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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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Practicando GTD: Organizando lo que no requiere acción

Varios de los últimos posts los he dedicado a explicar cómo aclaramos y organizamos con GTD® esos elementos que hemos decidido que no requieren acción. En este post os propongo hacer un ejercicio y practicar con lo que no requiere acción.

Imagina que recibes un mail de un amigo recomendándote un hotel con encanto, situado en un bonito bosque de pinos, donde se facilitan retiros de meditación.

¿Cómo aclaras y organizas esa captura? ¿Dónde lo pones?

Solo hay una manera de responder correctamente a la pregunta de «dónde lo pones» y esa manera es seguir el WorkFlow de GTD®.

1- Nos hacemos la primera pregunta: ¿Qué significa esto para mí?

Imaginemos tres posibles respuestas a esta pregunta de tres hipotéticas personas:

  • Persona A: Esto es información útil. Confío en mi amigo. Siempre que me ha recomendado algo ha valido la pena.
  • Persona B: Esto es una buena idea, pero ahora no estoy seguro de que sea prudente incurrir en más gastos, prefiero decidir qué hacer más adelante.
  • Persona C: Esto no me sirve. A mi pareja no le gustan estas cosas y yo tengo alergia a los pinos.

 2- Después nos preguntamos: ¿Requiere acción?

Para los tres casos, en pleno confinamiento, la respuesta es «No». No requiere acción. Hoy estamos practicando lo que no requiere acción

3- ¿Dónde organizo el recordatorio?

  • La «A» lo organiza en su archivo en una carpeta llamada «Hoteles de vacaciones».
  • La «B» lo organiza en una de sus listas «algún día/tal vez» llamada «Lugares interesantes para visitar».
  • La «C» lo tira a la papelera.

Si quieres entender mejor cómo he llegado a alguna de las tres opciones te recomiendo que leas el post correspondiente a cada una de las opciones. «Archivar», «Incubar» y «Eliminar».

Como has visto en este ejercicio, para poder aclarar y organizar correctamente es fundamental empezar por la pregunta «¿qué significa esto para mí?». Probablemente esta pregunta te resulte fácil aunque requiere pensar un poco antes de responder.

Si queremos saber dónde organizar cualquier recordatorio tendremos que saber lo que las cosas significan para nosotros porque, a fin de cuentas, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados.

Finalmente, ¿qué te ha parecido el ejercicio? ¿Tienes alguna duda? Si es así, por favor, déjala en comentarios y te la responderé encantada lo antes posible.

Sigue practicando GTD y organizando perfectamente lo que no requiere acción.

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XV Jornadas OPTIMA LAB: Personas en conexión

Los pasados días 30 y 31 de marzo y 1 de abril tuvieron lugar las XV Jornadas OPTIMA LAB.

Estaba previsto que tuvieran lugar en el Palacio de los Infantes, en El Escorial, pero la llegada del COVID-19 nos obligó a cambiar nuestros planes.

¿Qué podíamos hacer?

La difícil situación que estamos viviendo nos obligaba a buscar alternativas. Después de pensar sobre ello decidimos mantener las Jornadas, aunque tuviéramos que hacerlas de forma virtual e introducir algunos cambios logísticos. Ya os adelanto que el resultado ha sido espectacular.

Así que ahí estábamos David, Jordi, José Miguel, Laura, Marta y Sergio, cada uno desde nuestro hogar tratando de hacer las cosas lo mejor que podíamos y sabíamos.

Como en otras muchas ocasiones, en estas jornadas, se trabajó en multitud de temas. Cada asunto para tratar estaba perfectamente organizado, con anterioridad a las Jornadas, en nuestros tableros de Trello y se fueron eligiendo en función del tiempo y la energía mental disponibles.

En esta ocasión se trataron cerca de 50 temas. Uno de los proyectos más relevantes en el que trabajar era la nueva versión virtual del curso de formación GTD® presencial de Nivel 1.

Este proyecto es todo un reto y nos toca demostrar que somos capaces de adaptar nuestros pensamientos y nuestras conductas a la nueva situación. Demostrar que hacemos lo que sea necesario para cumplir nuestro compromiso de hacer llegar la efectividad personal con los mejores estándares de calidad.

Otro de esos proyectos especialmente significativos ha sido la creación de un modelo de competencias y para ello «nos estrenamos» usando miro, una fantástica aplicación que te permite, entre otras cosas, compartir y mover en tiempo real Post-Its virtuales.

Como contaba en las primeras crónicas,

Nuestro encuentro ha terminado pero nosotros seguimos hablando, riendo, aprendiendo, «cocinando» y compartiendo en red. Conversando sobre redes de aprendizaje y redes productivas, explorando a fondo la productividad individual y colectiva.

Mi propósito es seguir caminando, creciendo y compartiendo mi experiencia, soñando y creando. Sigo teniendo muy presente esa frase que José Miguel escuchaba decir, cuando era niño, a su abuelo. Frase con la que cerro las primeras jornadas: «sin caer en la utopía, hay que llevar las cosas desde la imaginación a la evidencia».

