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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Ejecutar es hacer con confianza

Este es un primer post de una serie sobre el paso Ejecutar de GTD®.

Ejecutar consiste en aplicar una serie de filtros para elegir con confianza qué hacer —y qué no hacer— en cada momento.

Seguramente estarás de acuerdo conmigo en que si queremos llegar a ejecutar con maestría, además de tener un sistema GTD completo y actualizado, es preciso tener perspectiva.

Sabemos que la sensación de control la conseguimos con los cinco pasos y que para tener perspectiva tenemos el modelo de seis niveles, del que escribiré más adelante.

Si aún no has profundizado en la parte de perspectiva, creo que te ayudará a hacerte una idea conocer la respuesta que en una ocasión dio David Allen cuando le preguntaron qué significaba tener perspectiva. Él respondió «Tener perspectiva significa preguntarse siempre para qué».

Me parece complicado, por no decir imposible, llegar a ejecutar con total confianza de estar haciendo en cada momento lo que tiene sentido hacer si:

  • Primero, no tengo un inventario completo de lo que he pensado y decidido hacer.
  • Segundo, desconozco el «para qué» de lo que he pensado y decidido hacer o no hacer.

Podemos leer en Organízate con eficacia que el propósito esencial del flujo de trabajo es el de facilitar las buenas elecciones acerca de lo que hacemos en cualquier momento de nuestra vida.

La elección de qué hacer en cada momento es intuitiva. En cuestión de milésimas de segundo pasamos de evaluar una siguiente acción a otra. Hacemos, o dejamos de hacer miles de cosas.

Pero, ¿podemos confiar en nuestra intuición?

Hoy sabemos que podemos confiar en nuestra intuición cuando tenemos suficiente información y estamos frente a un entorno estable.

¿Cómo conseguimos sentirnos bien con lo que hacemos y totalmente conformes con lo que dejamos sin hacer?

Para llegar a elegir con confianza debemos tener en cuenta estos tres modelos:

1. El Modelo Tridimensional para identificar el Trabajo Diario

Cuando estás haciendo las cosas, o «trabajando» en sentido universal, hay tres clases diferentes de actividades en las que los trabajadores del conocimiento podemos estar ocupados:

  • Haciendo trabajo predefinido.
  • Haciendo trabajo que surge en el momento.
  • Definiendo tu trabajo.

2. El Modelo de los Cuatro Criterios para elegir las acciones en el momento

Hay cuatro criterios limitantes que puedes aplicar y por este orden:

  1. El contexto, es decir, el lugar, la herramienta o la persona adecuadas para hacer.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

3. El Modelo de los Seis Niveles para Revisar tu Trabajo

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Siguientes acciones.

En próximos posts entraré a contarte más cosas sobre estos tres modelos que nos permiten elegir con confianza y de forma intuitiva. ¡Espero que te resulten de utilidad!

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#VidaSinEstrés: Comprendiendo la Lista de Proyectos

Sigo avanzando con el libro Organízate con eficacia y escribiendo post inspirados en lo que voy leyendo. En esta ocasión escribiré sobre la «lista de proyectos».

En mi experiencia, la «lista de proyectos» es una de las listas más útiles de GTD® y una de las que más resistencia provoca en las personas que empiezan con esta metodología.

Esta resistencia suele aparecer a consecuencia de un par de errores a la hora de entender correctamente qué es «la lista de proyectos».

  • Por un lado, hay personas que creen no necesitar una «lista de proyectos» porque interpretan mal lo que es un proyecto en GTD®. Hay personas que creen no necesitar una lista de resultados, porque piensan que es imposible que se les olviden ese puñado de proyectos (según su criterio) en los que están trabando.

Un «proyecto» en GTD® es cualquier resultado deseado que se pueda conseguir antes de un año y que exija más de un paso.

A la luz de esta definición deducimos que en nuestra «lista de proyectos» aparecerán resultados grandes, medianos y pequeños dependiendo del número de pasos que haya que dar para completarlos. En realidad, la mayoría de los proyectos que aparecen en una lista de proyectos en un sistema GTD® suelen ser mucho más «humildes» de lo que en el lenguaje cotidiano se entiende por «Proyecto».

Son «proyectos», por ejemplo, organizar una fiesta de cumpleaños, preparar una presentación para la reunión del departamento o hacerte un chequeo médico.

  • Por otro lado, hay personas que se resisten a usar la lista de proyectos porque piensan que en esa lista se «duplican» recordatorios que pueden encontrar en otras de sus listas. La duda/resistencia se expresaría más o menos así:

«¿Por qué tengo que escribir un recordatorio de los resultados deseados si ya tengo escrita una «siguiente acción» en una de mis listas de «siguientes acciones»?»

