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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#REDCA Zaragoza: A pecho descubierto

Este último encuentro de Redca Zaragoza a sido especialmente emotivo para mí.

“Esoy mucho más decidida de lo que crees, y al final, ganaré. – ¿Que ganarás? ¿Cuál puede ser la victoria de una gata en un tejado de zinc caliente? – Seguramente continuar en él mientras lo resista.”La Gata sobre el Tejado de Zinc

El 14 de Julio estuvimos en Zaragoza, celebrando un nuevo encuentro de la Red de Consultoría Artesana «Redca». Si tienes interés puedes échale un vistazo a la Declaración #Redca y si quieres, y te identificas con sus valores, puedes adherirte a ella.

Me siento muy afortunada de formar parte de Redca y siempre me acerco a estos encuentros con el deseo de aportar lo que soy y la seguridad de que aprenderé, y lo pasaré bien, junto a personas maravillosas como Amalio, Ana, Asier, José Miguel, Juanjo, Julen, Manel y Naiara.

En esta ocasión, dedicamos la mayor parte del tiempo a ponernos al día. Contamos de dónde venimos, dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos profesionalmente. Esto lo hicimos desde un prisma muy íntimo y personal. Porque como dice Julen «Nunca como ahora me pareció tan evidente que nuestra vida es una y que lo personal y lo profesional, fundido en una única materia, es lo que nos define.»

Se dijeron muchas cosas que me resultaron muy interesantes, se trataron muchos temas y son muchas las ideas que siguen dando vueltas en mi cabeza buscando su lugar. Mucho de lo que hablamos lo ha recogido Amalio en su post. 25+1 pistas de consultoría artesana. Creo que te gustará leerlo.

Yo, en este post, simplemente quiero compartir una reflexión que se ha hecho evidente para mí tras este encuentro. Esa reflexión es que el trabajo artesano se construye en el terreno de la vulnerabilidad porque cuando, con honestidad y sinceridad, pones lo que eres en lo que haces te expones a ti mismo con cada proyecto.

Es una forma de trabajar “a pecho descubierto” muy gratificante, aunque desgasta e, incluso, en ocasiones duele. Es la forma de trabajar que queremos, que hemos elegido libremente o, tal vez, la única forma de trabajar que entendemos posible.

Por otra parte, no creo que esto sea algo exclusivo de la consultoría artesana, sino una manera de relacionarse con el entorno que está abierta a todas aquellas personas que quieran trabajar y vivir tratando de ser coherentes y sinceras con sus clientes, sus compañeros y, sobre todo, con ellas mismas.

Supongo que simplemente se trata de trabajar siendo consciente de que no somos máquinas, sino personas que se relacionan con otros seres humanos.

Y, para terminar, solo añadir que espero impaciente nuestro próximo encuentro 🙂


A continuación, iré dejando el enlace a las crónicas que se siguen escribiendo sobre el evento #Redca8:

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#VidaSinEstrés: Actuar por valores es más fácil con GTD®

“En la práctica el bienintencionado ejercicio de pensar en los valores con demasiada frecuencia no logra los resultados deseados.” David Allen

Entendiendo que cuando David Allen habla de valores está hablando de esas creencias fundamentales que nos hacen tener un determinado tipo de comportamiento. Esos principios que nos facilitan – o dificultan – elegir unas cosas en lugar de otras y nos ayudan a tomar decisiones.

Personalmente pienso que siempre es bueno tener claridad sobre nuestros valores. Conocerlos nos permite orientar nuestro comportamiento. En la medida en la que somos más conscientes de nuestros valores, podremos orientar nuestro comportamiento de manera más consciente.

Dicho esto, en mi opinión, es preferible tener un sistema de productividad personal como GTD® antes de hacer el ejercicio de profundizar en nuestros valores. Esto lo digo basándome en mi experiencia facilitando programas de coaching.

He visto como la gran mayoría de personas con las que he trabajado, como consecuencia de la reflexión en sus valores, deciden introducir cambios en sus vidas. Se comprometen a hacer cosas que aún no están haciendo, y  deciden emprender nuevos proyectos.

Si cuando profundizan en sus principios fundamentales tienen un sistema de productividad personal fiable, podrán incorporar en su sistema esos nuevos retos y compromisos sin perder la sensación de control. Seguirán teniendo claridad sobre qué pueden hacer, o dejar de hacer, en todo momento y estarán mejor preparados para incrementar la proactividad en su entorno.

Por el contrario, si no tienen un sistema de efectividad personal. Además viven una situación en la que tienen más cosas que hacer que tiempo disponible. Corren un riesgo altamente probable de sentirse inseguros a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Esto hace que los nuevos compromisos hagan que aumente la presión en sus vidas, lo que llevará a esas personas a abandonar las iniciativas que iniciaron a raíz del ejercicio de profundizar en sus valores, haciendo que todo se quede al final en buenas intenciones.

La ventaja de usar metodologías como GTD® es que todo resulta más fácil, ya que dispones de un inventario completo de compromisos y eso te permite elegir en cada momento lo que haces, sabiendo también lo que estás dejando de hacer.