Por otra parte, desde un punto de vista más personal, estas XV Jornadas para mí han sido una evidencia de que la conexión con otras personas nada tiene que ver con la distancia. Quiero dar las gracias a todas las personas que formáis parte de OPTIMA LAB por haber hecho que me sintiera profundamente querida en estas Jornadas.

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XI Jornadas OPTIMA LAB: Comprometidos con una visión

Estas son mis crónicas de las XI Jornadas

La vida empieza al final de tu zona de confort. Así que, si te estás sintiendo incómodo ahora mismo, que sepas que el cambio que está sucediendo en tu vida es un principio, no un final.” Neale Donald Walsch

Los pasados días 11 y 12 se celebraron en Ámsterdam las XI jornadas OPTIMA LAB.

A continuación, los días 13 y 14 asistimos a la GTD® Conference junto a los representantes de la Formación GTD® oficial de otros 26 países y David Allen acompañado de su equipo y su perrita 😊

Sobre las jornadas OPTIMA LAB me gustaría deciros que, como de costumbre, trabajamos en nuestros tableros de Trello, en función de tiempo y energía, y fuimos “triturando” cada uno de los asuntos a los que nos fuimos enfrentando.

Las ideas, para mí, más significativas de estas jornadas son:

  • Hacer con sentido. Un mantra esencial para cualquier trabajador del conocimiento
  • Mejorar en claridad conceptual. Tener claridad es imprescindible tanto para la formación como para la consultoría o la venta
  • Foco. Con un doble significado, por una parte, estar enfocado y presente en aquello que estás haciendo y, por otro lado, tener un compromiso firme con este proyecto. Como decía Jordi, estamos jugando en la «Champions».
  • Proactividad. Centrarnos en nuestro círculo de influencia y no dejar que los temas se demoren.

Sobre la GTD® Conference:

El primer día pudimos disfrutar del estreno del Nivel 3 (Focus & Direction) de la mano de David Allen y Ana Maria. La parte más dulce fue poder disfrutar de David Allen en acción. La parte más estimulante empieza ahora, y es el trabajo al que nos enfrentamos para hacer llegar a nuestro mercado una experiencia formativa aún mejor. Un Nivel 3 en sintonía con los estándares de OPTIMA LAB.

El segundo día de la GTD® Conference nos compartieron datos concretos de crecimiento, penetración de mercado y las expectativas de futuro de la Formación GTD® oficial. Pudimos comprobar con números que GTD® es indiscutiblemente el estándar en productividad personal a nivel mundial.

Y me siento especialmente feliz de contaros que OPTIMA LAB recibió un premio por ser uno de los países con mayor penetración de mercado a nivel mundial en el último año.

Han sido cuatro días muy intensos en los que he vuelto a sentir que OPTIMA LAB es un proyecto imparable y altamente exigente. Un proyecto del que me siento orgullosa y agradecida. Una Red Productiva que me empuja a ser mejor profesional cada día y en ocasiones, lo hace con tanta fuerza que pienso que voy a perder el equilibrio. Pero aquí sigo con el firme propósito de seguir creciendo como profesional y, por supuesto, como persona.

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#VidaSinEstrés: ¿Por qué no funcionan los sistemas de organización personal?

Muchas personas intentan organizarse pero con métodos de organización personal que no funcionan.

Si las personas quieren que sus esfuerzos organizativos tengan éxito, lo que tienen que hacer es juntar todo aquello que ha de ser pensado y luego ejecutar lo pensado. David Allen

Uno de los principales motivos por los que la mayoría de los sistemas de organización personal no funcionan es porque contiene «cosas» sin transformar. Es decir, contienen elementos sobre los que no se ha pensado adecuadamente.

Para tener un sistema de organización personal que funcione es imprescindible «capturar» y además pensar sobre cada una de las cosas capturadas.

El primero de los cinco pasos de GTD® es precisamente «capturar». Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vaciaremos con regularidad.

¿Qué debemos capturar?

Capturamos «incompletos». David Allen habla de «open loops». Esta expresión no tiene traducción directa al castellano y se ha traducido habitualmente con alguna de estas palabras: asunto pendiente, incompleto o cosa.

¿Qué es un «incompleto» en GTD®?

David Allen define «incompleto» como todo lo que hemos permitido entrar en nuestro mundo físico o psicológico y que No:

  • Encaja en el lugar que ocupa
  • Hemos decidido qué significa exactamente para nosotros
  • Hemos determinado el resultado deseado
  • Ni hemos decidido una acción siguiente al respecto

Es decir, un incompleto es cualquier cosa personal o profesional, urgente o no, prioritaria o no, que aún requiere completar un proceso de pensamiento.

Pero capturar es solo el primer paso. Después debemos transformar los «incompletos» y para ello tendremos que pensar y tomar decisiones sobre cada uno de ellos.

Después de pensar y decidir sobre cada uno de ellos, los habremos transformado y habrán dejado se ser incompletos.

El hecho de transformar nuestros «incompletos» nos permitirá organizar después la información y los recordatorios de forma adecuada, para así poder tener un sistema de organización personal que nos permita mejorar nuestra efectividad.