Empezaré por aclarar que en GTD nada está duplicado 😊.

Precisamente, tener el resultado en tu «lista de proyectos» es la forma de asegurarte de que, después de hacer/tachar tu «siguiente acción», sigue quedando en tu sistema GTD® un recordatorio de que tienes aun un asunto por terminar que requiere más de un paso.

Lo que contienen nuestras listas de «siguientes acciones» son recordatorios de acciones físicas y visibles que hacen que los temas avancen, y lo que contiene la «lista de resultados» es un recordatorio de los resultados que obtendremos cuando esté «cerrado», «terminado», o «conseguido» cada uno de los asuntos, grandes o pequeños, en los que estamos trabajando.

Tener una la lista de proyectos actualizada es fundamental para sentir control y tener una visión global de los temas que tenemos entre manos.

¿Tienes tu también una lista de proyectos completa y actualizada?

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#VidaSinEstrés: Tu mente es para tener ideas

Nuestra mente es maravillosa y capaz de generar millones de ideas

“Por mi parte, procuro hacer elecciones intuitivas basándome en mis opciones, en lugar de tratar de pensar en cuáles son esas opciones. Necesito haber pensado en todo eso ya y recopilado los resultados de una manera fiable, pues no quiero perder el tiempo pensando en las cosas más de una vez; hacerlo es un uso ineficaz de la energía creativa y fuente de frustración y estrés.” David Allen

En ocasiones algunas personas me dicen que GTD® no les funciona. En el cien por cien de los casos, cuando me intereso por los motivos, descubro que estas personas nunca han usado GTD®. No han usado GTD® porque nunca han capturado y organizado el cien por cien de sus cosas utilizando una serie de herramientas en lugar de en su mente y sólo en raras ocasiones eligen de sus listas de siguientes acciones qué hacer en cada momento.

Nos dice David Allen que no existe ninguna manera de lograr la clase de control relajado que nos promete si mantenemos las cosas en nuestra cabeza.

También dice que la gran diferencia entre lo que él hace y lo que hacen los demás es que él recopila y organiza el cien por cien de sus «cosas», sean grandes o pequeñas, personales o profesionales, urgentes o no.

Son muchas las personas que sienten que tienen los temas bajo control y están más concentradas después de sacar las cosas de su cabeza y hacer una lista con sus asuntos pendientes, pero hacer eso es distinto de usar GTD®.

El gran cambio que nos propone GTD® es el de vaciar nuestra mente de recordatorios. Dejar de usar «espacio mental» para recordar asuntos pendientes y usar ese espacio mental para pensar, para tener ideas, ser creativo, divagar… O para lo que tú quieras.

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#VidaSinEstrés: Control horizontal y Enfoque vertical

GTD® nos proporciona sensación de control gracias al enfoque horizontal y el vertical.

Alvin Toffler, “hay que pensar en las grandes cosas mientras se hacen las pequeñas para que éstas vayan en la dirección correcta”.

Nos dice David Allen que tenemos que controlar los compromisos, proyectos y acciones de dos maneras: horizontal y verticalmente.

Con GTD podemos mantener, de una forma muy sencilla y natural, tanto un control horizontal como el enfoque vertical sobre los diferentes aspectos de nuestro trabajo y nuestra vida.

¿Pero qué significa, para mí, esto de tener el control horizontal y el enfoque vertical?

Yo siento que tengo control horizontal cuando soy capaz de prestar atención a aquello que estoy haciendo en cada momento y, además, cuando termino con un tema soy capaz de desplazar mi atención al siguiente con comodidad y rapidez.

Por otra parte, siento que tengo enfoque vertical cuando sé «para qué» estoy haciendo aquello que estoy haciendo y puedo elegir sin dificultad, de entre todas las cosas que podría hacer, qué tiene sentido hacer primero.

Como puedes ver, tanto la administración vertical como la horizontal persiguen los mismos objetivos: sacar las cosas de la mente y hacerlas.

Cuando somos capaces de gestionar nuestras acciones de la forma adecuada, nos sentimos a gusto y dueños de la situación. Cuando tenemos claro «para qué» estamos cumpliendo con nuestros compromisos, alcanzando proyectos y realizando acciones sabremos cual es el mejor camino que seguir.

GTD® es mucho más que un sistema de productividad personal que te ayuda a tener organizados todos esos asuntos de los que te tienes que ocupar en tu ajetreado día. Es un sistema de productividad personal que te ayuda a ir dando pasos en la dirección adecuada para construir el futuro que deseas. ¡Aprovecharlo está en tu mano!