Por lo tanto, cuando disponemos de un sistema de productividad personal actualizado y fiable y además conocemos nuestros valores, estamos mejor preparados para ser más efectivos, ya que nos resultará más fácil hacer bien las cosas correctas.

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Crónicas

X Jornadas OPTIMA LAB: Un proyecto imparable

Estas son mis crónicas sobre las X Jornadas.

“Cada uno hace su camino, en función de sus intereses, sus valores, su experiencia, su capacidad para utilizar la red.” Manuel Castells

Una de las cosas que más sorprende a algunas personas cuando les hablo de cómo trabajamos en OPTIMA LAB es el hecho de que lo hacemos habitualmente de forma remota. Pero, aunque en nuestro día a día trabajamos a distancia y nos comunicamos mayoritariamente por Slack, Telegram y Zoom, nos gusta reunirnos periódicamente y celebrar unas jornadas de trabajo presenciales en las que aprovechamos para avanzar en multitud de temas y, además, hacer algún tipo de actividad formativa para mejorar nuestras competencias profesionales.

Hace poco disfruté de uno de esos encuentros presenciales. Los días 11, 12 y 13 de enero, en el Palacio de los Infantes en el Eurofórum, tuvieron lugar las X Jornadas OPTIMA LAB.

He pasado tres intensos días junto a José Miguel Bolívar, David Sánchez, Cruz Guijarro y Jordi Fortuny, en los que además de trabajar hemos dedicado dos tardes completas a nuestra formación.

Se trataron múltiples asuntos de diferente índole. Cerramos un montón de temas y avanzamos mucho trabajo. Me gustó especialmente el comienzo de la reunión, cuando recordamos la razón de ser de OPTIMA LAB. Hablamos sobre los orígenes de la red, tomamos conciencia de dónde estamos y José Miguel volvió a poner sobre la mesa su visión sobre el futuro de nuestra red. Hacer esto marcó para mí el resto de las jornadas y me ayudó a ganar perspectiva.

En lo referente a la formación, la primera tarde la pasamos con la adorable y excelente comunicadora Mónica Galán, aprendiendo muchísimo de lo que nos decía e infinito con lo que nos mostraba con su impecable y magistral puesta en escena.

La segunda formación nos llegó de la mano del interesante y polifacético David Barreda, quien nos mostró la ciencia y el arte que se esconde en la creación y facilitación de cualquier proceso formativo.

Muchísimas gracias a los dos por vuestra profesionalidad y vuestro cariño. Sois, en gran medida, los responsables de que estas Jornadas hayan tenido en mí un gran impacto tanto a nivel personal como profesional.

Por otro lado, no quiero terminar este post sin mandar un fuerte abrazo a AJ, Jero y Jesús, que como probablemente sepas, ya no forman parte de parte de OPTIMA LAB, y desearles lo mejor del mundo en sus proyectos actuales.

Solo me queda por decir que cada vez me siento más agradecida por formar parte de este proyecto. Un proyecto que a día de hoy me parece imparable.

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Metodologías

¿Cómo se puede reconocer una visión compartida?

Es más fácil trabajar con personas cuando hay una visión compartida.

La misma utilidad que ofrece el ejercicio de «la visión» en GTD es aplicable al mundo de las organizaciones.

El poder de una «visión» compartida reside en que opera al nivel de los valores y aspiraciones más profundas de las personas, trascendiendo las diferencias y los intereses individuales, para aunar esfuerzos en la búsqueda de un objetivo común.

Es habitual que las empresas dediquen recursos a redactar una declaración de su «visión». Para realizar este trabajo se suele involucrar a personas representativas de las distintas áreas y funciones de la organización. El resultado de este trabajo es un texto breve que, desafortunadamente, suele terminar simplemente decorando algún lugar visible para clientes y empleados.

Estoy convencida del valor que aporta hacer una declaración de «visión», ya que imaginar la apariencia que queremos que tenga el futuro nos aporta información relevante para tomar decisiones en el presente.

Comparto además la afirmación de Peter Senge en su libro «La quinta disciplina» sobre que «Una visión compartida no es una idea. Ni siquiera es una idea tan importante como la libertad. Es una fuerza en el corazón de la gente, una fuerza de impresionante poder. Puede estar inspirada por una idea, pero si es tan convincente como para lograr el respaldo de más de una persona, deja de ser una abstracción. Es palpable. La gente comienza a verla como si existiera. Pocas fuerzas humanas son tan poderosas como una visión compartida “.

Pero, el hecho de crear un texto entre varias personas de una misma compañía no nos garantiza que estemos creando una visión compartida. Una declaración de visión es real cuando se traduce en algo palpable.

Una visión compartida puede aparecer por adopción o por intersección de las visiones de otras personas. Y, desde mi punto de vista, el impacto de una visión compartida no se mide por lo llamativa que resulta cuando la lees sino por la capacidad que evidencia de mover a las personas a la acción.