños cambios necesarios -cambios en el modo de aclarar y organizar todo cuanto requiera su atención- podrían representar un cambio significativo en la manera en que percibe algunos aspectos clave de su trabajo diario. «Organízate con eficacia», David Allen
Después de escribir sobre «capturar» y «aclarar», ahora le llega el turno al tercer paso de GTD: «organizar».
Recientemente escribía José Miguel Bolívar sobre la diferencia entre orden y organización y nos explicaba algo fundamental para poder entender correctamente el tercer paso de GTD. Se trata de entender que «organizar» es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.
Teniendo esto claro, veamos en qué contenedores organizamos los recordatorios y la información en GTD®:
- Basura: Es donde deben ir a parar todas las cosas que no requieren acción. Y, además no nos pueden servir. Por ejemplo: publicidad basura
- Lista o Listas de Incubación: Es el contenedor organizativo dónde irán todos esos elementos que hemos decidido que no requieren acción ahora. Ahora bien, queremos volver a valorar en otro momento. Son las listas Algún día/ Tal vez. Por ejemplo: una idea para hacer una reforma en casa la próxima vez haga obras)
- Archivo de referencia: Es dónde colocamos los elementos que no requieren acción.Y, además, pensamos que podemos necesitar en algún momento. Por ejemplo: garantía de mi nuevo ordenador
- Lista de proyectos: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todos los resultados deseados que requieren más de una acción. Por ejemplo: Tengo mi nuevo coche aparcado en la puerta de mi casa
- Calendario: Lugar donde estará la información y los recordatorios asociados a una fecha o momento concretos en el tiempo. Por ejemplo: Reunión de departamento lunes 18 a las 11:30
- Lista o listas de siguientes acciones: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de todas las acciones físicas y visibles que hemos decidido llevar a cabo. Por ejemplo: Ir al concesionario a ver el coche que me quiero comprar
- Lista a la espera: Es el lugar donde pondremos los recordatorios de asuntos que esperamos de otros. Por ejemplo: Marta me entrega el informe de gastos que le pedí el 20/05
- Carpeta/Carpetas de Material de apoyo de proyectos: Es el lugar donde depositamos información relevante sobre proyectos. Por ejemplo: La información que me dieron en el concesionario de coches sobre diferentes modelos
Para mí fue muy sencillo entender el paso de organizar cuando me imaginé un conjunto de contenedores. Categorías organizativas que en ocasiones son listas, en ocasiones carpetas y otras veces un sencillo calendario o la papelera. Espero que este post te haya resultado de utilidad.
Recuerda, «organizar» en GTD® es muy fácil, se trata de poner cada cosa en su sitio y tener un sitio para cada cosa, utilizando las categorías organizativas que nos recomienda la metodología.
En la práctica ¿que diferencia hay entre los Contenedores “archivo de referencia” y “carpetas de material de Apolo de proyectos”? ¿Vale la pena diferenciarlos?
Hola Lluís,
Gracias por pasarte por aquí y comentar
Para mí la más importante, en la práctica, es la revisión. No tiene mucho sentido revisar tu archivo a no ser que sea el momento de hacer limpieza. Por el contrario, interesa revisar la Carpeta/Carpetas de Material de apoyo de proyectos en nuestra revisión semanal porque es ahí donde guardamos información relevante relacionada con los proyectos.
Un abrazo.
En mi caso, los «materiales de apoyo» siempre los he guardado en mi «archivo de referencia» y únicamente los recupero si los necesito para llevar a cabo alguna acción que los requiera. Es decir, trato mis «materiales de apoyo» como si fueran «archivo de referencia» (lo guardo todo bien organizado en Evernote y lo recupero solamente si lo necesito) y creo que me funciona estupendamente. Quizás es por mi tipo de trabajo, pero, sinceramente, en mi día a día no le veo mucho sentido diferenciar entre «materiales de apoyo» y «archivo de referencia», o quizás no acabo de entender del todo la diferencia (o las ventajas de diferenciarlo)…
Saludos Paz!
Hola, Lluís:
Lo primero perdona por escribir mal tu nombre en el anterior comentario. Lo he editado y corregido. Mis disculpas.
Sobre tus dudas. Espero que esta explicación te resulte útil, si no es así, por favor dímelo y seguimos hablando.
Puedes leer en Organízate con eficacia pagina 341: Organizado: Cuando el lugar dónde se encuentra algo corresponde con el significado que tiene para ti.
Si guardas el material de apoyo con la información de archivo estás mezclando significados.
Es como si me dices que estás guardando tu «lista de proyectos» en el archivo de referencia “bien organizada” en Evernote y la recuperas cuando la necesitas. ¡Pues hombre, eso no es GTD! Estás ignorando uno de lo 5 pasos, que consiste en establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados, utilizando las categorías organizativas que nos recomienda la metodología.
No me mal intérpretes. Me parece fantástico que guardes en Evernote tus capetas de material de apoyo de proyectos, pero sin mezclarlo con otros elementos de distinto significado.
Un abrazo!
Paz